Prima di diventare uno sviluppatore di software ho lavorato nel settore dell'aviazione. Le regole del tipo 5 sono d'oro per qualsiasi organizzazione di produzione o manutenzione di aviazione. Mantenere ogni strumento e parte esattamente al posto giusto non è solo per l'aspetto, è un modo di vivere o di morire.

Ho quasi perso un amico quando una chiave inglese lasciata in un aereo ha causato un incidente al decollo. Ecco perché ogni strumento deve essere controllato e tenuto in considerazione in ogni momento.

La manutenzione degli aeromobili viene solitamente eseguita a turni. È una questione di vita o di morte che ogni turno in arrivo non abbia dubbi sullo stato del lavoro lasciato dal turno precedente. Se si prendono scorciatoie tra i turni, è molto probabile che le persone possano morire.

La creatività è necessaria nel processo di progettazione, ma non nella manutenzione o nella produzione in linea.

L'unica cosa che non vuoi nelle officine di produzione e manutenzione è la creatività. Tutto deve essere standardizzato, devono essere seguite procedure attentamente progettate, le regole devono essere applicate rigorosamente. L'autorità deve essere rispettata. O le persone muoiono.

Lo sviluppo del software non è così. Le regole che sono molto appropriate nelle organizzazioni di produzione o manutenzione non sono appropriate nelle organizzazioni di sviluppo software in cui la creatività individuale, il pensiero fuori dagli schemi e la sperimentazione sono le chiavi del successo. Nessuno muore se il mio monitor e il mio desktop sono diversi da quelli di un altro sviluppatore. Se l'altro sviluppatore e io siamo costretti a usare un qualche tipo di "standard" dettato dall'autorità, entrambi perderemo produttività.

I tentativi di far rispettare il regime di fabbrica suggerito da questa domanda allontaneranno tutti i migliori sviluppatori di software e porteranno solo a prodotti software mediocri.

Questo sistema 5S è una ricetta per il disastro se imposto a un team di sviluppo software.

Sì, tuttavia l'implementazione è diversa. Un fenomeno interessante nel lavoro salariato (e persino negli appaltatori che svolgono un lavoro simile a quello stipendiato) è che sebbene il tuo tempo sia spesso più prezioso dei dipendenti orari, non viene quasi mai misurato nello stesso modo.

Ciò significa praticamente che mentre in molte aziende è possibile giustificare molti cambiamenti di processo per risparmiare 5 minuti al giorno del tempo di ogni lavoratore in linea di assemblaggio, provare a fare un argomento simile per risparmiare 5 minuti di tempo di un lavoratore salariato è quasi sempre più difficile.

Alcuni esempi specifici più rilevanti per il lavoro d'ufficio:

• Ordinamento : quante ore sono sprecate cercando di monitorare file in giù in cartelle di rete che sono etichettati male o altrimenti non ordinati? Che ne dici di cercare informazioni sui siti intranet? La mancanza di un'adeguata organizzazione delle informazioni a livello elettronico è un'ENORME fonte di spreco per la maggior parte delle aziende e aumenta in modo esponenziale con le dimensioni e la durata dell'azienda.

• Stabilizzazione / raddrizzamento : Qualcun altro ha menzionato una cucitrice. Quanto tempo viene sprecato alla ricerca di provviste? Dove trovi la fotocamera digitale del reparto? Che ne dici di forniture sostitutive? E se dovessi chiedere aiuto a qualcun altro, ora che hai impostato due persone in cerca? Che ne dici di attraversare l'ufficio per ritirare le cose che hai stampato 10 volte al giorno?

• Spazzare / Brillare : è difficile realizzare i due precedenti con qualsiasi oggetto fisico senza tenere le cose pulite. Pile di carte, rapporti, parti, giocattoli, ecc. Su una scrivania invitano ad accumulare più cose. Ciò causa un accumulo di STUFF sulle / nelle scrivanie e rende ancora più difficile rispondere "ora dov'è il file XXXX?" o "dove ho messo la cucitrice?" tipi di domande. Questo non significa necessariamente lucido al 100%, ma significa evitare di avere pile di cose non correlate e obsolete che ingombrano lo spazio di lavoro e causano inefficienze nella ricerca di cose / ecc.

• Standardizzazione : considera il tempo necessario ai nuovi dipendenti o ai trasferimenti di dipendenti o ai visitatori per capire dove si trovano e come funzionano le cose. Se hai un file system completamente diverso elettronicamente rispetto a una struttura diversa nella stessa azienda (supponendo che tu abbia persino un sistema coerente per cominciare ...), chiunque trasferisca impiegherà molto tempo a cercare di capire come funziona. Chiedere a dipendenti regolari, ecc. Tutto questo è tempo totale sprecato - non si guadagna alcun valore nell'apprendere di nuovo un file system (questo è in effetti difficile realizzare veramente questo risparmio perché quasi tutte le aziende hanno file system completamente danneggiati, unità di rete, ecc). Lo stesso con i layout degli uffici e anche le responsabilità lavorative in una certa misura.

• Sostenere : niente di tutto questo è facile da implementare retroattivamente negli ambienti d'ufficio. Sfortunatamente, la maggior parte di queste inefficienze sono prese come parte del lavoro. Tuttavia, se lo stesso livello di inefficienza fosse mai consentito in un reparto di produzione, dove 5S è più comunemente implementato, le teste rotolerebbero e ci sarebbe una protesta significativa.

I punti salienti sono:

1. Il tempo stipendiato non viene mai considerato come il tempo delle 5S tradizionali (produzione, assistenza, ecc.)
2. Gli stessi principi possono essere applicati in modo assoluto in un ambiente d'ufficio

Solo perché sei stipendiato non significa che i 5 minuti che sprechi a cercare qualche file perché tu o la tua azienda non vi siete mai presi la briga di mettere insieme una struttura organizzativa coesa non sono tempo sprecato. È proprio come i dipendenti stipendiati, quelle inefficienze vengono prese ordini di grandezza meno seriamente rispetto ai dipendenti orari di produzione.

Penso che potrebbe avere senso se ci sono stazioni di lavoro condivise. Alcuni uffici potrebbero averli per gli appaltatori che sono in loco solo per un breve periodo o quando i reparti si stanno trasferendo e alcuni dipendenti devono essere seduti temporaneamente lì. Ricordo che una volta mi trovavo in un edificio IBM e avevano stazioni di lavoro comuni tutte configurate allo stesso modo per gli appaltatori IBM che trascorrevano il 90% del loro tempo presso la sede del loro cliente ma occasionalmente avrebbero avuto bisogno di una "base di casa" in questa struttura, e raramente per più pochi giorni. Se 5S viene seguito su queste workstation condivise, chiunque ne utilizzi una potrà utilizzarle tutte senza dover ritrovare la cucitrice, il telefono, i foglietti adesivi, ecc ... Avranno tutti la stessa sensazione familiare, non importa in quale piano si trova o in quale edificio si trova.

Se un ufficio ha postazioni di lavoro private, queste regole dovrebbero probabilmente essere applicate solo se l'utente principale vuole che lo facciano.

Le aree comuni, come le sale riunioni e le cucine, dovrebbero cercare di seguire queste regole quando applicabili. Ad esempio: abbiamo etichette sui cassetti delle cucine su ogni piano, la disposizione e lo stoccaggio di oggetti comuni (tè, caffè, zucchero, ecc ...) è il più coerente possibile (una o due cucine sono più strane a causa dell'architettura caratteristiche, come un pilastro al centro), e ogni utente della cucina dovrebbe aiutare a mantenerne lo stato. Alle nostre scrivanie personali, tutto è permesso!

Le 5S sono una pratica comunemente usata nella " produzione snella" e si applicano a celle di lavoro che eseguono funzioni altamente specificate ma limitate in grandi volumi.

Spostare letteralmente questi concetti al di fuori della fabbrica e negli uffici fisici dello sviluppatore sembra che possa essere problematico. In qualità di sviluppatore, [si spera] fai sempre cose diverse. Il tuo lavoro è più plastico di qualsiasi operazione di produzione.

Per dirla in un altro modo, è davvero importante se la cucitrice meccanica rossa si trova nel cassetto in alto a sinistra o dietro il monitor? Solo se il successo del tuo lavoro dipende dall'efficienza della pinzatura.

Certamente, tuttavia, si potrebbero applicare le 5 S all'ambiente software: struttura dei file, convenzioni del codice, procedure di distribuzione, ecc. i cubicoli fisici farebbero davvero incazzare le persone.

5S ha senso in un ambiente d'ufficio - se capisci qual è il vero scopo di 5S ... È uno strumento utilizzato per aiutare a eliminare / ridurre gli sprechi. Questo è tutto. Se provi ad applicarlo rigidamente a un ambiente d'ufficio, non funzionerà. Questo perché proviene da un ambiente di fabbrica e gli uffici sono ovviamente diversi!

Le 5S dovrebbero essere utilizzate per aiutare le persone a pensare a come organizzare le cose di cui hanno bisogno e il lavoro che svolgono. Se il tuo personale cerca costantemente tra armadi e armadi alla ricerca di lavoro o attrezzature e deve chiedere agli altri dove sono conservate le cose, è una grave perdita di tempo e può essere molto frustrante per le persone che, ammettiamolo, vogliono solo avanti con i loro lavori.

Con riferimento alle discussioni di Thomas Owens & Monica Cellio sulla parte di sistematizzazione / standardizzazione delle 5S, sono stato coinvolto nell'implementazione delle 5S in un ufficio e, dalla mia ricerca, è qui che la maggior parte delle persone sbaglia.

• L'intero team non è stato coinvolto nello smistamento, nella sistemazione e nella brillantezza dell'ufficio, quindi lo vedono come un lavoro ingrato quando abbiamo un audit. La parte sistemare / standardizzare è la più importante in quanto mantiene le prime 3S. Il sistema potrebbe essere che una volta alla settimana la squadra (su un sistema a rotazione) controlli che le cose di cui la sua squadra ha bisogno per la settimana siano disponibili, nei posti in cui dovrebbero essere. Ciò rende la manutenzione parte integrante delle 5S del team "come al solito" e garantisce inoltre che tutti siano responsabili di mantenere il proprio posto di lavoro pulito e ordinato e un posto migliore in cui lavorare.

La parte più importante per ottenere con successo l'implementazione delle 5S in un ufficio è coinvolgere il personale. La direzione può fare solo così tanto, ma il personale deve vedere i vantaggi ed essere coinvolto nella decisione dei sistemi che desidera utilizzare per aiutarli a organizzare il proprio ufficio.

A casa, può andare bene lasciare che le cose si complichino perché sai che il lunedì avrai un enorme rimedio. Se vivi in ​​un alloggio condiviso, questo potrebbe non funzionare così bene perché hai altre persone da considerare, e lasciare un'area come l'hai trovata diventa molto più importante. È lo stesso principio in un ambiente di lavoro condiviso. - Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto (e un sistema per mantenerlo) Semplici.

Non sono completamente d'accordo con l'idea. Quando faccio un lavoro creativo, questo è intrinsecamente disordinato e un requisito per mantenere tutto lucido non è solo ridicolo, è controproducente. File visivamente, posso sempre trovare qualcosa nella pila sulla mia scrivania ma se va in una cartella di file viene perso per sempre. È una perdita di tempo pulire per sempre quando potrei lavorare. Non tutti funzionano bene in condizioni ordinate. Li trovo fastidiosi e scomodi e non riesco a trovare ciò di cui ho bisogno.

5S ha senso per spazi / materiali / file di dati rilevanti per il lavoro. 5S non ha senso per i tocchi personali che aggiungo per mostrare la mia individualità. I miei tocchi personali non influenzano il lavoro di qualcun altro, né le prestazioni di qualcun altro. A meno che quelle persone non abbiano così poco da fare, concentrarsi sulle mie cose influisce sulla loro capacità di produrre lavoro. In tal caso, hanno bisogno di lavorare da qualche altra parte, dove queste piccole menti / capacità di attenzione minuscole sarebbero utili. Non mi importa delle loro cose. È ragionevole aspettarsi che tengano il naso fuori dalle mie cose. Come dice il professionista 5S sopra sul risparmio di 5 minuti in officina rispetto al risparmio di 5 minuti in ufficio ... risparmia un paio d'ore al mese di persone stipendiate altamente pagate dal camminare per l'ufficio, guardando ogni lungo termine cubicolo, dando giudizi inutili sulle cose di altre persone.

Questo è esattamente ciò che accade nel mio ufficio, ed è il più evidente spreco di denaro ed energia. Inoltre, faccio commenti sulla 5S, che è, come afferma il professionista 5D sopra, in realtà solo 3S. Sort Straighten Shine è tutto ciò che deve essere fatto. Gli altri due sono superflui.
Nella mia mente, l'intero concetto è un grande da fare per nulla. Chiunque abbia uno scarto di valore lo fa senza che gli venga detto. È un effetto naturale di una corretta mentalità, educazione, maturazione e crescita delle risorse. È ciò che viene fatto come naturale estensione del lavoro in un ambiente sano, con una gestione solidale e un lavoro di squadra.

Per favore, non vedo l'ora dei prossimi 10.000 acronimi fantasiosi, abbreviazioni, idee tutt'altro che nuove che in realtà si riducono a: Fai il tuo lavoro, fallo in modo efficiente. Non sprecare tempo, denaro o energia o il tempo, il denaro o l'energia di qualcun altro per farlo. E smettila di cercare di evitare il lavoro. Per l'amor di Dio, sei un professionista. Perché hai bisogno di andare a un altro dannato seminario per spiegare come fare quello che sai che dovresti fare?
Sarò così felice quando sarò troppo senile per rendermi conto di cosa stanno effettivamente facendo queste macchine di parole d'ordine, ancora e ancora e ancora e ancora e ancora, fino alla nausea, per convincere le aziende a separarsi dai loro soldi. Parliamo di un evidente risparmio !!

Troy Bushong

In un ambiente d'ufficio non andrei a questi estremi nello spazio fisico, ma principalmente negli spazi virtuali:

• sistemi di gestione dei documenti e wiki
• condivisi le unità e le cartelle di rete devono essere tutte etichettate in modo appropriato
• configurazioni del computer Non corrispondono perfettamente ma sono vicine in molti ambienti aziendali per motivi di supporto.

In ufficio, le aree comuni dovrebbero avere uno standard più elevato. La pulizia e il mantenimento delle cose al loro posto sono i problemi maggiori.