La prima cosa da ricordare è concentrarsi sui comportamenti, non sulle persone. Il problema non è che il manager dell'altro team sta partecipando alla tua riunione, ma il loro comportamento quando sono presenti.

Con questo in mente, se una riunione viene interrotta da qualcuno, è ugualmente colpa della persona che presiede la riunione . Il presidente dovrebbe educatamente ma con fermezza mantenere la riunione in pista e sull'argomento - in questo caso, significa limitare le domande che non sono appropriate per il pubblico previsto della riunione (i team tecnici). Potrebbe essere utile offrire una sessione separata meno tecnica con il manager dell'altro team in modo che anche loro possano comprendere cosa sta facendo il tuo team.

Ci sono alternative che dovremmo considerare?

Vedo un'alternativa ovvia: parla con il manager. Chiedigli se desidera organizzare una riunione separata (con un pubblico più ristretto) per affrontare le preoccupazioni che solleva durante la riunione del tuo team, in modo da consentirti di mantenere la riunione concentrata sull'agenda.

A seconda di come è strutturata l'organizzazione, questa può essere una situazione difficile perché il manager è in una posizione di potere. In alcune aziende (ad esempio Google, da quello che ho letto) è normale che le persone ai livelli inferiori dell'organizzazione si oppongano duramente alla gestione. Se ti trovi in ​​un'azienda con una struttura di potere stratificata più tradizionale, probabilmente non è l'opzione migliore per sfidare direttamente il manager.

Se questo è un problema e sembra che lo sia, probabilmente dovrai ottenere aiuto per il tuo manager. Spiega la situazione e convincili che sta portando a problemi con le prestazioni del loro team, ovvero la tua capacità di fornire. Se il tuo manager è un pari o un senior del manager in questione, può risolvere il problema. In caso contrario, dovranno cercare assistenza nella catena della leadership.

Il tuo manager potrebbe sapere cosa fare immediatamente. In caso contrario, suggerire loro di partecipare alla riunione e assicurarsi che l'ordine del giorno sia seguito. Ciò dovrebbe impedire all'altro manager di monopolizzare la riunione.

Presumo che partecipi perché vuole / ha bisogno di qualcosa da quella riunione? Che ne dici di fare un incontro in due parti in cui i primi 30-60 minuti non sono tecnici e i successivi 30-60 minuti (o comunque lunghi) sono puramente tecnici e vengono comunicati senza mezzi termini ai non tecnici manager. Eventualmente annunciarlo durante l'incontro, es. "Questo conclude la nostra parte generale, e ora continueremo con la parte tecnica. Mr Manager non è richiesto ma può ascoltare se vuole."

Inizierei stabilendo una dichiarazione di intenti, un ordine del giorno e un pubblico adeguati per la riunione, in cui chiarisci che si tratta di una riunione tecnica per discutere i dettagli tecnici tra il personale tecnico che sta facendo queste cose tecniche.

Questo, si spera, renderà chiaro a questo manager non tecnico che l'incontro non è destinato a lui e che non ne ricaverà nulla, incoraggiandolo a non partecipare. Meno conflittuale che avvicinarsi direttamente a lui e chiedergli di non partecipare, e se lo fa comunque, è più facile soffocare le sue interruzioni indicando l'agenda / scopo della riunione e suggerendo che dovrebbe programmare un incontro meno tecnico con il suo team per andare oltre le sue preoccupazioni e le sue domande.

Se questo non aiuta la situazione, puoi passare ad approcci più diretti o conflittuali, ma ho ottenuto un sacco di chilometri da questo approccio più morbido - la maggior parte delle volte , le persone non tecniche sono felici di non partecipare a riunioni altamente tecniche pubblicizzate come tali.

È abbastanza ovvio che il collega che ha inoltrato la richiesta di riunione è un ficcanaso e il suo manager è un ficcanaso politico PHB che è semplicemente interessato a sembrare coinvolto. Non vuoi che nessuno dei due partecipi a una riunione che speri possa essere produttivo, quindi disinvitali entrambi, quindi dì al fannullone che spetta a lui spiegare al suo manager che i loro inviti sono stati revocati perché sentivi che non stavano contribuendo a l'argomento dell'incontro.

Il risultato sarà che o il muso bruno si fa crescere una spina dorsale e dice al suo manager perché sono stati disinvitati (qualcosa con cui il manager non può discutere: è tuo riunione e le tue regole); oppure cerca di risolvere il problema sostenendo che non lo sa - nel qual caso il suo manager viene da te, e tu lo devi solo deviare dal suo subordinato. Alla fine il manager crederà (correttamente) che il frullatore non gli sta dicendo la verità, quindi la fiducia tra loro ne risentirà e il naso del frullatore dovrebbe diventare meno marrone di conseguenza.