Se sei invitato alla riunione, dovresti essere professionale e non tacere se sei l'unico rappresentante della tua azienda. Se i tuoi colleghi non sono professionali, ciò si rifletterà male su di loro a lungo termine. Concentrati su come puoi rendere l'azienda (e te) bella e professionale.
Detto questo, quando mi trovo in questa situazione intratterrò il cliente. Dovresti fare lo stesso se ti senti a tuo agio con questo approccio.
Non concentrarti sul lato negativo della situazione. Se fai commenti negativi sui tuoi colleghi, hai un brutto aspetto. Se il cliente lascia la chiamata sentendosi abbandonato, la tua azienda ha un brutto aspetto. Se non dici molto finché non ti offri di riprogrammare, hai un brutto aspetto. Se il tuo cliente ricorda solo cose negative, la tua azienda ha un brutto aspetto.
Ma se coinvolgi il cliente, ricorda che mentre aspetti i tuoi colleghi, puoi parlare di "cose" per passare il volta, riduce la loro attenzione sull'assenza dei tuoi colleghi. Chiedi come sta andando la loro giornata. Informati se hanno altre preoccupazioni che non sono al centro della riunione, prendi appunti e passali a coloro che nella tua azienda possono aiutarti. Chiedi com'è il tempo dove sono. Chiedi se gli piace lo sport o la cucina. Chiedi loro se conoscono delle buone barzellette!
Questa probabilmente non è la prima volta che un incontro non è andato come previsto per il tuo cliente. Non sarà l'ultima volta. Ma coinvolgerli e fare una buona impressione su di loro non solo aiuta la tua attività ad avere un bell'aspetto, ma ti aiuta ad avere un bell'aspetto per la tua attività. Il cliente si ricorderà di te, altrimenti dimenticherà più facilmente il problema dell'incontro. Ogni volta che sei fidanzato con un cliente, è un'opportunità per venderlo alla tua azienda. È meglio non sprecare questa opportunità quando ti viene data, se sei in grado di approfittarne.
L'ho imparato da una situazione simile che ho avuto all'inizio della mia vita professionale. Ero il supporto tecnico alle vendite e mi sono presentato a una riunione con un cliente in cui avevano 20 rappresentanti nella riunione e il mio addetto alle vendite era "in ritardo". La stanza era piccola e calda, e mi sono impegnato in chiacchiere per intrattenerli finché non abbiamo aspettato ... con mio grande stupore, è entrato e dopo una "presentazione" di 5 minuti alla nostra azienda e senza alcun preavviso per me, ha detto, "Scommetto che hai molte domande tecniche, quindi ti lascio al nostro addetto alle vendite tecniche". Ed è uscito dalla stanza! Non è tornato per 45 minuti. Allora cosa ho fatto? Ho detto loro che ero il supporto alle vendite, non le vendite. Ho semplicemente detto: "se avete domande, chiedetemelo e farò del mio meglio". Sono stato picchiato da domande per tutti i 45 minuti. Non avevo tutte le risposte ma ho annotato quelle che non conoscevo e ho promesso di trovare le risposte. Quando l'addetto alle vendite finalmente è tornato, l'hanno cacciato via per poter continuare a farmi domande. Ero esausto e infastidito, ma ho agito in modo professionale. Dopo che sono tornato e il cliente è stato entusiasta della mia prestazione, ho ricevuto un aumento e una promozione. Quella era una situazione estrema e da essa ho imparato come gestire le chiamate in cui ero "supporto" e "l'evento principale" non si presentava nemmeno.
Come nota di cautela, se percepisci il cliente non sta rispondendo bene al tuo "intrattenimento" o senti che l'imbarazzo dell'assenza dei tuoi colleghi sta crescendo, quindi prova a suggerire con garbo di riprogrammare per rispetto del loro tempo. Mantieni l'attenzione sui loro bisogni e desideri. Sei rispettoso verso di loro per una situazione sfortunata fuori dal tuo controllo: quella preoccupazione e il rispetto genuini, senza dubbio, faranno sembrare te e la tua azienda buoni.
Altre risposte includono parlare con il tuo capo del problema: è consigliabile, ma la tua domanda riguarda come gestire la chiamata, non come affrontare il comportamento non professionale dei tuoi colleghi. Per me, "come gestire i colleghi non professionali" è una domanda diversa.
Non perdere tempo in ciò che "avrebbe potuto essere" o "avrebbe dovuto essere": sfrutta al meglio il tempo che hai. E cerca di divertirti lungo la strada! Buona fortuna!