Domanda:
5S ha senso in un ambiente d'ufficio?
Thomas Owens
2012-04-12 16:52:48 UTC
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5S è una metodologia per l'organizzazione di un luogo di lavoro incentrata su 5 concetti:

  • Ordinamento: elimina tutti gli strumenti, le parti e le istruzioni non necessari. Tutto ciò che non è necessario per il lavoro corrente deve essere conservato in un'area designata o scartato.
  • Stabilizzazione / raddrizzamento: tutto dovrebbe avere un posto. La posizione di ogni articolo dovrebbe essere chiaramente etichettata. La maggior parte delle apparecchiature utilizzate dovrebbe essere più accessibile. L'attrezzatura deve essere tenuta vicino a dove viene utilizzata.
  • Spazzare / brillare: mantenere lo spazio di lavoro e l'attrezzatura puliti, ordinati e organizzati. La pulizia dovrebbe avvenire su base regolare (giornaliera), se non più frequentemente in un approccio "Clean as you go".
  • Standardizzazione: tutte le postazioni di lavoro per un particolare lavoro dovrebbero essere identiche. Tutti i dipendenti che svolgono lo stesso lavoro dovrebbero essere in grado di lavorare in qualsiasi stazione con gli stessi compiti che si trovano nella posizione più piccola in ogni stazione.
  • Sostegno: focus principale sulle precedenti 4 S.

Per me, tutto ciò ha senso negli spazi di lavoro condivisi: i laboratori sono un buon esempio. In un laboratorio, potresti avere più persone che utilizzano la stessa area di lavoro in momenti diversi. Le persone potrebbero anche utilizzare diversi spazi di lavoro durante il giorno, a seconda dell'attività. Tutte e 5 le S hanno senso qui, per rendere più facile per le persone utilizzare in modo efficace questi spazi.

Tuttavia, non mi aspetto che nessun altro utilizzi il mio cubo o il mio ufficio finché ce l'ho . Le prime tre S hanno un senso, in una certa misura. Penso che etichettare tutto potrebbe essere un po 'eccessivo e Shining potrebbe non essere un grosso problema in un ufficio come in un laboratorio.

L'applicazione di una politica 5S completa ha senso in un ufficio? Esistono variazioni su 5S che hanno più senso in ufficio?

5S suona benissimo per persone completamente "intercambiabili" (ad es. Catena di montaggio in fabbrica), ma cosa succede quando uno dei tuoi impiegati d'ufficio ha bisogno di una sedia diversa per il suo mal di schiena, un altro ha bisogno di una risoluzione diversa sul monitor per vedere e un terzo è lasciato -handed e ha bisogno di invertire tutto?
@MonicaCellio Questo è davvero quello che sto arrivando. In un ufficio, ordinare e risplendere ha senso. Anche la raddrizzatura ha senso (sebbene, personalmente, l'etichettatura non sia così cruciale come lo è in un laboratorio o in un ambiente di produzione). Tuttavia la standardizzazione sembra essere il punto in cui si rompe.
Non sono così sicuro di ordinare e raddrizzare come descritto qui. La maggior parte dei giorni lavoro su diverse cose in parallelo, ad es. mentre aspetto che la build finisca, posso aggiornare questo documento o leggere quel materiale di base, ecc. L'idea che dovrei avere solo le cose di cui ho bisogno * in questo momento * sembra un impedimento. Ha assolutamente senso se il tuo lavoro è "assemblare quella parte tutto il giorno".
@MonicaCellio Dipende da come si definisce "lavoro attuale". Lo definirei come "i progetti a cui stai lavorando oggi". Quindi metterei quei raccoglitori su un progetto annullato in un cestino separato o addirittura li distruggerei, ma terrei le cose sul lavoro attuale e potenziale futuro sui miei scaffali.
Tutto questo mi ricorda gli "spazi di lavoro senza scrivania" che alcune aziende come UBS hanno recentemente iniziato a sperimentare. Quando hai un ufficio in cui circa il 50% del personale è fuori sede in un dato momento, stai sprecando spazio se ognuno ha la propria scrivania assegnata. Se le scrivanie possono essere de-personalizzate e standardizzate in modo che chiunque possa utilizzare qualsiasi scrivania, è possibile utilizzare molto meno spazio (ad esempio, il 50% in meno di scrivanie). Ecco un buon podcast di Tom Ashbrook che copre questo in dettaglio: http://onpoint.wbur.org/2012/04/18/to-build-a-better-workspace
Un laboratorio non è sicuro di essere d'accordo con il fatto che i laboratori tendono a fare molte cose una tantum: i laboratori tendono ad essere organizzati in modo caotico Le cose individuali possono essere molto strutturate, ad esempio il modo in cui immagazzini le tue sorgenti di radiazioni. tecniche per un ruolo per il quale non è appropriato.
La pulizia ha senso. Il riposo? Niente affatto in un ufficio.
Così a lungo senza una risposta accettata? Perché?
@DeerHunter Non sono obbligato ad accettare una risposta e non intendo farlo su questa domanda. Ci sono molte buone risposte, tutte utili che hanno ricevuto un voto positivo da parte mia. Ma nessuno merita di essere accettato rispetto agli altri, secondo me, in quanto ciascuno è utile a modo suo.
Otto risposte:
#1
+32
Jim In Texas
2012-05-02 07:08:15 UTC
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Prima di diventare uno sviluppatore di software ho lavorato nel settore dell'aviazione. Le regole del tipo 5 sono d'oro per qualsiasi organizzazione di produzione o manutenzione di aviazione. Mantenere ogni strumento e parte esattamente al posto giusto non è solo per l'aspetto, è un modo di vivere o di morire.

Ho quasi perso un amico quando una chiave inglese lasciata in un aereo ha causato un incidente al decollo. Ecco perché ogni strumento deve essere controllato e tenuto in considerazione in ogni momento.

La manutenzione degli aeromobili viene solitamente eseguita a turni. È una questione di vita o di morte che ogni turno in arrivo non abbia dubbi sullo stato del lavoro lasciato dal turno precedente. Se si prendono scorciatoie tra i turni, è molto probabile che le persone possano morire.

La creatività è necessaria nel processo di progettazione, ma non nella manutenzione o nella produzione in linea.

L'unica cosa che non vuoi nelle officine di produzione e manutenzione è la creatività. Tutto deve essere standardizzato, devono essere seguite procedure attentamente progettate, le regole devono essere applicate rigorosamente. L'autorità deve essere rispettata. O le persone muoiono.

Lo sviluppo del software non è così. Le regole che sono molto appropriate nelle organizzazioni di produzione o manutenzione non sono appropriate nelle organizzazioni di sviluppo software in cui la creatività individuale, il pensiero fuori dagli schemi e la sperimentazione sono le chiavi del successo. Nessuno muore se il mio monitor e il mio desktop sono diversi da quelli di un altro sviluppatore. Se l'altro sviluppatore e io siamo costretti a usare un qualche tipo di "standard" dettato dall'autorità, entrambi perderemo produttività.

I tentativi di far rispettare il regime di fabbrica suggerito da questa domanda allontaneranno tutti i migliori sviluppatori di software e porteranno solo a prodotti software mediocri.

Questo sistema 5S è una ricetta per il disastro se imposto a un team di sviluppo software.

"Questo sistema 5S è una ricetta per il disastro se imposto a un team di sviluppo software". Oh sì, sembra davvero orribile! Voglio il mio posto di lavoro come sono abituato, non come uno "standard" dice che dovrebbe essere
@Fredrik - per lo spazio fisico sono d'accordo, ma per quanto riguarda gli ambienti di lavoro reali nello sviluppo di software come: IDE, controllo della versione, cartelle di file, ecc.? Non dovrebbero essere puliti, mantenuti e avere una certa consistenza?
@JeffO Costringere le persone a usare un IDE specifico puzza solo di fascismo. Lascia che le persone scelgano i loro strumenti fintanto che sono produttivi.
@JeffO Il controllo della versione sarà generalmente dettato in quanto si tratta di una risorsa condivisa e di un IDE poiché molti linguaggi o binari compilati sono legati a uno specifico IDE / Toolchain (C ++ Run Time per esempio).
@JeffO sciocchezze. Ognuno dovrebbe scegliere i suoi strumenti preferiti, in modo da essere il più confortevole e produttivo possibile.
@Lohoris se puoi essere più produttivo in un modo che non è dannoso per il team o il progetto, più potere per te, ma nessuno vuole sentire le tue scuse quando il tuo sistema si blocca. Sei da solo.
#2
+8
enderland
2012-12-21 04:15:54 UTC
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Sì, tuttavia l'implementazione è diversa. Un fenomeno interessante nel lavoro salariato (e persino negli appaltatori che svolgono un lavoro simile a quello stipendiato) è che sebbene il tuo tempo sia spesso più prezioso dei dipendenti orari, non viene quasi mai misurato nello stesso modo.

Ciò significa praticamente che mentre in molte aziende è possibile giustificare molti cambiamenti di processo per risparmiare 5 minuti al giorno del tempo di ogni lavoratore in linea di assemblaggio, provare a fare un argomento simile per risparmiare 5 minuti di tempo di un lavoratore salariato è quasi sempre più difficile.

Alcuni esempi specifici più rilevanti per il lavoro d'ufficio:

  • Ordinamento : quante ore sono sprecate cercando di monitorare file in giù in cartelle di rete che sono etichettati male o altrimenti non ordinati? Che ne dici di cercare informazioni sui siti intranet? La mancanza di un'adeguata organizzazione delle informazioni a livello elettronico è un'ENORME fonte di spreco per la maggior parte delle aziende e aumenta in modo esponenziale con le dimensioni e la durata dell'azienda.

  • Stabilizzazione / raddrizzamento : Qualcun altro ha menzionato una cucitrice. Quanto tempo viene sprecato alla ricerca di provviste? Dove trovi la fotocamera digitale del reparto? Che ne dici di forniture sostitutive? E se dovessi chiedere aiuto a qualcun altro, ora che hai impostato due persone in cerca? Che ne dici di attraversare l'ufficio per ritirare le cose che hai stampato 10 volte al giorno?

  • Spazzare / Brillare : è difficile realizzare i due precedenti con qualsiasi oggetto fisico senza tenere le cose pulite. Pile di carte, rapporti, parti, giocattoli, ecc. Su una scrivania invitano ad accumulare più cose. Ciò causa un accumulo di STUFF sulle / nelle scrivanie e rende ancora più difficile rispondere "ora dov'è il file XXXX?" o "dove ho messo la cucitrice?" tipi di domande. Questo non significa necessariamente lucido al 100%, ma significa evitare di avere pile di cose non correlate e obsolete che ingombrano lo spazio di lavoro e causano inefficienze nella ricerca di cose / ecc.

  • Standardizzazione : considera il tempo necessario ai nuovi dipendenti o ai trasferimenti di dipendenti o ai visitatori per capire dove si trovano e come funzionano le cose. Se hai un file system completamente diverso elettronicamente rispetto a una struttura diversa nella stessa azienda (supponendo che tu abbia persino un sistema coerente per cominciare ...), chiunque trasferisca impiegherà molto tempo a cercare di capire come funziona. Chiedere a dipendenti regolari, ecc. Tutto questo è tempo totale sprecato - non si guadagna alcun valore nell'apprendere di nuovo un file system (questo è in effetti difficile realizzare veramente questo risparmio perché quasi tutte le aziende hanno file system completamente danneggiati, unità di rete, ecc). Lo stesso con i layout degli uffici e anche le responsabilità lavorative in una certa misura.

  • Sostenere : niente di tutto questo è facile da implementare retroattivamente negli ambienti d'ufficio. Sfortunatamente, la maggior parte di queste inefficienze sono prese come parte del lavoro. Tuttavia, se lo stesso livello di inefficienza fosse mai consentito in un reparto di produzione, dove 5S è più comunemente implementato, le teste rotolerebbero e ci sarebbe una protesta significativa.

I punti salienti sono:

  1. Il tempo stipendiato non viene mai considerato come il tempo delle 5S tradizionali (produzione, assistenza, ecc.)
  2. Gli stessi principi possono essere applicati in modo assoluto in un ambiente d'ufficio

Solo perché sei stipendiato non significa che i 5 minuti che sprechi a cercare qualche file perché tu o la tua azienda non vi siete mai presi la briga di mettere insieme una struttura organizzativa coesa non sono tempo sprecato. È proprio come i dipendenti stipendiati, quelle inefficienze vengono prese ordini di grandezza meno seriamente rispetto ai dipendenti orari di produzione.

#3
+6
FrustratedWithFormsDesigner
2012-04-12 19:09:39 UTC
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Penso che potrebbe avere senso se ci sono stazioni di lavoro condivise. Alcuni uffici potrebbero averli per gli appaltatori che sono in loco solo per un breve periodo o quando i reparti si stanno trasferendo e alcuni dipendenti devono essere seduti temporaneamente lì. Ricordo che una volta mi trovavo in un edificio IBM e avevano stazioni di lavoro comuni tutte configurate allo stesso modo per gli appaltatori IBM che trascorrevano il 90% del loro tempo presso la sede del loro cliente ma occasionalmente avrebbero avuto bisogno di una "base di casa" in questa struttura, e raramente per più pochi giorni. Se 5S viene seguito su queste workstation condivise, chiunque ne utilizzi una potrà utilizzarle tutte senza dover ritrovare la cucitrice, il telefono, i foglietti adesivi, ecc ... Avranno tutti la stessa sensazione familiare, non importa in quale piano si trova o in quale edificio si trova.

Se un ufficio ha postazioni di lavoro private, queste regole dovrebbero probabilmente essere applicate solo se l'utente principale vuole che lo facciano.

Le aree comuni, come le sale riunioni e le cucine, dovrebbero cercare di seguire queste regole quando applicabili. Ad esempio: abbiamo etichette sui cassetti delle cucine su ogni piano, la disposizione e lo stoccaggio di oggetti comuni (tè, caffè, zucchero, ecc ...) è il più coerente possibile (una o due cucine sono più strane a causa dell'architettura caratteristiche, come un pilastro al centro), e ogni utente della cucina dovrebbe aiutare a mantenerne lo stato. Alle nostre scrivanie personali, tutto è permesso!

Infatti. Anche in quelle che erano considerate workstation "assegnate in modo permanente" nella nostra sede IBM, ci veniva richiesto di mantenere la scrivania della workstation libera anche da materiale non sensibile e non era consentita alcuna personalizzazione dell'area di lavoro.
@Adrian: Davvero? Wow. Capisco la parte relativa ai materiali sensibili, ma nessuna personalizzazione? Perché avevano quella politica sulle postazioni di lavoro "permanenti" o non erano davvero così permanenti? Sembra quasi dilbertiano.
Sì, penso che il piano fosse che non fossero davvero così permanenti, considerando che la sede era principalmente un luogo in cui i team di acquisizione dovevano essere spostati mentre erano ancora nella fase di integrazione di 36 mesi prima che il personale rimanente finisse per lavorare presso casa.
#4
+4
Angelo
2012-04-30 22:51:34 UTC
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Le 5S sono una pratica comunemente usata nella " produzione snella" e si applicano a celle di lavoro che eseguono funzioni altamente specificate ma limitate in grandi volumi.

Spostare letteralmente questi concetti al di fuori della fabbrica e negli uffici fisici dello sviluppatore sembra che possa essere problematico. In qualità di sviluppatore, [si spera] fai sempre cose diverse. Il tuo lavoro è più plastico di qualsiasi operazione di produzione.

Per dirla in un altro modo, è davvero importante se la cucitrice meccanica rossa si trova nel cassetto in alto a sinistra o dietro il monitor? Solo se il successo del tuo lavoro dipende dall'efficienza della pinzatura.

Certamente, tuttavia, si potrebbero applicare le 5 S all'ambiente software: struttura dei file, convenzioni del codice, procedure di distribuzione, ecc. i cubicoli fisici farebbero davvero incazzare le persone.

#5
+3
Sarah
2012-12-20 21:58:18 UTC
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5S ha senso in un ambiente d'ufficio - se capisci qual è il vero scopo di 5S ... È uno strumento utilizzato per aiutare a eliminare / ridurre gli sprechi. Questo è tutto. Se provi ad applicarlo rigidamente a un ambiente d'ufficio, non funzionerà. Questo perché proviene da un ambiente di fabbrica e gli uffici sono ovviamente diversi!

Le 5S dovrebbero essere utilizzate per aiutare le persone a pensare a come organizzare le cose di cui hanno bisogno e il lavoro che svolgono. Se il tuo personale cerca costantemente tra armadi e armadi alla ricerca di lavoro o attrezzature e deve chiedere agli altri dove sono conservate le cose, è una grave perdita di tempo e può essere molto frustrante per le persone che, ammettiamolo, vogliono solo avanti con i loro lavori.

Con riferimento alle discussioni di Thomas Owens & Monica Cellio sulla parte di sistematizzazione / standardizzazione delle 5S, sono stato coinvolto nell'implementazione delle 5S in un ufficio e, dalla mia ricerca, è qui che la maggior parte delle persone sbaglia.

  • L'intero team non è stato coinvolto nello smistamento, nella sistemazione e nella brillantezza dell'ufficio, quindi lo vedono come un lavoro ingrato quando abbiamo un audit. La parte sistemare / standardizzare è la più importante in quanto mantiene le prime 3S. Il sistema potrebbe essere che una volta alla settimana la squadra (su un sistema a rotazione) controlli che le cose di cui la sua squadra ha bisogno per la settimana siano disponibili, nei posti in cui dovrebbero essere. Ciò rende la manutenzione parte integrante delle 5S del team "come al solito" e garantisce inoltre che tutti siano responsabili di mantenere il proprio posto di lavoro pulito e ordinato e un posto migliore in cui lavorare.

La parte più importante per ottenere con successo l'implementazione delle 5S in un ufficio è coinvolgere il personale. La direzione può fare solo così tanto, ma il personale deve vedere i vantaggi ed essere coinvolto nella decisione dei sistemi che desidera utilizzare per aiutarli a organizzare il proprio ufficio.

A casa, può andare bene lasciare che le cose si complichino perché sai che il lunedì avrai un enorme rimedio. Se vivi in ​​un alloggio condiviso, questo potrebbe non funzionare così bene perché hai altre persone da considerare, e lasciare un'area come l'hai trovata diventa molto più importante. È lo stesso principio in un ambiente di lavoro condiviso. - Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto (e un sistema per mantenerlo) Semplici.

Il problema è che spesso viene implementato non per ridurre gli sprechi ma per disumanizzare la forza lavoro, farla apparire come pezzi di macchinari identici e mutuamente scambiabili. Per consentire all'organizzazione di scambiare più facilmente un pezzo di carne umana con un altro pezzo di carne umana. In effetti è l'essere umano che è soggetto alle 5S, la standardizzazione, non il suo ambiente di lavoro. E questo è dannoso.
#6
+1
HLGEM
2012-04-12 18:32:00 UTC
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Non sono completamente d'accordo con l'idea. Quando faccio un lavoro creativo, questo è intrinsecamente disordinato e un requisito per mantenere tutto lucido non è solo ridicolo, è controproducente. File visivamente, posso sempre trovare qualcosa nella pila sulla mia scrivania ma se va in una cartella di file viene perso per sempre. È una perdita di tempo pulire per sempre quando potrei lavorare. Non tutti funzionano bene in condizioni ordinate. Li trovo fastidiosi e scomodi e non riesco a trovare ciò di cui ho bisogno.

La tua risposta è basata sul tuo aneddoto e sulla minaccia di smettere. Non ci sono contenuti reali qui che ci si può ragionevolmente aspettare che siano utili per gli utenti futuri. Ammetto che hai punti validi contro di esso e se la risposta fosse pulita ed espressa in questo modo, invertirei.
@HGLEM - Un suggerimento è parlare di più del * tuo * ambiente di lavoro. Cosa rende 5s una cattiva politica nella tua situazione? È una scelta personale o dipende dal tipo di lavoro che svolgi? Gli altri "creativi" si sentirebbero allo stesso modo se lavorassero nel tuo ufficio? Come bilanciare la politica dei 5 anni con le persone che hanno la propria routine? Spero che queste idee aiutino.
#7
+1
Troy Bushong
2013-08-12 23:58:44 UTC
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5S ha senso per spazi / materiali / file di dati rilevanti per il lavoro. 5S non ha senso per i tocchi personali che aggiungo per mostrare la mia individualità. I miei tocchi personali non influenzano il lavoro di qualcun altro, né le prestazioni di qualcun altro. A meno che quelle persone non abbiano così poco da fare, concentrarsi sulle mie cose influisce sulla loro capacità di produrre lavoro. In tal caso, hanno bisogno di lavorare da qualche altra parte, dove queste piccole menti / capacità di attenzione minuscole sarebbero utili. Non mi importa delle loro cose. È ragionevole aspettarsi che tengano il naso fuori dalle mie cose. Come dice il professionista 5S sopra sul risparmio di 5 minuti in officina rispetto al risparmio di 5 minuti in ufficio ... risparmia un paio d'ore al mese di persone stipendiate altamente pagate dal camminare per l'ufficio, guardando ogni lungo termine cubicolo, dando giudizi inutili sulle cose di altre persone.

Questo è esattamente ciò che accade nel mio ufficio, ed è il più evidente spreco di denaro ed energia. Inoltre, faccio commenti sulla 5S, che è, come afferma il professionista 5D sopra, in realtà solo 3S. Sort Straighten Shine è tutto ciò che deve essere fatto. Gli altri due sono superflui.
Nella mia mente, l'intero concetto è un grande da fare per nulla. Chiunque abbia uno scarto di valore lo fa senza che gli venga detto. È un effetto naturale di una corretta mentalità, educazione, maturazione e crescita delle risorse. È ciò che viene fatto come naturale estensione del lavoro in un ambiente sano, con una gestione solidale e un lavoro di squadra.

Per favore, non vedo l'ora dei prossimi 10.000 acronimi fantasiosi, abbreviazioni, idee tutt'altro che nuove che in realtà si riducono a: Fai il tuo lavoro, fallo in modo efficiente. Non sprecare tempo, denaro o energia o il tempo, il denaro o l'energia di qualcun altro per farlo. E smettila di cercare di evitare il lavoro. Per l'amor di Dio, sei un professionista. Perché hai bisogno di andare a un altro dannato seminario per spiegare come fare quello che sai che dovresti fare?
Sarò così felice quando sarò troppo senile per rendermi conto di cosa stanno effettivamente facendo queste macchine di parole d'ordine, ancora e ancora e ancora e ancora e ancora, fino alla nausea, per convincere le aziende a separarsi dai loro soldi. Parliamo di un evidente risparmio !!

Troy Bushong

#8
+1
user8365
2013-08-13 18:17:53 UTC
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In un ambiente d'ufficio non andrei a questi estremi nello spazio fisico, ma principalmente negli spazi virtuali:

  • sistemi di gestione dei documenti e wiki
  • condivisi le unità e le cartelle di rete devono essere tutte etichettate in modo appropriato
  • configurazioni del computer Non corrispondono perfettamente ma sono vicine in molti ambienti aziendali per motivi di supporto.

In ufficio, le aree comuni dovrebbero avere uno standard più elevato. La pulizia e il mantenimento delle cose al loro posto sono i problemi maggiori.

Esattamente! Le regole si applicano, solo nel mondo virtuale IT anziché fisico, ad es. Tengo tutti i miei documenti su Dropbox, tutto il codice in GitHub, ecc. Inoltre tengo i miei "dotfiles" su GitHub in modo da poter configurare una nuova macchina con le mie preferenze, alias, ecc.


Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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