Sembra che il livello di complessità e dettaglio dei documenti che stai scrivendo sia superiore al mio attuale livello di paga, ma come ex insegnante di scuola media ho alcuni suggerimenti che potrebbero esserti utili. (Ho dovuto convincere anche i bambini a provare a leggere!)

1. Prova a creare uno schema o un elenco puntato che metta in evidenza aspetti specifici del documento che desideri che leggano. Evidenziando gli aspetti e persino con domande aperte nei punti elenco, si consente alle persone di fare riferimento ai punti principali del documento. Se usi una domanda nel punto elenco, aiuta il lettore a cercare di rispondere da solo.

2. Per quanto possa sembrare sciocco, grassetto e il corsivo sono un ottimo modo per attirare l'attenzione del lettore e sottolineare ciò che stai cercando di trasmettere.

3. La condivisione di documenti e l'aggiunta di commenti da parte degli utenti condivisi ti consente di vedere chi sta prestando attenzione e chi contribuisce. Se i commenti sono attivati ​​in Google Documenti o in altre applicazioni condivise, puoi raccogliere input da altre persone che stanno contribuendo.

4. E infine, c'è sempre una buona conversazione. Chiedi alle persone che sembrano rilassate se c'è una ragione per cui non sono completamente coinvolte. Esprimi l'importanza della documentazione, dei follow-up e dell'attenzione ai dettagli. Si spera che siano abbastanza maturi da capirne l'importanza.

Forse in parte era il tuo stile di scrittura.

Ho letto e risposto a molte domande su questo sito, ma la tua era, in effetti, difficile da leggere. Mi chiedo se questo abbia qualcosa a che fare con questo.

Anche Einstein ha detto "Rendi le cose il più semplici possibile, ma non più semplici".

• Vai al livello di dettaglio necessario, ma non più dettagli di quello.
• Suddividi ulteriormente le cose nei più piccoli pezzi da leggere. Assicurati che i tuoi caratteri siano abbastanza grandi, che i colori in tutti i grafici siano chiari e che i dati siano significativi.
• Suddividi le cose in elenchi puntati, se possibile.
• RENDI DETTAGLI IMPORTANTI STANDARD OUT
• Richiedi feedback dal tuo pubblico.

Il problema potrebbe essere nella tua presentazione. Escludilo prima di attribuire pigrizia ai tuoi colleghi.

Se in realtà è la tua presentazione, almeno questo è qualcosa a cui puoi rivolgerti. Pigrizia, non così tanto.

Faccio sempre fatica con questo problema. L'ho anche chiesto qui, solo per chiudere la domanda, votare negativamente, ecc. Suggerisco di arrendersi e lasciarli cadere sulla loro faccia. Oppure, se non sono una perdita totale, incontrali di persona.

Persone che non o possono non leggere, fallo per un motivo. Potrebbe trattarsi di apatia, analfabetismo, l'epitome "occupato", o che firmano il tuo stipendio e pensano che dovresti fare il tuo lavoro senza disturbarli.

Se altre persone non vogliono o non possono fai lo sforzo, tutti i trucchi delle altre risposte non ti aiuteranno. Sono buoni trucchi e si applicheranno a persone che sono in grado e desiderose di leggere e / o collaborare. Tuttavia, le persone con cui hai problemi troveranno questi trucchi condiscendenti o si irriteranno semplicemente perché hai presentato loro parole scritte.

Fonte: esperienza.

Amazon ha una tecnica affascinante per affrontare un problema correlato ... Non aspettarti che le persone leggano in anticipo le tue idee complesse, semplicemente non possono prestarle l'attenzione che merita, loro " sei troppo occupato. Invece, scrivi un riassunto esecutivo di ciò che viene proposto / deciso, convoca una riunione, invita tutti a leggerlo insieme, quindi possono fare domande in seguito.

"All'interno non vengono utilizzati PowerPoint di Amazon ", dichiara orgoglioso Bezos. "Qualcuno per l'incontro ha preparato un promemoria di sei pagine ... strutturato in modo narrativo. Contiene frasi reali, frasi di argomento, verbi e nomi - non sono solo punti elenco."

recente lettera agli azionisti, Bezos descrive dettagliatamente il lavoro contenuto in questi promemoria, che secondo lui potrebbero richiedere fino a una settimana o più per scrivere e perfezionare:

"I grandi promemoria vengono scritti e riscritti, condivisi con i colleghi a cui viene chiesto di migliorare il lavoro, di metterlo da parte per un paio di giorni e poi di modificarlo di nuovo con una mente fresca. Semplicemente non può essere fatto in un giorno o due. "

[...]

"Abbiamo letto quei promemoria, in silenzio, durante l'incontro", dice Bezos. "È come un'aula di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo e leggiamo in silenzio, di solito per circa mezz'ora, per quanto tempo ci vuole per leggere il documento. E poi ne discutiamo."

Non farli leggere. Non sono sicuro che questo possa essere applicato direttamente alla tua situazione attuale. La cosa che mi colpisce è che vuoi che le persone siano in grado di diventare esperte sul problema al primo tentativo o di continuare a rileggere finché non capiscono. Questo è un romanzo, ma come stai vivendo, improbabile. Probabilmente non c'è abbastanza tempo per farlo.

Penso che una buona cosa che potresti essere in grado di fare è fare un diagramma o disegnare qualunque cosa siano queste cose invece di cercare di descriverle testualmente e tutte le complessità.

Lavoro con molti elementi front-end di siti Web e a volte questi elementi possono avere molte regole aziendali sottostanti e casi d'angolo. I momenti in cui viene generata la maggior parte dei difetti sono quando dobbiamo costruire da una grande parola grossa vomita la user story che elenca una montagna di requisiti, il che significa che anche se leggi, rileggi e persino leggi di nuovo, è probabile che ti manchi qualcosa di chiave.

In un progetto, avevamo storie di utenti che in realtà erano in conflitto con il documento di progettazione grafica. Il più delle volte, ciò che è stato effettivamente implementato è stato implementato in base al documento di progettazione perché poteva essere compreso molto più facilmente ea colpo d'occhio. Aveva grafici di flusso, prototipi dell'interfaccia utente e funzionalità previste, ma si supponeva che la fonte della verità fosse la reale storia dell'utente anche se erano molto più difficili da leggere.

Quindi la prima cosa che penso sarebbe utile è se provassi a portare tutti alla lavagna questi processi e li documentassi graficamente invece di scrivere lunghi e noiosi volumi di testo.

Ho iniziato a lavorare con la libreria chiamata Rx che tratta i dati dell'impianto idraulico in modo funzionale e reattivo. Ho letto documenti fino a quando non sono stato blu in faccia su come avrebbe dovuto funzionare l'impianto idraulico. Tuttavia, ciò che ha fatto davvero clic sull'intera cosa sono stati i diagrammi di marmo che spiegavano quali dati stavano andando dove, quando e perché. Questi diagrammi fanno parte della documentazione di base e ogni operatore / funzione nella libreria ha un diagramma che corrisponde alla spiegazione testuale della funzionalità in modo che tu possa capire rapidamente la cosa che stai cercando di capire anche se stai solo sfogliando .

Prendi spunto da questo e cerca di trovare un modo che consenta alle viste a volo d'uccello di fornire un punto di osservazione sufficientemente buono di ciò su cui stai lavorando, ma invoglia anche a leggere la descrizione dettagliata. Dici che alcune delle cose che stai cercando di dettagliare sono cose come dimostrazioni matematiche, penso che ci debba essere un modo per descrivere queste cose "in azione" o applicate in modo tale che qualcuno possa ottenere una comprensione approssimativa del concetto e utilizzare la descrizione del testo in formato lungo come un modo per comprendere appieno cosa sta succedendo.

Forse mi piacciono solo i libri con le immagini.

Oltre all'ottima risposta di @ MacItaly, voglio aggiungere un ulteriore punto:

Metti in primo piano il tuo punto principale. La prima cosa che qualcuno legge in un lungo documento dovrebbe essere un riassunto di ciò di cui tratta il documento. La prima frase di ogni sezione dovrebbe portare a casa il punto che la sezione sta cercando di fare. Tutti i dettagli che tengono insieme quell'idea possono seguire dopo di che.

Si è tentati di scrivere una narrazione che si sviluppi e si sviluppi fino al culmine appagante prima di arrivare alla conclusione finale. È così che si scrivono buone storie e, in realtà, anche i documenti più tecnici raccontano solo un qualche tipo di storia (anche se quella storia è secca quanto i limiti di temperatura operativa del widget Beta-5A). Ma non è un buon modo per trasmettere le informazioni che vuoi che i tuoi lettori assorbano perché seppellisce il punto principale in un muro di testo. Non costringere i tuoi lettori a cercare di capire il punto che stai cercando di fare, altrimenti i loro occhi si veleranno prima di arrivarci (questo è particolarmente vero in un documento tecnico asciutto). Dichiaralo in primo piano, quindi inserisci i dettagli che supportano quel punto.

In qualità di redattore tecnico e gestore di documenti, scrivo e esamino molta documentazione altamente tecnica e mi aspetto che gli utenti la leggano. Non puoi far leggere alle persone. Ma ci sono due cose che ho imparato per aiutare le persone a superarle con le informazioni importanti.

1. scrivi per qualcuno appena fuori strada.
2. immagini, tante, tante immagini.

Per l'elemento 1. come menzionato da altri, elenchi puntati, tabelle, grassetto, evidenziazioni, quel genere di cose aiuta davvero ad attirare l'attenzione sulle parti importanti. A volte allunga il documento, ma se qualcuno che non conosce già i dettagli può essere inserito e afferrare le parti più importanti, aiuta.

Elemento 2. Non intendo solo immagini, ma diagrammi , diagrammi di flusso, icone (come nella serie "for dummies") frammenti di codice, qualunque cosa. Anche in questo caso aiuta a disegnare gli occhi, ma aiuta anche coloro che imparano visivamente, non attraverso la lettura.

Alternate anche tra questi e il posizionamento nelle pagine. Queste cose aiutano anche le persone a tornare in un secondo momento per cercare le parti importanti tra di loro.

TLDR: non limitarti a fornire un muro di testo e aspettarti che le persone trovino i dettagli esso. Spezzalo in modo che i loro occhi possano cogliere ciò di cui hanno bisogno.

Faccio fatica anche con questo nel mio lavoro attuale. È difficile ottenere una risposta da quasi tutti i membri dell'azienda tramite e-mail. Ciò è aggravato dall'avere un ufficio satellite distante centinaia di miglia. Facciamo riunioni su Skype con loro, ma non sembra aiutare molto. Ho fatto ricorso alla diplomazia delle sneaker, alzati dalla mia scrivania & vai a parlare con la persona di cui ho bisogno di informazioni di persona. Ovviamente provare a farlo su Skype è incerto nella migliore delle ipotesi.

Una delle cose migliori che ho imparato nella Marina degli Stati Uniti riguardo alla comunicazione è stata:

Dì loro cosa intendi dire loro. IE: Riepilogo esecutivo o TLDR

Dì loro cosa volevi dire loro.

Dì loro quello che hai detto loro.

Anche con questo approccio, incontriamo ancora problemi con persone che non hanno mai letto l'email con i dettagli delle modifiche che abbiamo apportato al loro software e perché e riceviamo domande. Tuttavia, anche il rovescio della medaglia è vero, la mia azienda ha un record stellare di trovare soluzioni alternative quando qualcosa non fa quello che dovrebbe e non si preoccupa di segnalare bug sul problema originale perché hanno trovato la soluzione. Quindi non sapremo nemmeno quando qualcosa è rotto.

EG: Una volta una delle nostre macchine di calibrazione automatiche ha smesso di eseguire le calibrazioni. I nostri tecnici sono passati all'esecuzione manuale delle calibrazioni (molto, molto più dispendioso in termini di tempo e incline all'errore umano) e non hanno mai detto a nessuno che la macchina non funzionasse correttamente. Passa un anno , si verificano molti straordinari perché non riescono a tenere il passo con il carico di lavoro. Il mio collega (che era un tecnico di calibrazione) un giorno si trova nel laboratorio di calibrazione e si accorge che nessuno sta usando il software di calibrazione automatizzato e chiede perché. I tecnici hanno spiegato che era stato rotto per "molto tempo" e invece l'hanno fatto manualmente. Cinque minuti di indagine hanno mostrato che il disco rigido era pieno, imballato in modo solido, quindi ogni volta che il software è stato avviato, ha provato a scrivere un file, non ha potuto, ha sbagliato (dicendo che non poteva scrivere il file) e si è chiuso. Questo è di progettazione, se non puoi scrivere sui file non puoi elaborare una calibrazione. Ha cancellato circa dieci anni di file di registro dalla macchina liberando diversi gigabyte di dati e voilà, la macchina di calibrazione automatica ha ricominciato a funzionare.

Lavoro in un campo in cui si verificano situazioni simili. A differenza di molte risposte e probabilmente sulla falsariga della domanda di OP, è importante notare che non si tratta sempre della tua scrittura. Ci sono documenti tecnici e proposte commerciali di terze parti che le persone devono leggere.

Il problema è che se sei l'unico a leggere un documento, nessuno apprezza lo sforzo che fai.

La mitigazione è caso per caso e dipende molto dal tuo livello di autorità all'interno dell'azienda. Se sei un nuovo dipendente, suggerirei di convocare riunioni per discutere i documenti in cui i punti salienti vengono mostrati in una presentazione. Ottieni il tuo punto di vista, ma le persone potrebbero ancora non leggere la cosa. Se qualcosa che hai scritto richiede attenzione, non aspettarti che tutti leggano in dettaglio (specialmente se è qualcosa che non hai letto da solo una volta), chiedi a un collega degno di fiducia di tanto in tanto, magari rivolgiti al tuo manager dicendo qualcosa sul tipo di "questo rapporto ha bisogno di un revisore, ma so che è doloroso farlo, quindi non mi sento a mio agio a chiedere a un collega come se fosse il suo favore per me ...". Se il lavoro di lettura è effettivamente necessario, il manager dovrebbe assegnare a qualcuno il compito di leggere e prendere nota se la persona svolge un lavoro adeguato.

Nota, tuttavia, che forse tutta questa lettura potrebbe non essere così importante come pensi , e forse non tutti devono farlo per tutti i materiali di riferimento.

Se sei un manager, ci sono altri modi per coltivare la disciplina nel team, ma dal testo della domanda, questo sembra non essere il Astuccio.

Applicazione e iterazione

Sono già state fornite molte buone risposte. Vorrei concentrarmi sul processo di gestione delle informazioni invece che sulla presentazione delle informazioni.

Le persone hanno bisogno di tempo per digerire informazioni complesse. Anche con una presentazione molto buona, non tutte le informazioni si attaccheranno. Un buon modo per imparare è tramite l'applicazione. Per far sì che tutto si attenga, è possibile utilizzare un processo di più iterazioni di lettura e applicazione.

Un esempio di processo

1. Leggi per ottenere le idee principali.
2. Prova ad applicare le idee
3. Rimani bloccato.
4. Rileggi per avere i dettagli. Una nuova esperienza aiuterà a capire
5. Riprova ad applicare

Ripeti i passaggi 3-5 finché le informazioni non saranno elaborate.

Prima di tutto, se la quantità di materiale tecnico è grande, non sarà possibile per la maggior parte delle persone prenderlo rapidamente. Ricordo che all'università mi ci volevano 2-3 ore per pagina per leggere e comprendere veramente materiale altamente tecnico.

Detto questo, ci sono due classi generali di documentazione:

1. Documentazione che qualcuno ha appena scritto. Tale documentazione conterrà errori di scrittura poco chiari e persino errori evidenti. Il modo migliore per capire cosa si intende è in genere scrivere test unitari e porre domande quando qualcosa non è chiaro. Li incoraggerei a farlo. Quindi, se dai una risposta, ci si può aspettare che dimostrino la loro comprensione di quella risposta con uno unit test.

2. Documentazione che esiste da molto tempo. In tal caso, esisterà una comunità. Potresti essere in grado di incoraggiarli a portare le loro domande a quella comunità.

Infine, se sei in grado di leggere e afferrare queste cose velocemente, ricorda che hai un insolito talento, e non tutti possono farlo.

Le prove matematiche sono difficili da discutere verbalmente, anche se sono sicuro di non immaginare completamente la tua situazione.

I miei suggerimenti:

• Richiedi scritto risposte sotto forma di annotazioni al documento originale

Dare alle persone il tempo di leggere i documenti e poi scrivere i loro pensieri può aiutarti a ottenere sessioni di lettura più formali e attente queste persone. Lo stile di annotazione si assicura che colleghino le loro risposte a parti effettive del documento originale (meno possibilità di fraintendimenti e quelle presenti saranno più facili da trovare).

Nei commenti hai menzionato che le persone che stai descrivendo potrebbe preferire non rispondere in questo modo, ma sembra anche che le loro preferenze non siano sostenibili per te. Se devi farli coinvolgere di più, questo potrebbe essere un modo per farlo accadere.

• Scrivi in ​​modo collaborativo

Persone può saltare fuori dalla lettura di qualcosa. È più difficile da fare se scrivi quella cosa. Se queste persone sono responsabili di determinate sezioni, o se hai riunioni in cui tutti esaminano le sezioni insieme, probabilmente puoi convincerle a impegnarsi maggiormente con i documenti. È un po 'come una supervisione, ma molto leggera.

• In definitiva, non puoi forzare uno sforzo intellettuale

Questo è più un accantonamento, ma puoi fa la gente pensare, e in genere c'è un limite a quanto puoi condensare informazioni precise. Se non sono abbastanza motivati ​​da farlo da soli, aggiungere una sorta di incentivo a farlo potrebbe essere l'unico modo per convincerli a fare lo sforzo volontario. Potrebbe essere necessario un meccanismo per ricompensare lo sforzo (o punire il fallimento nello sforzo).

Inseriscici un riepilogo

Ho lavorato in una regione del mondo in cui la lettura non era tradizione e nessuno leggeva prima di approvare / adottare i miei documenti / programmi.

Quindi ho inserito un powerpoint (semplici elenchi puntati con immagini) del riepilogo, l'ho rilegato, l'ho fatto sembrare carino e l'ho allegato all'inizio del documento completo. Il personale l'ha esaminata per verificarne l'accuratezza e la completezza, i responsabili delle decisioni hanno letto il pittogramma di 10 diapositive.

La risposta di Mefitico contiene alcuni punti eccellenti, ma volevo anche ipotizzare che gli incentivi alla lettura dei documenti potrebbero non essere adeguatamente soppesati. Hai detto che non c'è un manager in questa situazione, ma presumibilmente c'è qualche valutazione delle prestazioni - se una "lettura approfondita" dei materiali non fornisce comunque un vantaggio sufficiente rispetto alla ricarica in anticipo, le persone ottimizzeranno evitandola. Ciò suggerisce che la lettura approfondita non è effettivamente necessaria per svolgere il lavoro in modo efficace, o almeno non è misurata come tale.

In qualità di ingegnere, una cosa che mi aiuta al lavoro è se c'è un modo per collegare gli obiettivi tangibili con la necessaria comprensione dei materiali; questo è un modo per assicurarsi che le parti rilevanti del documento vengano lette. Ad esempio, se l'obiettivo è "eseguire l'algoritmo XYZ sui set di dati A, B e C" e hai un articolo sull'algoritmo XYZ, questo è probabilmente il percorso più veloce per completare tale obiettivo. Ma se mi chiedessi di leggere lo stesso documento sull'algoritmo XYZ senza effettivamente dedicare tempo per leggerlo o un obiettivo a cui collegarlo , sarà molto in basso nell'elenco delle priorità.

Semplice, ricorda loro dove leggere le informazioni ogni volta che hanno un problema con esse o ogni volta che non le conoscono. Alla fine, grazie al potere della ripetizione, le persone inizieranno ad associare solo la lettura all'apprendimento.

Oltre a questo, devi assicurarti che la tua documentazione sia ben scritta, altrimenti nessuna quantità di RTFM (leggi il manuale completo) lo farà leggere a qualcuno; le persone non leggeranno cose che gli fanno sanguinare gli occhi.

La colpa sta nel lettore o nella scrittura, o in entrambi. Poiché la tua domanda in realtà non suggerisce quale sia il problema, è difficile suggerire una soluzione. Dici che i lettori sono competenti, ma lascia aperto se si rifiutano di leggere o non sono in grado di leggere il materiale. Nel primo caso, la domanda è: perché? (Vincoli di tempo? Pigrizia? Altre cose sono più piacevoli?) In quest'ultimo caso, ciò suggerisce che non sono competenti.

Quello che puoi provare a fare dipende da quanto puoi influenzare l'autore (i) e / o il lettore (i lettori). Se il problema è strettamente un problema di comunicazione, un libro eccellente è "How to Read a Book", di Mortimer J. Adler. Usa le informazioni contenute per incoraggiare gli autori a rendere la vita più facile ai loro lettori scrivendo bene e per incoraggiare i lettori con suggerimenti su come fare un lavoro migliore per ottenere il massimo valore da ciò che stanno leggendo. Ci sono principi generali che si applicano anche a opere che non sono libri. Non posso raccomandare vivamente questo libro.

Un'altra guida per scrivere bene è "The Elements of Style" di Strunk e White.

Una prospettiva dall'altra parte della barriera:

In un lavoro precedente avevo molti documenti che "avevo bisogno" di leggere. In genere i requisiti acquisiscono i documenti di progettazione, ecc. Spesso non li ho letti dopo averli scremati.

Perché? Molto spesso "necessario" in questo contesto era: "ha aiutato l'autore".

Ad esempio, volevano che il loro design venisse utilizzato perché dava loro credito e rinforzava il "risolvo i problemi difficili, implementato "vista del processo. Se è così: ottimo. Ma poi non hai problemi. Ho letto il documento perché l'ho letto anch'io. In pratica, spesso il documento era:

• Fluff che in realtà ribadiva qualcosa che era stato dato all'autore (a cui anche io avevo accesso).

• Non abbastanza completo da poter essere utilizzato.

• Era ragionevole e ragionevole, ma:

  • Non si applicava a il modo in cui avrei interagito con il progetto.

  • La situazione era già stata deviata ed era difficile "rimettersi in carreggiata".

• A volte: sbagliato, contraddittorio o sciocco.

Dopo aver iniziato a ignorare vaste aree di cose, probabilmente avrei dovuto leggere e fare a modo mio, in media , questo sembrava funzionare meglio per me.

Vale la pena notare alcune cose:

• Ciò non deve necessariamente essere il modo in cui è , così come viene visto.

• Non è necessario che sia qualcosa che tu hai fatto. Una volta che la mentalità di: "questa è solo un'altra cosa a cui devo prestare servizio prima di poter andare avanti con le cose da sistemare", dovrai combattere una lotta in salita. Non solo perché non lo leggeranno per scoprirlo, ma colorerà il modo in cui lo leggeranno quando lo faranno. Ad esempio, sottolinea che hanno bisogno di leggere i documenti. Con una mente aperta, questo potrebbe essere facilmente letto: "Ci saranno svantaggi significativi nel non farlo per l'azienda / progetto, che non ho incluso perché non sono rilevanti / necessari". Tuttavia, il mio primo pensiero è stato quello scettico di cui ti avverto. Non posso saperlo, ma una volta che inizi a vedere gli schemi ...

• Anche se il tempo speso a leggere era un fattore, era solo molto piccolo. È frustrante sentirsi dire: "fallo in questo modo, con quel risultato" quando i due si escludono a vicenda, non importa quanto succintamente lo metti.

Quindi, cosa può lo fai:

Chiedi gentilmente e spiega perché avvantaggia tutti / loro. Questo non fa mai male, e se è una questione di motivazione, specialmente se il problema è che si percepiscono come fuori dal giro, questo può fare molto.

Ottieni feedback se puoi, su cosa è che sta causando resistenza. Potrebbe essere qualcosa che è impossibile da risolvere come se a loro non importi nulla, ma penso che sia improbabile (se davvero non gli importasse, non sarebbero tecnici e competenti, ciò richiede a almeno un po 'di impegno). Penso che sia molto più probabile che sia qualcosa che puoi aggiustare. Chiaramente non posso parlare per tutti ma: non riesco a vedermi riluttante a condividere le mie obiezioni e capire come progredire, in un forum che pensavo fosse di risolvere i problemi, non di attribuire la colpa.