Domanda:
Come posso incoraggiare il nostro team a tenere riunioni in piedi più brevi?
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-13 01:34:02 UTC
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Abbiamo riunioni di stato ogni giorno, composte da 8-10 persone. Questi sono programmati per durare 20 minuti ed essere riunioni in piedi. Spesso durano 30 o anche 40 minuti e la discussione va dappertutto. In genere più della metà delle persone (incluso il leader della riunione) siedono durante la riunione.

Ho parlato con il leader della riunione (anche il leader del team) perché il mio contributo dura circa due minuti (se ci sono domande) il che significa che ho 18-38 minuti di tempo perso.

Ho provato:

  • parlargli direttamente, dicendo che è troppo lungo
  • ho appena lasciato la riunione (non è andata bene)

Cos'altro posso fare? O dovrei rassegnarmi a perdere questa parte della mia vita ogni giorno ?!

Il tuo calcolo del tempo perso è strano. Considera i contributi dei tuoi colleghi come tempo perso. Quindi anche il tuo contributo potrebbe essere tempo perso. Quindi dai 20 ai 40 minuti di tempo perso ** al giorno **! Come puoi far avanzare il lavoro ?!
Una durata di 20 minuti è già molto lunga per una riunione in piedi. Normalmente sono 5 min. E anche 5 minuti su 10 persone ogni giorno possono essere un sacco di tempo perso.
La buona notizia è che * non ** stai ** perdendo questa parte della tua vita ogni giorno *. Il tuo datore di lavoro, probabilmente la tua azienda, sta perdendo questo tempo. * Tu * sei pagato per questa volta, suppongo.
Uno standup dovrebbe essere dove ogni persona dice cosa farà oggi.Nient'altro.Qualsiasi cosa più complessa viene rimandata e ripresa dalle persone coinvolte dopo / dopo.
Prova a prendere appunti nel metodo dell'elemento di azione.Ciò eviterà discussioni infinite, poiché questo stile di documentazione coinvolge un campo speciale per annotare le preoccupazioni / opinioni personali di alcuni membri.Questo li farà sentire "ascoltati" e meno discussi.
Undici risposte:
#1
+41
Rarity
2012-04-13 02:09:27 UTC
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Ho lasciato questo come un commento, ma dico sul serio: porta via loro le sedie .

Le riunioni in piedi sono in piedi perché mettono a disagio tutti rimanere troppo a lungo. Se le persone sono sedute non è giusto nei confronti di coloro che stanno in piedi e li incoraggia a restare. Questo è specialmente un problema se lo fa il leader della riunione. Sta dando l'esempio e deve essere breve.

Se possibile, fai rimuovere le sedie dalla sala riunioni prima delle riunioni o spostale lontano, lontano dal tavolo e non lasciare che le persone si siedano . Se possibile, rimuovi le sedie da una sala riunioni per una settimana e guarda l'ora della riunione cadere.

Se non puoi rimuovere fisicamente le sedie per motivi pratici, chiedi al responsabile della riunione di essere molto chiaro che è un incontro permanente in termini letterali, fai alzare le persone.

Dopo che le persone sono abituate a stare in piedi puoi smettere di rimuovere le sedie, ma devi fare qualcosa per far perdere tempo , e farli stare in piedi dimostra che sei serio su questo, e fornisce davvero un incentivo a mantenerlo breve.

Come osserva Andrew, assicurati di rispettare le preoccupazioni relative all'accessibilità e alla disabilità; se alcuni membri del tuo team hanno bisogno di una sedia perché non possono ragionevolmente sostenere la durata di una riunione, ovviamente dovresti fornire loro una sedia.

Considera l'idea di inviare un'e-mail in cui si afferma che le riunioni delle prossime settimane saranno riunioni permanenti, ma se qualcuno ha bisogno di sedersi dovrebbe rispondere in modo che tu possa soddisfarle .

In realtà ci stiamo incontrando nel suo ufficio, quindi rimuovere le sedie sarà complicato ... :) Ma non c'è motivo per cui non possiamo considerare di trasferirci e rimuovere * quelle * sedie.
@Wikis Se puoi prendere in prestito una sala conferenze anche per una settimana, dovrebbe essere sufficiente per influire sul cambiamento che desideri.
Probabilmente ovvio, ma ci sono persone che non riescono affatto a stare in piedi o per più di un minuto circa. Fondamentalmente, assicurati solo che venga presa in considerazione la disabilità legittima.
Questo sarebbe stato anche il mio suggerimento. Aggiungerei parlare quando la riunione va di pari passo e suggerire alle persone interessate di incontrarsi dopo lo standup per discuterne.
Non riesce con un team distribuito.
@jberger francamente la maggior parte del concetto di "riunioni permanenti" [fallisce con un team distribuito] (http://blogs.agilefaqs.com/2009/09/08/distributed-standup-meetings-spam-or-ham/). Ma questa è una situazione così lontana dalla domanda attuale che non l'ho considerata; dovrebbe essere una domanda separata con una soluzione separata.
* Odio * le cosiddette riunioni in piedi. Li abbiamo avuti nel mio ultimo lavoro; Mi sono sempre seduto e nessuno si è lamentato. Se vuoi mantenere le riunioni brevi, * mantienile brevi *; non trattare i tuoi colleghi come bambini. E anche a parte le disabilità, alcune persone sono meno a loro agio in piedi di altre.
Se lavorassi da qualche parte con riunioni permanenti, la mia risposta a qualsiasi cosa mi chiedesse sarebbe "Niente da segnalare" o "Dovrò risponderti su questo" e conosco molti altri che farebbero lo stesso perché vorremo uscire da lì il prima possibile. Un po 'sconfigge lo scopo della riunione.
@Dunk: dipende dal tipo di riunione permanente. Se si tratta di uno Scrum Standup, dovresti parlare di quello che hai fatto ieri e di quello che farai oggi e di bloccare i problemi. 1-2 minuti al massimo. Se le domande non rientrano in quella categoria, allora sì "rispondo a te è appropriato". La maggior parte delle volte è sufficiente per attivare un'azione. In caso contrario, una riunione permanente non è appropriata.
#2
+25
Karl Bielefeldt
2012-04-13 02:21:33 UTC
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Mantenere una riunione breve è un'abilità ed è molto più difficile di quanto sembri. Richiede anche il supporto del leader della riunione, ma sembra che voglia aiutare ma non sa come. Alcune idee:

  • Definisci chiaramente cosa c'è dentro e fuori tema. Ad esempio, i nostri standup quotidiani rispondono a 3 e solo 3 domande: cosa hai fatto ieri, cosa fai oggi e cosa ti ostacola?
  • Definisci chiaramente un limite di tempo. Ho sentito di squadre che introducono un timer di gioco. Dopo un minuto, la discussione viene presentata.
  • Definisci chiaramente uno sbocco accettabile per la discussione fuori tema. Occasionalmente le squadre hanno bisogno di più di 15 minuti per parlare delle cose. Quando ti accorgi che ciò sta accadendo, pianifica un'altra riunione con quell'argomento come punto principale dell'agenda. È incredibile come funzioni bene, perché le persone non vogliono disperatamente farsi sentire mentre hanno la parola. Conosco alcune squadre che programmano regolarmente un incontro del genere subito dopo il loro standup. Le persone a cui non importa sono libere di andarsene a quel punto. Il nostro team fa abbastanza bene con circa una riunione di progettazione extra a settimana, della durata di circa un'ora.
+1 per il limite di tempo e la pianificazione di incontri specifici per argomenti complessi.
#3
+11
user718
2012-07-15 00:09:47 UTC
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Le riunioni in piedi dovrebbero essere tenute in piedi.

Inoltre, non dovrebbero impiegare più di 45 secondi a persona , non dovrebbero esserci discussioni .

Non sono riunioni di stato per la direzione, la direzione non dovrebbe parlare se sono presenti.

Loro sono lì per forzare la comunicazione tra il team, non per la dirigenza che mette alla griglia le persone.

Se ritieni che il tempo che passi a non parlare sia sprecato, pensa a come si sentono le altre persone quando parli , o no t capire il motivo per cui questa riunione è importante o non si tiene correttamente. Dovresti preoccuparti di quello che dice ogni membro del team!

8 - 10 persone dovrebbero essere < 10 min.

Usa un timer su un telefono cellulare e fallo emettere un segnale acustico a 30 secondi per avvertire chi parla di concludere.

Questo è quello che ho fatto in ogni lavoro che ho svolto, sia come PM che come Lead Dev. Aggiungerei anche che uno standup efficace avrà un breve elenco di domande a cui rispondere, ad esempio, cosa hai fatto ieri, su cosa stai lavorando oggi e se hai dei bloccanti. **Questo è tutto**. Il timer si spegne, il turno della persona successiva. Successivamente si svolgono ulteriori discussioni tra le persone interessate.
#4
+7
jefflunt
2012-04-13 01:43:37 UTC
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Inizierei semplicemente ponendo una domanda aperta: "Ehi ragazzi, volevo solo chiedere informazioni sul formato di questi incontri. Penso che sia importante condividere lo stato, entrare in contatto e assicurarci che tutti stessa direzione, ma sembra che andiamo molto nel tempo. A qualcuno dispiacerebbe proporre alcune idee su come mantenere le riunioni brevi e puntuali? "

Si noti che sto suggerendo un approccio che non cerca di mettere nessuno sulla difensiva, incolpa una persona o un sottogruppo per lo stato delle cose attualmente, e invece si concentra sul cercare di scoprire se c'è accordo, con la promessa di portare idee al gruppo su come per cambiarlo.

Poi guarda cosa succede. Prendi il feedback con attenzione, ma apertamente. Inizia a suggerire modifiche, forse anche questa: http://www.codinghorror.com/blog/2012/02/meetings-where-work-goes-to-die.html

Non sempre funziona. Un mio caro amico è stato sommerso da un incontro settimanale in cui i partecipanti hanno utilizzato l'incontro come motivo per socializzare tra loro. Quando quell'amico ha cercato di cambiare le cose, ha preso l'approccio di provare a far schioccare la frusta, tenere le persone all'ordine del giorno e costringere le persone a muoversi. Hanno incontrato molta resistenza e hanno ottenuto una specie di reputazione da "poliziotto cattivo". Alla fine ha funzionato, ma ci è voluto più tempo che fare appello a un comune senso di preoccupazione per l'incontro stesso. Probabilmente ha funzionato anche perché detto amico aveva un certo potere e poteva cavarsela dicendo alle persone di tornare al lavoro. Se non sei in quella posizione, probabilmente dovrai essere un po 'più di base al riguardo o trovare qualcuno con un po' di influenza che venga dalla tua parte e combatti con te.

#5
+7
Dipan Mehta
2012-04-13 08:50:22 UTC
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Aaah, mi vedo qui. Ammetto che, nella mia stessa osservazione, sono stato colpevole di molti incontri disonori e prolungati e mentre le persone non parlano, ho capito che qualcosa deve cambiare. Quest'anno avremmo iniziato la riunione solo un po 'di tempo prima di pranzo, e ho promesso loro che se la riunione fosse prolungata e prolungata oltre il pranzo, avrei pagato per questo! Fortunatamente dopo quella scommessa, immagino di aver guardato l'orologio e in effetti non ho finito per pagare per il pranzo :)

Cosa ho fatto veramente? Ho imparato diverse limitazioni che erano distrattori primari.

  1. Avere un programma molto chiaro e, si spera, solo 1 ordine del giorno. Molto spesso, tutti i membri del team lavorano su molte cose contemporaneamente, quindi tendiamo a fare molte riunioni contemporaneamente. Ecco dove tutto si chiarisce.

  2. Invita solo le persone che hanno bisogno di contribuire (non quelle che potrebbero essere ben informate). Ai vecchi tempi c'era l'eufemismo che tutti i membri del team hanno bisogno di sapere tutto che li aiuta a ottenere grandi immagini. In effetti, ciò è rimasto bloccato perché la direzione lo elogiava. Tuttavia, quando le persone sono meno preoccupate per un particolare progetto, aggiungono il massimo dei punti (per curiosità) e quindi i massimi ritardi.

  3. Visualizza il formato. Ero un grande hater dei report formattati e in una startup molte cose sono iniziate e finite alla lavagna. Tuttavia, mi sono reso conto che, poiché tutto ruota attorno alla lavagna, mette in qualche modo inosservata l'abitudine di non prepararsi . Le persone inizieranno a discutere e persino raccogliere e formattare le informazioni mentre sono in riunione, chiaramente allungando lo stile. Siamo ancora informali nel modo di riferire, ma ora le persone devono preparare i propri dati in fogli o grafici XL o nel sistema prima della riunione.

  4. Preparati (almeno) te stesso. Spesso entravo in una riunione senza avere dei contenuti di prima mano. Il risultato è stato che una grande parte dell'inizio sarebbe stata sprecata per me e per gli altri solo imparando le cose prima di arrivare al punto in cui discutiamo le opinioni e prendiamo decisioni.

  5. Sii risoluto contro i pettegolezzi. Quando le persone si riuniscono, pettegolezzi, scherzi e così via. Le persone a volte sono solo curiose e finiscono per divagare tutto. Dobbiamo accertarci che ogni discorso contro l'ordine del giorno della riunione debba essere interrotto.

Ho imparato al meglio questo nel modo più duro.

#6
+5
DKnight
2012-04-13 07:54:16 UTC
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Sembra che tu abbia provato l'onestà e la franchezza, quindi dovrai provare soluzioni alternative, ma principalmente accettalo e cerca di sfruttarlo al meglio .

Alcune cose da provare:

  • Identifica chi parla pesante e chi è d'accordo con te sul fatto che le riunioni durano troppo a lungo. Applica la pressione sociale che puoi agli oratori pesanti per convincerli a ridurla. È meglio farlo con tatto.

  • Poiché le riunioni hanno un orario programmato, prova a programmare che altre riunioni inizino subito dopo l'ora di fine programmata. Prima dell'inizio della riunione, puoi far sapere al leader della riunione che se la riunione si conclude potresti dover scappare per non perdere l'altra riunione.

  • Assumere un co -lavoro di cui ti fidi in una zona diversa per passare o chiamare il telefono in quell'ufficio con una domanda se la riunione è troppo lunga. Dovrai restituire il favore. (Ho impostato questo sistema in passato per trattare con colleghi imbarazzanti che non sanno come terminare una conversazione, dovrebbero funzionare anche in questa situazione) Non esagerare o sarà ovvio.

  • Se hai processi o hardware che gestisci, pianificali in modo che inviino aggiornamenti di stato al tuo telefono 5 minuti dopo la fine della riunione. Il promemoria sonoro che è passato del tempo può aiutare a rompere le cose.

  • Per lo più, ti suggerisco di lavorare su un elenco di cose da fare o abbozzare piani e idee - carta e penna. Immagino che un laptop riceverà la stessa accoglienza di quando esce presto.

#7
+3
tehnyit
2012-04-13 01:43:30 UTC
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Le riunioni sono uno dei mali necessari del lavoro di squadra. Le nostre riunioni sullo stato di solito durano 60 minuti, anche se i miei rapporti sullo stato durano solo circa 10 minuti. Per il resto della riunione, di solito cerco di contribuire e prendere appunti che possono influire sul mio lavoro.

Da quanto hai detto, penso che quanto segue potrebbe funzionare per te.

  1. Se il resto della riunione è veramente indipendente dal tuo lavoro, potresti spiegare al responsabile della riunione che il tuo tempo sarebbe più produttivo dedicandolo a un altro compito.

  2. Se la riunione smette di essere una riunione di stato e diventa una riunione di discussione, potresti portare il tuo laptop e lavorare alla riunione.

  3. Partecipa attivamente alla riunione facendo domande e commentando lo stato degli altri membri. È difficile fare a meno di sembrare uno pseudo leader e rischiare di pestare i piedi di altre persone.

+1 per portare il tuo laptop ... a meno che non richiedano la chiusura di tutti i dispositivi :)
Nel mio caso, non funzionerò perché il mio team leader pensa che tutti noi traggiamo vantaggio dall'ascolto di ciò che fanno gli altri (e dall'aggiunta della nostra opinione). Ma 2 (cosa che ho fatto in occasioni) e soprattutto 3 sono ottimi consigli, grazie.
Ri: laptop / dispositivi, personalmente li bandisco da qualsiasi riunione che svolgo: le persone si distraggono e la riunione viene trascorsa a ripetere cose per il ragazzo / ragazza che era impegnato a fare qualcos'altro. Una riunione gestita correttamente coprirà il suo ordine del giorno e terminerà prontamente.
@voretaq7, totale è d'accordo con questo. Da quanto indica l'OP, l'incontro è lungi dall'essere gestito correttamente. Quindi penso che avere un laptop vada bene fino a quando la riunione non sarà ristrutturata.
Perché ci vogliono 10 minuti per il tuo stato? Ripeti, abbiamo fatto questo, questo e questo. Ora stiamo lavorando su questo, questo e questo. A nessuno importa come hai fatto qualcosa o quali sono le tue sfide in una riunione di stato. Odio quando le persone iniziano a entrare nei loro dettagli alle riunioni di stato. È solo una perdita di tempo per tutti.
@Dunk, ci vogliono 10 minuti per fare il mio rapporto sullo stato poiché il lavoro svolto dal mio team influisce anche sull'hardware e sul team meccanico all'interno del progetto, quindi stiamo segnalando lo stato alle persone a livello generale del progetto. Per me, 10 minuti sono giusti. Forse i _tuoi_ rapporti sullo stato impiegano meno di 10 minuti, ma il mio no.
#8
+3
kevin cline
2012-04-13 20:33:06 UTC
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Abbiamo una riunione "in piedi" quotidiana, anche se molti si siedono. L'incontro dura 15 minuti, non di più. Dopo quindici minuti suona una sveglia ed è finita. Questo sembra essere sufficiente per mantenere le persone in argomento.

Se le persone nella riunione sono sufficientemente disciplinate (e concordano con il formato), si atterranno al tempo assegnato e non avranno bisogno di un timer. L'OP non sembra essere circondato da queste persone, quindi sembra che un allarme non aiuterebbe in questa situazione.
#9
+3
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-16 01:00:18 UTC
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Questa non è una risposta diretta ma, da quando ho pubblicato la domanda, ho elaborato una soluzione alternativa piuttosto precisa.

Contatto il team leader (faccia a faccia o, se non è possibile, tramite messaggistica istantanea) e dì, "Attualmente sto lavorando su X . Se continuo a lavorarci invece di venire alla riunione, posso farlo con Y in punto. Il mio contributo per la riunione è Z . Preferiresti che venissi di persona o che continuassi con questo compito? "

Probabilmente ha vinto Non funziona tutti i giorni, ma ogni volta che lo fa è, per me, un bonus.

#10
+2
Neuro
2012-07-14 21:09:27 UTC
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Il leader / presidente deve assumere un maggiore controllo della riunione. Dalla mia esperienza suggerirei.

  • Avere un'agenda, con tempo assegnato per ogni elemento
  • Ripercorri le azioni dell'ultima volta
  • Esamina l'agenda
  • Non consentire deviazioni

Se hai problemi a mantenere il tempo, applica limiti di tempo agli oratori, ad esempio 2/3 minuti per un aggiornamento su una determinata attività.

Potrebbe essere necessario applicare regole più rigide, ad esempio un oratore alla volta.

Oh sì, sono d'accordo. Ma il leader era parte del problema.
Sì, ho avuto l'impressione che ci siano corsi di formazione per RAD / DSDM / facilitatori / leader Agile che potrebbero fare con uno.
#11
  0
Michael Kohne
2012-07-17 20:36:08 UTC
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L'unico suggerimento che ho è che se stai attraversando periodi di silenzio durante la riunione, allora parla! Una volta ho lavorato in un'organizzazione in cui le riunioni sarebbero rimaste in silenzio per lunghi periodi (con tutti noi che fissavamo il nostro capo). Ho iniziato a dire 'OK, quindi dovrei fare X, giusto? Qualunque altra cosa?' nel tentativo di portare avanti la riunione. Ha aiutato alcuni.

Grazie. Sembra molto strano. Tuttavia, semmai abbiamo avuto il problema opposto: molte discussioni non costruttive.
@Wikis: probabilmente è stata la cosa più strana che ho visto nella mia carriera, a essere onesti. Non ho ancora idea del perché sia ​​successo.


Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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