Domanda:
Quali sono i metodi per condurre riunioni efficienti?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
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Quali sono alcuni metodi per coordinare riunioni significative ed efficaci? Efficace è definito come succinto, seguendo l'ambito, lasciando le decisioni prese, ecc.

Di tutte le riunioni che conduciamo come azienda, sembra che siano inefficienti e prive di direzione.

I nostri incontri di recente hanno riguardato la gestione dei processi e il perseguimento dei nostri obiettivi come azienda: aumentare le ore fatturabili, rendere lo sviluppo web più redditizio, ecc.

E, naturalmente, i nostri incontri sono ironicamente intitolato, riunioni di efficienza.

La cosa più importante delle riunioni: mantenerle brevi. La produttività seguirà.
Tre risposte:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
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Jeff Atwood redige alcune semplici linee guida, in un recente post del blog:

  1. Nessun incontro dovrebbe mai essere più di un'ora, pena la morte.

    Il primo e più importante vincolo di qualsiasi riunione è la risorsa più preziosa che si possa immaginare in qualsiasi azienda: il tempo. Se non riesci a organizzare la tua riunione in circa un'ora, c'è qualcosa di profondamente sbagliato in esso e dovresti prima risolverlo. O coinvolge troppe persone, l'ambito della riunione è troppo ampio o c'è una generale mancanza di concentrazione necessaria per mantenere la riunione in pista. Sfido chiunque a ricordare tutto ciò che accade in una riunione di più ore. Quando tutto il resto fallisce, tienilo breve!

  2. Ogni riunione dovrebbe avere una dichiarazione di intenti chiaramente definita.

    Qual è il dichiarazione di intenti del tuo incontro? Puoi definire lo scopo del tuo incontro in una singola frase succinta? Esito a raccomandare di avere un "ordine del giorno" e "punti dell'ordine del giorno" perché la parola agenda implica un enorme e noioso elenco puntato di cose da trattare. Assicurati solo che lo scopo della riunione sia chiaro a tutti; il resto si prenderà cura di se stesso.

  3. Fai i compiti prima della riunione.

    Dal momento che la tua riunione ha un dichiarazione di intenti, tutti i partecipanti alla riunione sanno in anticipo di cosa hanno bisogno di parlare e condividere, e lo hanno pronto prima di entrare nella stanza. Destra? È così che possiamo mantenere la riunione fino a un'ora. Se non hai fatto i compiti, non dovresti partecipare alla riunione. Se nessuno ha svolto i compiti, la riunione dovrebbe essere annullata.

  4. Rendilo facoltativo.

    Le riunioni "obbligatorie" sono una scappatoia. Tutti i partecipanti alla riunione dovrebbero essere presenti perché vogliono esserci o devono esserci. Un modo sicuro per assumerti la responsabilità di una riunione è rendere tutti facoltativi. Immagina di tenere una riunione a cui le persone volevano davvero partecipare, perché era ... utile. O interessante. O divertente. Ora fallo accadere!

  5. Riassumi le cose da fare alla fine della riunione.

    Se la riunione non è mai avvenuta, quali sarebbero le conseguenze? Se la risposta onesta è quasi nulla, forse il tuo incontro non ha motivo di esistere. Qualsiasi riunione veramente produttiva fa sì che le cose accadano come risultato diretto delle decisioni prese in quella riunione. Tu, come partecipante responsabile alla riunione, sei responsabile di tenere traccia di ciò che devi fare e tutti i presenti possono dimostrarlo riassumendo la loro lista di cose da fare a vantaggio di tutti prima di lasciare la riunione.

Ho iniziato a rendermi conto dell'importanza di riunioni brevi quando abbiamo iniziato a fare stand up quotidiani al lavoro. In genere gli stand-up sono timebox e il semplice fatto che tu sia in piedi invece di stare comodamente seduto nel tuo char è un ulteriore incentivo per essere precisi e non perdere tempo in conversazioni oziose, se non altro per finire il prima possibile. Ovviamente non sarebbe ragionevole per tutti alzarsi in piedi durante una riunione più lunga, ma almeno dovrebbe farlo l'oratore.

Personalmente, trovo la maggior parte delle riunioni piuttosto noiosa. Sono uno sviluppatore hardcore con scarso interesse per gli aspetti non tecnici del lavoro e trovo piuttosto impegnativo seguire e partecipare a riunioni che coinvolgono qualcosa di diverso dal codice. In un concerto precedente, il manager aveva questa idea estremamente controproducente che tutti noi dovremmo essere coinvolti in tutto, e quasi ogni settimana dovevo sedermi e ascoltare stronzate di cui avevo poca comprensione e assolutamente nessun modo di fornire feedback. Fu una completa perdita di tempo per tutti che presto portò a una mini rivolta. So che le sue intenzioni erano buone, ma non c'è assolutamente alcun motivo per coinvolgere le persone in una riunione quando non hanno nulla di prezioso da offrire.

Nel mio attuale concerto principale, lavoro da remoto e quindi devo affrontare alcune sfide uniche quando si tratta di riunioni. Posso partecipare solo tramite Skype, e alle riunioni che coinvolgono più di un paio di persone mi ritrovo a chiedere a tutti (tranne chi parla) di tacere, quasi ogni cinque minuti. Le chiacchiere oziose che potresti non notare nemmeno quando sei nella stanza diventano un forte ronzio confuso quando sei lontano e non hai indicazioni visive come il linguaggio del corpo che aiutano il tuo cervello a concentrarsi o ignorare completamente una conversazione. Ad esempio, a volte trovo abbastanza difficile distinguere il sarcasmo, che porta a momenti imbarazzanti più di una volta.

La soluzione era abbastanza semplice, la documentazione. Avere un programma chiaro prima della riunione e rispettarlo durante la riunione mi aiuta a concentrarmi su ciò che è importante ed eliminare completamente tutto ciò che non lo è. Anche un riepilogo delle cose da fare (l'ultimo punto di Atwood) è estremamente utile, poiché posso esaminarlo in un secondo momento e vedere se mi sono perso qualcosa di importante, detto mentre il ronzio era un po 'più forte del solito o durante i pochi secondi che la rete o Skype stavano agendo.

Dovresti segnalare le tue preoccupazioni alla direzione o a chiunque sia responsabile dell'organizzazione delle riunioni nella tua azienda. Le riunioni di "efficienza" possono essere produttive o una completa perdita di tempo, non credo che ci sia una via di mezzo perché sono intrinsecamente noiose e (la maggior parte) delle persone, se non impegnate, si arrende e le considera come una pausa dal lavoro. Quando (se) ciò accade, devi affrontarlo rapidamente, prima che sfugga di mano.

Il punto "Renderlo opzionale" mi ha lasciato senza fiato.
La risposta di Yannis è eccellente. L'unica cosa che aggiungerei, se la tua cultura lo permette, è di mettere una scatola vicino alla porta in modo che tutti possano "controllare" i loro smartphone quando entrano e riprendere quando escono.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
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  • Stabilisci un obiettivo chiaro e raggiungilo. Se la riunione dura a lungo perché ritieni che sia necessaria più discussione, pianifica un follow-up.
  • Se scopri che i tuoi obiettivi della riunione non sono stati raggiunti, scopri perché e risolvilo. Se trovi il motivo per cui la riunione non riguarda nulla di importante, annulla la riunione. Saresti sorpreso di quante persone ascolterebbero questo approccio e direbbero: "Ma, abbiamo abbiamo sempre avuto questa riunione. Possiamo farlo ?! "
  • Cerca modi più efficaci per portare a termine le cose rispetto alle riunioni (puoi conversare direttamente con i responsabili delle decisioni, senza escludere le voci importanti dalla decisione; puoi invii informazioni tramite e-mail invece di interrompere il lavoro e riunire tutti solo per diffondere informazioni)?
  • Maggiore è lo sfarzo e le circostanze intorno alle riunioni, più è probabile che abbiano iniziato ad adorare al The Alter della riunione (e delle persone che gestiscono la riunione) che portare a termine un lavoro significativo.
  • Come ogni cosa, una riunione dovrebbe essere scelta come forma di comunicazione e collaborazione perché è lo strumento migliore per un determinato lavoro, allo stesso modo in cui sceglieresti una soluzione a un problema aziendale, n perché le riunioni sono "ciò che facciamo".

Di seguito è riportato anche un elenco di 5 alternative pratiche alle riunioni che spesso possono raggiungere lo scopo di riunioni senza dover utilizzare tanto tempo e personale organizzativo.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
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La cosa migliore che so per migliorare una riunione è creare, pubblicare e attenersi a un programma.

Un'agenda scritta in modo chiaro, che includa l'obiettivo o gli obiettivi della riunione, garantisce che la persona che gestisce la riunione abbia investito il tempo necessario per prepararsi alla riunione. Permette anche a tutti di sapere cosa dovrebbe accadere. Può persino semplificare il prendere appunti, perché per lo più stai registrando azioni e decisioni.



Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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