Quello che ho scoperto è che aiuta avere un piano d'attacco. In questo caso, ho bisogno di più risorse. È molto più appetibile sentire "Non funziona, avrò bisogno di X, Y e Z per farlo funzionare. Può essere organizzato?" di "Questo non funziona, mi dispiace, non si sta facendo."

Aiuta anche a ricordare che ha bisogno di sentirlo per fare il suo lavoro; non si tratta di rovinargli la giornata, quanto di avvisarlo di qualcosa che il suo lavoro è in parte da sistemare. In questo senso, non è diverso da un avviso che dice che il server è inattivo: mentre fa schifo che il server è inattivo, è meglio saperlo in modo che possa essere riparato piuttosto che ascoltarlo da un cliente in seguito.

Suggerirei che molto dipende dalla situazione e da cosa stai cercando dal tuo capo.

La cosa fondamentale per me nel presentare cattive notizie è essere preparato e calmo. Devi :

• indicare loro l'ambito e la portata del problema; ciò che è interessato e l'impatto

• hanno compreso la causa principale del problema ed essere in grado di spiegarlo

• accettare la responsabilità per eventuali errori da parte vostra

• accettare la responsabilità per eventuali errori da parte di chiunque abbia delegato il lavoro a

• coinvolgi il manager il prima possibile, invece di tendere loro un'imboscata

Se ci sono implicazioni finanziarie, è anche importante sapere se queste rientrano nella tua "autorità delegata" per firmare, all'interno del tuo manager, o andare oltre.

È molto importante mantenere la situazione di alto livello, concentrata sul quadro generale e calma. È anche molto importante non lasciarsi trascinare in un vortice di "tempesta": c'è tempo per aggiornare le procedure e il personale di gestione delle prestazioni dopo che l '"evento" è passato.

Il prossimo problema chiave è che cos'è devi ottenerlo dal tuo manager :

• perdono? (Questo è più importante di quanto potresti pensare, in molti casi)

• approvazione di un piano d'azione che hai già sviluppato?

• feedback su un piano d'azione che avete messo in atto?

• azione da parte loro, con stakeholder interni o esterni?

• consigli su cosa fare?

• pieno coinvolgimento e gestione della situazione?

Sii molto chiaro su cosa è necessario che il manager faccia per te, tuttavia puoi aspettarti che siano frustrati se si tratta di un incidente ripetuto e la causa principale è la stessa. Potrebbero anche volere un livello di coinvolgimento più elevato di quello che suggerisci.

A torto oa ragione, le persone tendono a essere giudicate in base a come gestiscono una crisi di qualche tipo, anche in situazioni in cui una buona pianificazione avrebbe potuto evitare una crisi in primo luogo.

Infine, anche se non suggerirei mai di provare a dare un "giro positivo" a una situazione quando si segnala un problema, in molti casi "cattive notizie" di qualche tipo possono creare un'opportunità che può essere trasformata a vantaggio dell'organizzazione. Dimentichiamo tutti ogni volta che l'hotel non ha incasinato la nostra prenotazione, ma tutti ricordiamo gli upgrade di camera.

Supponendo che le difficoltà siano recenti

Prima di tutto, sii onesto e realistico riguardo alle cose e mettile in prospettiva. Se non pensi che il progetto stia andando bene ora, immagina quanto sarà difficile dirgli diverse settimane o mesi dopo che non sei in grado di completare il progetto secondo necessità.

Secondo, non limitarti a mostrare senza pensieri sulla questione. Cerca di essere in grado di rispondere:

• Qual è effettivamente il problema? Mancanza di conoscenza? Mancanza di tempo? Mancanza di risorse? Direzione insufficiente? ecc.
• Qual è la portata del problema? È solo il tuo progetto? Influirà sugli sforzi su larga scala altrove?
• Che cosa si può fare specificamente per risolverlo? Il fatto che più persone ci lavorino può aiutare a risolverlo? Hai bisogno di software aggiuntivo? Hai bisogno di essere esonerato da altre priorità meno importanti? Stai aspettando le approvazioni? Ecc.

Non vuoi presentarti e dire "scusa capo non finirà in tempo, fyi!" e non essere in grado di avere una conversazione coerente al riguardo.

Vuoi essere:

1. Consapevole che c'è un problema
2. Lavorare per risolvere il problema
3. Cercare input su come risolvere il problema

Infine, assicurati di capire che nessun manager si aspetta che ogni progetto sia perfetto. Ma quello che si aspettano è sapere quando sorgono problemi che influenzano il completamento del progetto in modo che possano riassegnare le risorse o aiutare o adattare le aspettative il prima possibile. Questo è il loro lavoro in un certo senso.

Se questo problema esiste da molto tempo ...

Ora, se tu e il tuo team avete fornito costantemente aggiornamenti per mesi dicendo che le cose stanno andando secondo i piani pur sapendo che state affrontando problemi e ora vi trovate improvvisamente in un "oh @ #% # @ non finiremo questa situazione COSA FACCIAMO ", questo consiglio cambia in modo abbastanza significativo. A questo punto devi affrontare la situazione con più delicatezza, perché il tuo manager avrà un legittimo reclamo. Assicurati di affrontare una conversazione in questo modo dal punto di vista di "Salve capo, possiamo parlare del Progetto XXXX? Abbiamo dovuto affrontare alcuni problemi che influenzeranno la nostra consegna: il nostro team pensava che avremmo potuto superare le difficoltà, ma non saremo in grado di farlo. Avremmo dovuto parlare con te prima, ma non ci aspettavamo che fossero così significativi. "

Hai commesso degli errori a questo punto (senza aver informato prima il manager) ma devi comunque attendo con ansia.

Questa è anche un'ottima ragione per avere rapporti individuali settimanali con rapporti poiché questa conversazione dovrebbe avvenire naturalmente in quei periodi (specialmente per progetti a lungo termine). A nessuno piace dire "non siamo in grado di offrire". Ma alla gente piace dire "questo progetto è troppo difficile perché non abbiamo XXXX" e quindi un manager può ottenere le stesse informazioni molto più facilmente tramite 1 contro 1.

Per prima cosa, la cosa peggiore che puoi fare è non dirlo al capo. Mi riferisco a questo come gestione del progetto tramite un pio desiderio. Sperare che un problema scompaia non lo farà scomparire. Quindi, quando succedono queste cose, prima lo dici al tuo capo, meglio è. Una delle prime regole per sopravvivere sul posto di lavoro non è mai mettere alla cieca il tuo capo (per chi è in posti dove non gioca a calcio, questo significa non lasciarlo picchiare da qualcuno che non sei tu con un problema che non gioca non lo so). Vogliamo tutti ritardare la comunicazione di cattive notizie, fidati di me se lo fai, le notizie peggiorano.

Quindi ora cosa dire. Se hai un capo ragionevole, generalmente gli dici qual è il problema, come hai tentato di risolverlo e qual è il piano d'azione e quali azioni devi autorizzare che non puoi intraprendere da solo. E soprattutto gli dici quanto tempo sarà il ritardo. Potrebbe aver bisogno di intraprendere alcune azioni che non puoi autorizzare, ma non dovresti aspettarti che trovi la soluzione. Preparati a esplorare diverse alternative e rispondere alle domande in modo approfondito. Assicurati di sottolineare la possibilità di ridurre l'ambito come alternativa al mancato totale di una scadenza.

Potrebbe aver bisogno di passare le informazioni a monte della catena al suo capo o ai clienti (esterni o interni) e non sarà più felice di te al riguardo. Quindi assicurati che abbia ciò di cui ha bisogno per segnalare il problema.

Se il problema è dovuto a un errore che tu o il tuo team avete fatto (e non qualcosa come una persona che smette, quindi non c'era nessuno a lavorarci). Quindi ammetti l'errore. Ho visto molte più persone mettersi in guai seri sul posto di lavoro per aver cercato di nascondere qualcosa che per aver ammesso di aver commesso un errore. Soprattutto quando l'ammissione arriva con un piano d'azione per correggere l'errore.

Se hai un capo che urla, accetta semplicemente che urlerà e renditi conto che urlerà meno che se glielo dicessi anche più tardi. Questo vale per altri tipi irragionevoli. Ricorda che ammettere la colpa disinnescerà alcuni dei tipi irragionevoli. Quindi farai loro sapere il prima possibile che c'è un problema. Quando possono fidarsi del fatto che non nasconderai le cattive notizie e che avrai un piano per risolverlo, tendono ad alleviare un po 'la mia esperienza. Un maniaco del controllo vorrà sempre modificare il tuo piano, quindi lasciagli un posto ovvio per farlo. Questo lo rende meno propenso a modificare proprio ciò di cui hai più bisogno.

Come posso avvicinare il mio capo con cattive notizie?

Ecco come puoi avvicinare il tuo capo con cattive notizie:

1. Fallo Raramente”.
2. Fallo presto”.
3. Fallo con una strategia ben ponderata per risolvere il problema.

Ecco una spiegazione più approfondita:

1. Quando i manager cercano di assumere rapporti diretti, cercano persone in grado di risolvere i problemi e eseguire il lavoro per il quale sono stati assunti. La maggior parte dei manager non si aspetta che i propri rapporti diretti siano perfetti, ma si aspettano che siano per lo più autosufficienti. Pertanto, le notizie di cattive notizie dovrebbero essere rare”.
2. L'atto di segnalare cattive notizie è spesso una richiesta di aiuto. Ecco perché è importante segnalare cattive notizie presto . La segnalazione anticipata di cattive notizie offre al tuo capo l'opportunità di considerare attentamente il problema e di intervenire direttamente o di offrire assistenza.
3. La maggior parte dei capi odia vedere i propri rapporti diretti recitare la parte di "un uomo a mare, che grida per una vita conservatore. " Quindi sforzati di non essere mai "quel ragazzo". Quando devi segnalare cattive notizie al tuo capo, prepara una strategia ben ponderata per risolvere il problema alla base delle tue "cattive notizie". Anche se è solo una soluzione parziale al problema, una strategia ben ponderata dimostrerà l'impegno da parte tua per rimediare al problema.

MODIFICA: In risposta ad altre risposte, vorrei aggiungere che l'onestà è un "must" e le scuse dovrebbero essere evitate. In un'organizzazione sana, ci sarà tempo per un incontro post mortem più tardi.

Per costruire sulle altre risposte, suggerirei di essere onesto in anticipo ed evitare l'aggressività passiva nel cercare di dare una buona notizia prima della cattiva. Sono stato su entrambi i lati del modo passivo aggressivo di dire: "Ecco alcune buone notizie, ora ecco alcune brutte notizie" e alla fine, di solito sembra una copertura o una manipolazione.

1. Sii onesto su ciò di cui hai bisogno e su dove ti trovi per quanto riguarda il progetto.
2. Assumiti la responsabilità dove puoi. È improbabile che sia tutta colpa di una persona, quindi accettare ed essere onesti dove è stato commesso un errore aiuterà.
3. Prima si comunicano i problemi, meglio è. Ho imparato in molte situazioni che cercare di risolvere i problemi - senza prima comunicarne l'esistenza - crea problemi più grandi in seguito. Quindi, se ora sembra troppo pesante, col tempo andrà solo peggio.
4. Tieni a mente le aspettative: cattive notizie significa che stiamo deludendo le aspettative di qualcuno e lo consideriamo, di solito possiamo iniziare a dirlo dove dobbiamo superarli.

La cosa più semplice che puoi fare è:

• Preparare un elenco di ciò che è stato ottenuto in un periodo, diciamo negli ultimi 3-6 mesi. Questo aiuterà a spiegare al tuo capo che stavi davvero lavorando duramente per raggiungere l'obiettivo e che sei riuscito a fare qualcosa.
• Quindi fai un altro elenco di attività in sospeso con lo sforzo necessario per completarle. Quindi mappalo rispetto alla scadenza che ti è stata data per completare l'intero lavoro. Ora dì al tuo capo che per completare il lavoro in tempo avrai bisogno di risorse aggiuntive. Se per qualsiasi motivo non è possibile fornire risorse aggiuntive, chiedigli di spostare la scadenza di conseguenza.
• Tieni un registro di questa comunicazione (potresti averne bisogno in seguito).

Risposta breve: dipende dal capo.

Risposta più lunga:

Il capo deve essere il capo risolvendo i problemi. Gli è stato quindi concesso più potere per risolvere i problemi. Questo è il suo lavoro, davvero; per usarti per risolvere i problemi che gli altri gli portano e per usare altre cose che può controllare per risolvere i problemi che gli porti.

Quindi, la chiave con la maggior parte dei capi è esprimere le cattive notizie in termini di un problema da risolvere. Il problema è "non abbiamo risorse sufficienti per portare a termine questo progetto entro la scadenza". Per "risorse" presumo che tu intenda codificare con corpi caldi, ma potrebbe anche essere competenza, input del cliente o denaro per i materiali (di solito minore per lavori IT, ma i server, le apparecchiature di rete ecc. Possono essere elementi piuttosto costosi).

Quando viene presentato un problema, il capo ora considera le opzioni:

• Aggiungi corpi calorosi al progetto per aumentare le ore di lavoro.
• Approva gli straordinari perché i corpi caldi che esistono aumentano le ore di lavoro (o, molto più probabilmente, dì a tutti gli schiavi salariati di tornare al lavoro e di non tornare a casa finché non ha finito).
• Trova più soldi per le spese dei materiali.
• Estendi il programma in modo che ci siano abbastanza ore di lavoro per svolgere il lavoro.
• Riduci l'ambito in modo che ciò che resta sia fattibile con le ore di lavoro disponibili.

Non hai l'autorità per fare nulla di tutto ciò; ecco perché lo stai portando al tuo capo.

L'unico avvertimento in tutta la faccenda è che devi portare i problemi al tuo capo mentre le cose possono ancora essere fatte per risolverli. Se vedi, dopo tre mesi, che perderai un risultato finale, c'è tempo per sistemare le cose spostando alcune persone o date. Se scade domani e rimangono 3 giorni di lavoro anche se tutti voi avete lavorato a tutto tondo da ora fino alla scadenza, non c'è niente da fare se non chiedere perché non potreste dirglielo prima.

Sfortunatamente le cattive notizie sono sempre cattive notizie.

In un ambiente professionale, tuttavia, è sempre meglio avere una persona onesta, se del caso, e mostrare sempre iniziativa. Come in questo caso la notizia critica ma cattiva è che il compito non può essere raggiunto. Dì anche che hai lavorato sodo per portare il progetto fino a qui e poi di 'al capo che dovresti essere in grado di raggiungere questa data rivista con le risorse attuali. Inoltre, proponi una scadenza alternativa con risorse riviste.

Tieni presente che potresti essere sorpreso di sentire che il capo ha abbreviato la scadenza, come fanno normalmente, dandoti un'estensione tanto necessaria.

Anche un consiglio, le persone sono, o più precisamente, non dovrebbero essere fucilate per aver dato cattive notizie poiché l'unico modo per risolvere qualcosa è scoprire prima il problema.

Ci sono molte buone risposte qui, ma voglio sottolineare una cosa in particolare:

• Fallo il presto possibile

Mettiti nei panni del tuo capo. Se c'è un problema, quando il capo ha il tempo di affrontarlo, hanno molte più opzioni. Considera i seguenti due scenari:

Supponiamo che tu abbia un mese rimanente per completare un progetto, che implica la fornitura di un prodotto da consegnare a un cliente. Sei sicuro che, per qualsiasi motivo, ci vorranno due mesi, con uno scenario migliore di sei settimane e uno scenario peggiore di tre mesi.

Innanzitutto, consideriamo lo scenario in cui lo metti fino alla scadenza. Supponiamo che tutto vada secondo i piani, per rendere questo scenario il migliore possibile. Ecco la situazione attuale.

• Sei a conoscenza di un problema da un mese e non l'hai detto a nessuno
• Stai per perdere la scadenza di due settimane
• Il cliente sarà sorpreso e arrabbiato

E questo è il caso migliore! Immagina che sia il caso peggiore, in cui hai effettivamente altri due mesi di lavoro da fare.

Ora, considera lo scenario in cui gli hai detto subito che ti aspetti che ci vorrà un mese.

Il tuo capo può:

• Tentare di darti più risorse, magari prestarti persone di un altro team o aiutarti lui stesso in un modo più pratico
• Avvisa il cliente che ci sono dei ritardi, in modo che il cliente possa destreggiarsi tra i propri programmi ed eventualmente gestire la consegna in ritardo con garbo
• Pensa a soluzioni creative a cui non hai pensato, con il tempo di eseguirle
• Aiutarti a mitigare il problema e assicurarti di ottenere il miglior tempo possibile

Ora considera cosa succede quando si scopre che hai SBAGLIATO sul progetto richiede tempo aggiuntivo:

• Se non glielo hai detto, non hai fatto altro che fissare una scadenza
• Se glielo dicessi, la cosa PEGGIORE è che il tuo capo pensa che ti preoccupi un po 'troppo. Il che non è affatto un problema.

Non c'è nessun svantaggio nel comunicare tempestivamente e spesso i tempi di comunicazione con il tuo capo.

Questo l'articolo riguarda la programmazione: non hai dichiarato se sei un programmatore o meno, ma penso sia rilevante per tutti: Stima in tre punti

Penso che si sia formato un consenso e lo aggiungerò. Il tuo capo ha accesso alle risorse e ha opzioni per agire che tu non hai e più di questo, il tuo capo ha un accesso migliore all'intero quadro di te, quindi inoltrare il problema al capo il prima possibile è il migliore e corso d'azione più efficace. Il tuo capo può:

(1) suggerire e autorizzare approcci alternativi al problema

(2) assegnare uno dei membri più forti del personale per sostenerti

( 3) decidi che non vale la pena continuare questo progetto e uccidilo

(4) abbassa la priorità e proroga la scadenza del progetto e ti dice di lavorare su qualcos'altro che valga di più per lui

(5) prendi il progetto da te e assegnalo a qualcun altro, senza alcun pregiudizio per te

(6) regola la scadenza e i requisiti del compito e ti dice di continuare il progetto

(7) dirti di continuare il progetto e dirti che è una tua scelta tra il progetto che viene completato in tempo e la tua testa su un piatto d'argento :)

(8) decidi che il tuo progetto è mission critical e getta tutte le risorse disponibili nel progetto, anche se la parola "disponibile" include l'assunzione di risorse da altri progetti.

Se hai una solida conoscenza del motivo per cui questo progetto è nei guai, la tua comunicazione con il capo può aumentare la considerazione del capo per te come un subordinato efficace e capace e professionale di cui ci si può fidare per fornire cattive notizie in modo tempestivo, a meno che il capo non sia un totale idiota e ignorante - e ho avuto un paio di capi che sono idioti e ignoranti e in un caso anche incredibilmente presuntuosi :) Ancora una volta, dirlo al capo il prima possibile è fondamentale perché prima lo dici, più opzioni e migliori sono disponibili per il capo e più è probabile che il capo ti sarà grato per il tuo intervento precoce - sì, dire al capo che ha cattive notizie in anticipo e con competenza è in realtà un intervento da parte tua e un intervento positivo in questo :)

Presumo che tu sia abbastanza un professionista da non dire nulla al tuo capo senza capire almeno in parte perché sei nei guai, perché se qualcuno mi facesse questo, sarei molto, terribilmente infastidito. Se fossi un manager o un capo, come ti sentiresti nei confronti di un subordinato che ti dice che un progetto sta fallendo ma il subordinato non è in grado di dirti quali parti dei progetti sono in difficoltà, qual è il problema e perché? Il minimo che dovresti fare è esporre i fatti in modo chiaro e conciso in modo che il manager possa prendere la decisione senza riprodurre l'intero corpo di lavoro nel progetto. E ancora, se dovessi riprodurre il tuo corpo di lavoro sul progetto per capire cosa hai fatto e cosa non hai fatto perché non potevi dirmelo, sei fuori.