In primo luogo, una regola pratica generale Tratta ogni email come se il tuo capo fosse protetto in cc . Se non lo fai, inevitabilmente uno imbarazzante verrà inoltrato al tuo capo, apposta per mostrarti in cattiva luce, o più probabilmente solo perché dovevano essere inclusi in seguito. Anche se è uno scherzo spensierato, in seguito potrebbe sembrare che tu non sia stato professionale. Il tono è molto difficile da trasmettere tramite email.

Secondo punto, il modo migliore per costruire relazioni forti è di persona . Se questa non è un'opzione, la soluzione migliore è per telefono o tramite software per riunioni virtuali. Questo è seguito da chat di testo e infine e-mail. La maggior parte delle persone non si apre quando si rende conto che tutto è stato documentato, e non è un modo così naturale per le persone di comunicare. Fornisce un po 'di formalità alla situazione che non favorisce la costruzione di relazioni.

Tuttavia, ci sono volte in cui vuoi comunicare a qualcuno che il tuo capo non è necessario in ogni email. Di solito è più una cortesia nei confronti del tuo capo poiché sta chiaramente guardando le cose a un livello diverso. Ci sono davvero due approcci che puoi adottare, sottile o non sottile.

L'approccio sottile è semplicemente rimuovere il tuo capo da tutte le tue risposte e se hai ancora bisogno di spingerlo oltre, aggiungi anche te stesso come intestazione "rispondi a" nell'email.

L'approccio non così sottile è semplicemente dire "Volevo solo farti sapere che mentre sei sempre il benvenuto a inviare un'email al mio capo se non ti sto dando il livello di servizio hai bisogno, probabilmente apprezzerebbe se non lo includessimo nei dettagli della nostra attuale discussione avanti e indietro ". Quella prima parte, anche se probabilmente non ha bisogno di essere formulata esattamente in questo modo, è molto importante. Devi dimostrare che questo non è un modo manipolativo per nascondere le cose al tuo capo.

Innanzitutto, tieni presente che non sei obbligato a rispondere a tutti. Se A include una piccola battuta in un lungo thread su cui si trova il tuo capo e vuoi rispondere solo a A dicendo "buono", fallo.

Secondo, cercando di convincere altre persone a trim To: e Cc: lines è come spingere una corda. Puoi provare tutto quello che vuoi, ma è improbabile che ti porti da nessuna parte. Ho il problema opposto, con le persone che rispondono solo a me quando tutti hanno bisogno della risposta, il che significa che devo inoltrare la risposta al resto del gruppo. Alcune persone semplicemente non lo capiscono.

Terzo, se al tuo capo non piace essere incluso in queste discussioni, è compito del tuo capo se ne occuperà. Che si tratti di eliminarli non letti, impostare regole per spostarli fuori dalla posta in arrivo o rispondere in privato ad alcune persone che dicono "non è necessario che tu mi metta in copia per questo genere di cose", il tuo capo ha delle opzioni ed è perfettamente in grado di esercitandoli. Non prenderlo su di te. Se il tuo capo dice "puoi dire che l'intelligenza artificiale non ha bisogno di essere informata su tutto" è una storia diversa, ma in assenza di una richiesta del genere, non iniziare a comportarti come un assistente personale o un segretario esecutivo a meno che non sia il tuo ruolo.

Quarto e, cosa più importante, se nell'email stai facendo qualcosa che non vuoi che il tuo capo veda, potrebbe far pensare al tuo tu - smettila. Semplicemente non c'è un modo sicuro per farlo: il tuo capo potrebbe essere inserito nella catena in qualsiasi momento con i tuoi messaggi precedenti inclusi nel vecchio testo citato. Comportati sempre come se tutte le tue email venissero lette da tutta la tua azienda. Dopotutto, potrebbero esserlo.

Il modo più semplice per impedire al tuo capo di ricevere email banali è smettere di incoraggiare email banali.

Nel mio lavoro usiamo Outlook e Lync. In genere, ci riserviamo le battute per Lync e utilizziamo la posta elettronica per cose di cui riteniamo dovrebbe essere registrato (poiché Lync non registra e non può registrare le conversazioni in modo affidabile. Non farmi iniziare).

Non lo farei Non scoraggerei esplicitamente un'email scherzosa, ma certamente non le invierei a meno che non ti importasse se finissero nella casella di posta del tuo capo. Personalmente faccio molte battute, quasi al punto che le persone si chiedono se c'è qualcosa di sbagliato se non ne faccio una. Ma non metto mai nulla (scherzo, insulto, opinione o altro) in un'e-mail. Se penso che finirà nella posta in arrivo del mio capo, o del suo capo o del direttore senior o del CIO o del CFO o del CEO, o dello stagista qualche cubicolo più in là. Non lo metterei mai in un'e-mail.

Ora, c'è una differenza tra le e-mail banali e le e-mail scherzose / imbarazzanti. Se l'email è qualcosa del tipo "Joe, abbiamo deciso di utilizzare quattro bordi di pixel sul widget". e finisce nella posta in arrivo del tuo capo, è un male. Questo è probabilmente un dettaglio molto piccolo che il tuo capo non ha bisogno di sapere. (Ok, forse c'è stata una grande battaglia politica oltre i confini, ho visto cose più strane, ma in genere è un piccolo dettaglio di cui il tuo capo non ha bisogno di sapere).

Se le persone stanno intasando il suo posta in arrivo con schifezze del genere, ci sono due possibilità. 1) Non sanno niente di meglio. In questo caso è il tuo capo, non tu, che ha bisogno di parlare se non vuole queste email. L'altra possibilità è 2) Hanno bisogno di mettere in CC il tuo capo su tutto perché ti percepiscono (correttamente o no) come un non-liberatore. Se questo è il caso, è necessario rimediare immediatamente. Se è vero, allora devi iniziare a consegnare in modo che non sentano il bisogno di includere il tuo capo in tutto. Se non è vero, devi scoprire perché si sentono in quel modo e chiarire la situazione.

tl; dr - Non fare cose imbarazzanti. Non preoccuparti della posta in arrivo del tuo capo. Porta a termine il lavoro.

Un'opzione è non fare CC nel tuo capo, una volta che sono inclusi, il corrispondente seguirà il tuo esempio per educazione piuttosto che allontanare qualcuno da una conversazione. Invece BCC o inoltra qualsiasi cosa abbastanza importante da essere rilevante per il capo.

"Da: Segretario esecutivo
A: Esterno
Ccn: vari appaltatori ed esterni (assicurati che il tuo software di posta elettronica non divulga tra loro i nomi dei destinatari nell'elenco Ccn)

Oggetto: barzellette e chiacchiere

Apprezzo le battute e le chiacchiere tanto quanto chiunque altro, ma il mio capo riceve almeno 200 email al giorno e devo esaminarle tutte e filtrare E come puoi immaginare, ho anche altri doveri. Per favore sii gentile e non scherzare e non parlare con me o con il mio capo - Potresti non volerlo, ma aggiungono al nostro volume di lavoro. "