Bandiera in piedi

dovrebbero prendere un laminato "hot-desk" dalla reception quando è libero e metterlo sulla scrivania

Invece di andare altrove per avere un segno, tieni un segno su ogni scrivania .

Per maggiore visibilità, rendila una bandiera delle dimensioni di un giocattolo su un supporto o qualcos'altro in verticale.

• Quando qualcuno si siede, abbassa la bandiera.
• Quando la persona se ne va, alza la bandiera.

La bandiera non lascia mai la scrivania.

Vedere la bandiera appoggiata sul piano della scrivania dovrebbe essere un promemoria sufficiente per la persona in partenza di alzare la bandiera. Ma se la persona in partenza si dimentica, un vicino vicino che ha visto la partenza può alzare la bandiera.

Se le scrivanie sono solitamente dedicate a una persona specifica, metti la bandiera in un cassetto. Quando quella persona pianifica un'assenza, può estrarre la bandiera dal cassetto per esporla sulla scrivania. Se si chiama malato, anche qualsiasi altra persona può estrarre la bandiera dal cassetto, prendendosi solo un momento senza nemmeno pensarci.

Quando non siamo in ufficio, lasciamo un cartello con scritto "Questa scrivania è disponibile per l'hot desking". Non credo tu abbia bisogno di nient'altro oltre a questo. Se vuoi essere più specifico, menziona quando tornerai.

Puoi impostare le scrivanie in un calendario di Outlook e prenotare le aperture in questo modo. Organizza "riunioni" continue per le tue scrivanie e imposta la disponibilità per quando le tue scrivanie non saranno occupate

Sembra che l'hot-desking sia un cerotto a breve termine.

Se il tuo ufficio è " speronato ", presto (o meglio) avrai bisogno di un ufficio più grande. Forse provare a concentrarsi su questo?

Se non è fattibile, consiglierei di consentire più lavoro da casa.

Ma sembra che la direzione abbia la testa nella sabbia su questo.

[Aggiornamento, dopo il tuo commento] Personalmente, sarei pronto a lavorare nei fine settimana in cambio di due giorni di ferie infrasettimanali ... vale la pena considerare?

Ho lavorato in diverse aziende e ci sono state molte volte in cui qualcuno aveva bisogno di stare seduto per un po 'di tempo (da pochi minuti a pochi giorni): candidati per un lavoro, persone in viaggio d'affari, ...

Non c'è mai stato alcun processo al riguardo. Qualcuno (insider) potrebbe individuare una scrivania potenzialmente disponibile e chiedere in giro se il normale "proprietario" la utilizza durante quel giorno o meno. In caso contrario, è stato utilizzato temporaneamente da qualcun altro. Alla fine, hanno chiesto in giro (più forte) se c'è una scrivania disponibile per l'ora XY.

In alternativa, le sale riunioni sono state utilizzate per lo stesso scopo.

Perché non rendere disponibili le scrivanie per impostazione predefinita? Cambia la cultura in modo che quando arrivi la mattina puoi sederti a qualsiasi scrivania libera.

In questo modo utilizzi al massimo lo spazio disponibile. Le persone non eviteranno le scrivanie vuote perché "Bob di solito si siede lì e potrebbe ancora entrare". Se Bob arriva più tardi, prenderà la prossima scrivania libera.

Ciò richiede che tu lasci una scrivania pulita quando esci per la giornata.

Nel nostro ufficio, abbiamo la politica per cui ogni scrivania è gratuita. Ma SE sai che tornerai domani MATTINA, allora puoi lasciare le tue cose lì (principalmente tastiera, perché tutto il resto è messo via).

Quando sai di essere assente il giorno successivo, metti la tastiera da qualche altra parte, come un armadietto o mettila dietro lo schermo o qualcosa del genere. Se lo spazio davanti agli schermi è vuoto, questo posto può essere occupato da chiunque.

Funziona sorprendentemente bene. Anche durante il giorno. Se è visibilmente libero, verrà preso. Anche le scrivanie dei capigruppo e dei teamleaders.

Forse apponi un'etichetta sulla solita scrivania di tutti con la loro email.

Quando la scrivania sembra vuota per un po ', le persone possono inviare un'e-mail per chiedere se l'occupante è fuori ufficio.

Riceveranno una risposta fuori sede, che significa sì, oppure se la persona è assente solo per un pomeriggio e non ne ha impostata una, può sempre rispondere rapidamente sì / no.

Per quelli in cui quest'ultimo accade abbastanza spesso da essere fastidioso, il sistema esistente di mettere un laminato "hot-desk" sulla scrivania lo risolverà. Li incoraggerà a usarlo!

Abbiamo cercato di far capire ai colleghi che dovrebbero prendere un laminato "hot-desk" dalla reception quando è vuoto e metterlo sulla scrivania. Questo non ha funzionato come voleva perché le persone non si sono conformate o la segnaletica non era abbastanza ovvia tra il mare di scrivanie.

Stai facendo le cose nel modo sbagliato. Stai mettendo una bandiera su un tavolo "libero". Quello che dovresti fare è avere bandiere sui banchi che vengono prese e nessun pennarello sui tavoli che sono gratuiti per tutti.

All'inizio potrebbe causare un un po 'di attrito, ma se hai le spalle di persone che prendono una scrivania che risulta non essere vuota ma non ha un segno che è stata occupata, allora funzionerà.

Lavoro in un ufficio che ha poca o nessuna scrivania libera nel migliore dei casi. È speronato!

Le scrivanie non sono merci esotiche. Se la tua azienda non può permettersi scrivanie per tutti coloro che ne hanno bisogno, penso che abbiamo già trovato il problema.

Tuttavia, tendono ad esserci scrivanie all'interno dell'ufficio che sono gratuite (a causa di vacanze, viaggi d'affari, lavoro da casa) ma le persone sono riluttanti a sedersi davanti a loro perché non sanno di essere libere.

Inoltre ... è la scrivania di qualcun altro. Sembra scortese e presuntuoso usare semplicemente la scrivania di qualcun altro quando è assente.

Abbiamo cercato di far capire ai colleghi che dovrebbero prendere un laminato "hot-desk" dalla reception quando è libero e messo sulla loro scrivania. Questo non ha funzionato come desiderato perché le persone non hanno rispettato o la segnaletica non era abbastanza evidente tra il mare di scrivanie.

Perché dovrebbero conformarsi? Certamente non vorrei che qualcuno usasse la mia scrivania quando ero fuori ufficio. Sembra piuttosto poco professionale aspettarsi che le persone scroccino per lo spazio di lavoro quando dovrebbero concentrarsi sul portare a termine il proprio lavoro. Le scrivanie sono così economiche: vai a comprarne un po 'e guarda questo problema scomparire.

Il mio suggerimento è di affidare il compito di mantenere la segnaletica per i banchi ad altre persone .

Le persone che usano la scrivania hanno già molto per la testa: possono facilmente dimenticare di impostare la bandiera. Oppure potrebbero dover uscire di corsa e non avere il tempo. Oppure alcuni potrebbero anche "dimenticare convenientemente". In ogni caso, è estremamente soggetto a errori, come hai già visto. Le persone sono fallibili.

Invece, chiedi a qualcuno la cui responsabilità è di andare a indicare la disponibilità di scrivanie sia fuori orario che prima dell'inizio della giornata. Se hai personale delle pulizie, che viene ogni giorno, allora questo è perfetto: loro (presumibilmente) puliscono già le scrivanie. Inoltre, il personale delle pulizie (presumibilmente anche lui) entra quando non c'è praticamente nessuno in ufficio. Quindi, chiedi al personale delle pulizie di mettere il segno necessario su tutte le scrivanie. Le persone che entrano rimuoveranno il segno secondo necessità. Altrimenti rischiano di andare in bagno e qualcun altro seduto sulla scrivania.

Se non hai personale delle pulizie ogni giorno, puoi comunque assegnare questo compito a qualcuno . Responsabile dell'ufficio, receptionist, forse solo qualcuno che arriva presto o esce tardi. È meglio se sono altrimenti "responsabili" di qualcosa dell'ufficio, anche se si tratta solo di rifornire la macchina del caffè, quindi è più un'estensione naturale dei loro compiti. Tuttavia, anche a qualcuno che svolge un normale lavoro in ufficio, ma arriva prima / se ne va dopo gli altri, può essere chiesto di impostare i segnali. Finché ci si può fidare di non dimenticare. Sentiti libero di addolcire l'affare con qualche ricompensa, anche se non è monetaria.

Per quanto riguarda il problema della visibilità, come menzionato in un'altra risposta, i flag sono davvero buoni. O altrimenti qualcosa di alto che sarà visibile quando guarderai il "mare di scrivanie" come lo descrivi. Una targa è davvero troppo piccola per essere facilmente individuata. Puoi anche improvvisare - magari metti un cappello, una scatola o un cono sopra i monitor, il computer, altrimenti la parte più alta della scrivania. Qualcosa che non è fastidioso da vedere (ad esempio, nessuna luce lampeggiante) ma ancora visibile .