Domanda:
Come posso trattare con i colleghi che mi inviano molte email fuori tema?
yannis
2012-05-16 02:30:00 UTC
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Alcuni dei miei colleghi hanno la tendenza a inviare una varietà di email fuori tema, che vanno dalle solite cose "divertenti" a cose serie, ma ancora non legate al lavoro. davvero non mi piace, la mia casella di posta è estremamente occupata così com'è, a parte le solite email relative al lavoro ricevo un sacco di email automatiche, dal nostro software PM, dai nostri servizi di distribuzione & e un paio di altri bot.

Inoltre, lavoro da remoto e la posta elettronica è il mio principale metodo di comunicazione con l'azienda. Potrei cancellare tutte le schifezze mentre vengono, ma non è proprio una soluzione se continuano ad arrivare. Una casella di posta disordinata porta a risultati di ricerca disordinati, ogni volta che non elimino un'e-mail "divertente", viene visualizzata in un risultato di ricerca sei mesi dopo. La ricerca nella posta elettronica essendo inefficiente com'è, questo diventa molto faticoso dopo un po '.

Come posso, una volta per tutte, porre fine alla follia? La maggior parte dei miei colleghi sono professionisti IT, credo che dovrebbero essere molto abituati alla cultura della posta elettronica, e davvero non capisco perché qualcuno di loro sentirebbe il bisogno di condividere l'ultima foto di gattino carino che hanno pescato su Reddit con il tutto Reparto IT, o perché non lo inviano semplicemente alla mia email personale. Lavorare da remoto significa anche che sono in svantaggio quando si tratta di discussioni uno contro uno.

Piccola precisazione: "collaboratore" include la gestione, fino al vertice della gerarchia. Non i principali colpevoli, ma non è irragionevole pensare che abilitino il comportamento dando il cattivo esempio (di tanto in tanto).

Perhaps you could ask for the fun emails to be distinguishable from important mail? This will allow you to be able to delay opening the fun ones, and still be able to recognize important mail.
Mentre le e-mail divertenti rendono la ricerca più difficile, la mancanza di esse non lo rende comunque facile. La casella di posta elettronica è un elemento scarsamente ricercabile, di solito. Il modo migliore è contrassegnare le cose importanti in qualche modo (etichettatura, cartelle separate) piuttosto che occuparsi di "soft mail".
Condividere cose divertenti è importante per una bella atmosfera; il problema qui è il canale. C'è un altro canale disponibile? Skype? Dropbox? WhatsApp? Suggerisci di utilizzare altri canali per cose divertenti, in modo da mantenere pulita l'email.
Scommetto che la maggior parte dei messaggi "divertenti" hanno come oggetto "FWD:" _____. Quindi potresti impostare un filtro per catturare tutti i messaggi inoltrati da quelle persone specifiche e incollarli in un'altra cartella che controlli solo una volta al giorno ...
Dieci risposte:
#1
+16
bethlakshmi
2012-05-16 18:23:33 UTC
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Un paio di pensieri:

Cultura dell'ufficio

È difficile da cambiare. È una questione di finezze e tendenze che cambiano lentamente, di solito attraverso conversazioni individuali. Cercare di cambiare cultura con un'e-mail scontrosa al più grande elenco di colpevoli non è quasi mai una vittoria, poiché non cambia le opinioni. Invece, potresti provare a prendere di mira i traslocatori e gli agitatori in ufficio, che probabilmente include sia i capi (anche se loro stessi fanno parte del problema) sia i mittenti di email scherzose più volubili.

d inquadralo come un problema onesto: il volume e la distrazione delle e-mail non legate al lavoro stanno riempiendo il tuo miglior canale di comunicazione. Vuoi assicurarti che le questioni importanti vengano risolte e di essere sempre disponibile ad aiutare ogni volta che si verifica un problema relativo al lavoro. Cosa possiamo fare qui? Esiste un modo per rinunciare a ricevere queste e-mail senza rovinare il divertimento.

Se fossi il capo, reagirei abbastanza bene se il mio membro del team mi dicesse che vuole ricevere il loro lavoro è stato fatto e hanno bisogno del mio aiuto per comunicare alcune informazioni.

Sicurezza

Per inciso, scherzi e email scherzose, in particolare con alcuni tipi di allegati, sono rischio per la sicurezza. C'è un punto davvero valido nell'idea che la condivisione di e-mail scherzose in azienda sia un ottimo modo per condividere codice dannoso. Il reparto IT è un rischio particolarmente orribile, poiché il tuo gruppo probabilmente ha i diritti di accesso alle cose veramente critiche nella tua rete.

Quindi ti apre l'idea che potresti voler avere un (molto, molto privato) chatta con il tuo responsabile della sicurezza o con chi ne ha la responsabilità principale. Non dovresti essere il peso massimo del rischio per la sicurezza: dovrebbe essere deciso dal ragazzo o dal team con la responsabilità ... ma è una preoccupazione valida di questi tempi.

Opt-Out Opzioni

Una soluzione non aggressiva sarebbe quella di offrire la configurazione o la ricerca di un'opzione di esclusione, qualsiasi cosa, da un elenco divertente per l'ufficio a un servizio o un archivio, qualunque cosa funzioni per la cultura. Ma la chiave è che solo le persone che si iscrivono ricevono e-mail e l'elenco è distinto dalle cose sponsorizzate dall'ufficio o dalle cose relative al lavoro. Taht offre il compromesso di non fermare il divertimento, impedendoti di avere una casella di posta piena di cose che non funzionano.

...

probabilmente prova sia a cambiare la cultura che ad attaccare la questione della sicurezza. Anche se normalmente preferisco il compromesso, poiché mi capita di lavorare in un team con pesanti responsabilità in materia di sicurezza, prenderei molto sul serio la questione della sicurezza. Ma il chilometraggio qui varia radicalmente.

The "this might be a virus vector" approach is quite nice. You need to be able to detect these _without_ opening the mail.
+1 per l'idea dell'elenco divertente. A volte potrebbero esserci attività interessanti, di cui ** ti piacerebbe ** conoscere. In ogni caso vuoi che tutte le email "divertenti" vadano in una cartella speciale, cancellate forse settimanalmente, la maggior parte senza leggere. Sarebbe bello se le persone scrivessero un buon soggetto (così puoi prendere la decisione di mantenere / cancellare dal soggetto) ma non siamo in un universo così perfetto.
#2
+11
JohnMcG
2012-05-16 03:33:56 UTC
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Potrebbero esserci due modi in cui questi vengono trasmessi:

Indirizzo email di trasmissione ufficiale (ad esempio TUTTI I DIPENDENTI DELL'UFFICIO)

In questo caso, penso che sarebbe opportuno chiedere che ciò sia riservato alle comunicazioni ufficiali che interessano l'intero gruppo. Alcune organizzazioni ne limitano l'uso agli amministratori, ecc. Questo sembrerebbe essere un buon mezzo tra il controllo di ogni singola e-mail e il consentire un elenco gratuito di tutti gli indirizzi. / h3>

In questo caso, sembra che tu possa chiedere di essere rimosso dalla loro personale lista di "scherzi". Se pensi che lo ammorbidirà, puoi dire che hai già molte di queste cose dal tuo SO / ecc, quindi molte di queste sono ripetizioni per te.

Non c'è bisogno di essere rimosso, con un elenco separato puoi semplicemente usare il filtro. Non eseguire mai manualmente ciò che puoi scrivere;)
#3
+9
Angelo
2012-05-16 05:11:44 UTC
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Penso che anche nelle migliori circostanze in cui le persone capiscono lo scopo di un'e-mail ben scritta, le cose ANCORA sfuggono di mano. Non riuscirai mai a superare questo problema applicando un tipo "standard" o "regole" su cui tutti sono d'accordo semplicemente per il fatto che ciò che è "in argomento" per una persona è spurio o inutile per un'altra. Inoltre, con l'aumentare delle dimensioni di un'organizzazione, le interazioni e-mail possono crescere (potenzialmente) come O (N ^ 2) poiché il tempo che ogni individuo ha per agire sull'e-mail è sempre in diminuzione.

Reclamo al i trasgressori, o peggio, che si lamentano con la direzione rischieranno davvero di creare cattivi sentimenti e forse persino di interrompere la comunicazione che deve avvenire.

Questo è un problema che ogni persona deve affrontare da solo a modo suo .

Una fantastica risorsa su come trattare specificamente la posta elettronica e la gestione del tempo in generale è la Posta in arrivo zero di Merlin Mann. Dai un'occhiata, in particolare al video di Google Talk.

In poche parole, la cosa migliore che puoi fare è prestare attenzione al tuo tempo e alla tua attenzione. Per le e-mail, questo significa, tra le altre cose, eliminare spietatamente schifezze non appena le vedi (in pratica elimina TUTTI i messaggi non utilizzabili). NON partecipare MAI a discussioni inutili via e-mail. Limita le ore in cui lavori effettivamente con la posta elettronica a intervalli predeterminati (ad esempio, all'inizio dell'ora anziché ogni volta che ricevi un'email). Utilizza i filtri per raggruppare le email secondo necessità. Crea le tue risposte per affrontare solo richieste utilizzabili. Se possibile, restringere l'elenco dei cc. Prendi in considerazione l'utilizzo di canali secondari come l'IM invece dell'email per la comunicazione ambientale con i membri del team intimi. Prendi in considerazione l'utilizzo di wiki o feed RSS invece di e-mail per i messaggi che iniziano con "FYI" o si chiamano "notizie".

Aggiungerei anche che fare un esempio di te stesso INVECE di sottolineare il torto- le azioni degli altri promuoveranno un buon comportamento ovunque.

#4
+6
Tangurena
2012-05-16 05:25:12 UTC
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Di solito imposto un numero di cartelle per cose come "spam da ufficio" (che è ciò che generalmente chiamo cose che vengono inviate a tutti gli utenti), con regole per deviare le email specificate a quelle cartelle. Allo stesso modo, ho impostato cartelle e regole per la gestione dei progetti e i sistemi di controllo del codice sorgente che inviano e-mail ad ogni check-in.

Collaboratori che sono insolitamente spam con barzellette, ricette, foto e altri non relativi al lavoro gli elementi ottengono le proprie cartelle. Quelli vengono controllati prima di pranzo e prima di partire alla fine della giornata.

Più o meno faccio lo stesso, ma ciò non impedisce alle email di arrivare. E i filtri sono un po 'icky, non riescono a distinguere un'immagine di gattino da un'e-mail critica in termini di tempo se provengono dalla stessa persona.
@YannisRizos: Sono convinto che "email critiche per il tempo" dovrebbe essere un ossimoro. Il fattore tempo è a cosa servono i client di chat. L'email viene ignorata finché non sono in uno spazio libero.
@YannisRizos - Hai effettivamente chiesto loro di smettere di inviarti queste email?
Le e-mail critiche per il tempo @pdr, sono comuni e generalmente ricevo risposte più rapide alle e-mail rispetto ai sistemi di messaggistica. In alcuni ambienti, se aspetti un'ora per controllare un messaggio potresti avere un cliente molto infelice. Non prenderei mai in considerazione l'attesa per controllare la posta. Gestire le email urgenti è sempre la mia prima responsabilità. Ma poi supporto i database di produzione.
@pdr Un amico è stato licenziato di recente per non aver risposto a un'e-mail entro mezz'ora. È stupido, e probabilmente solo una scusa (ricorda, questa è la Grecia carica di crisi), ma è successo.
@YannisRizos: Quasi certamente una scusa. Ma, abbastanza giusto, in quell'ambiente non vuoi dare loro scuse.
#5
+4
Paula
2012-05-16 14:37:28 UTC
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Una soluzione che non ho ancora visto suggerire nessuno, è incoraggiare tutti a utilizzare le linee tematiche appropriate. Eventuali e-mail con JOKE: o POLITICS: come parte dell'oggetto possono quindi essere filtrate o semplicemente eliminate.

Buona idea, penso che questo sarebbe pratico solo se gli emialer fossero disciplinati.
#6
+3
Scott C Wilson
2012-05-16 06:51:52 UTC
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Una possibilità che ho visto implementata in modo efficace è creare una struttura di condivisione dei link di qualche tipo (Yammer, un blog, SocialCast, ecc.) e chiedere alle persone di limitare battute, foto di gattini, ecc. >

Se non è possibile, preferirei la soluzione proposta da @JohnMcG (suddividere la lista di distribuzione in una lista "Scherzi" e chiedere di essere rimossa.)

Hm. È un'ottima idea, ma funzionerebbe solo per link e scherzi. La maggior parte delle e-mail fuori tema che ricevo non sono né link né barzellette, potrebbero anche essere considerate serie o importanti, ma sono irrimediabilmente fuori tema (per la mia casella di posta aziendale). Ad esempio, nell'ultimo mese ho ricevuto un sacco di messaggi di posta elettronica che commentavano le recenti elezioni legislative e, sebbene sia un problema di cui discuterei febbrilmente con i miei colleghi durante le ore di riposo o le pause di lavoro, non ha posto nella mia casella di posta.
@YannisRizos: Potresti impostare un server IRC locale per le chat fuori tema?
#7
+2
JGWeissman
2012-05-16 03:02:14 UTC
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Per prima cosa, chiedi loro di smetterla di includerti nelle e-mail fuori tema, magari come risposta a un'e-mail offensiva.

Se non funziona, parla con il tuo supervisore, il loro supervisore, le risorse umane o chiunque sia adatto a gestire queste situazioni nella tua azienda.

Hmm ... ho dimenticato di includere che nella domanda, la direzione non è esente dal comportamento. Non i principali colpevoli, ma comunque.
In quel caso proverei a parlare con l'autore del reato al vertice della gerarchia manageriale e spiegherei l'effetto del comportamento aggregato di tutti coloro che seguono il loro esempio.
#8
+1
user1544
2013-04-06 23:37:30 UTC
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Leggendo i commenti, ho notato che hai scritto:

Un amico è stato licenziato di recente per non aver risposto a un'email entro mezz'ora. È stupido, e probabilmente solo una scusa (ricorda, questa è la Grecia piena di crisi), ma è successo.

Penso che tu stia praticamente dando la scusa perfetta per alzare una bandiera e prenderne un po ' attenzione a quell'argomento senza sembrare un valore anomalo. Un lavoro perso è sicuramente qualcosa di serio e puoi sottolineare come le email non legate al lavoro possono portare a questo tipo di situazioni, penso che chiunque abbia un senso di professionalità capirà il punto.

#9
  0
smp7d
2012-05-16 18:41:12 UTC
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Se sei considerato un leader del team, sicuramente non chiederei senza mezzi termini di smettere di inviare questo tipo di email. È importante che le persone sentano che i team leader sono disponibili. Certo, a volte può essere fastidioso, ma il tuo comportamento aiuta a dettare la cultura e non vuoi sembrare un elitario.

Provo a rispondere a queste email usando la mia email personale. Le persone iniziano lentamente a ottenere l'immagine. Forse sarà così facile?

Ciò presuppone che tu stia bene con loro che ti possono stuzzicare quando sei fuori orario. Se hai a che fare con persone che inondano la tua casella di posta di lavoro con spazzatura, vuoi davvero che siano in grado di rovinare anche il tuo account personale? Non lo farei.
#10
  0
Christian
2019-12-01 18:21:37 UTC
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In un ambiente di lavoro remoto è difficile creare legami tra i dipendenti. Potrebbe esserci stata una decisione in azienda di incoraggiare tale comportamento nella speranza che migliori le relazioni.

Mi sembra che il tuo problema non sia che tali messaggi vengano inviati, ma che vengano inviati un modo che non è facile da ignorare.

Se la tua azienda utilizzasse Slack o Microsoft Teams, sarebbe facile creare un canale speciale per quelle email scherzose e probabilmente migliorerebbe anche il tuo flusso di informazioni passare a uno strumento del genere.



Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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