Mi sono trovato in una posizione simile. Lavoro per un'azienda multinazionale e ci sono state alcune responsabilità che ho dovuto portare a termine per un'azienda che si trovava nel Regno Unito. (Lavoro nell'Est, negli Stati Uniti.) Il team nel Regno Unito spesso mi inviava e-mail chiedendomi di avviare e completare URGENTEMENTE qualche progetto per loro. Risponderei rapidamente con un'e-mail, richiedendo le necessarie informazioni di follow-up. Dopo un paio di giorni senza risposta, invierei un'altra email. Ancora una volta, nessuna risposta. Di seguito sono elencate le strategie che ho dovuto adottare mentre lavoravo con questa azienda. Potresti non completare i tuoi progetti, ma seguire queste linee guida ti aiuterà a mantenere la tua sanità mentale, mentre tieni traccia dei tuoi sforzi per completare il tuo lavoro.

Come hai affermato, cerca di mantenere breve la tua email iniziale. Siamo tutti impegnati, quindi scrivere una tesi su qualsiasi problema o problema potrebbe evitare il problema. Se qualcosa deve essere discusso a fondo, potrebbe valere la pena inviare un'e-mail iniziale, richiedendo una telefonata per discutere ulteriormente il problema. Quindi puoi discutere a lungo le preoccupazioni specifiche che potresti avere o ottenere i dettagli più fini di cui hai bisogno per portare avanti il ​​tuo progetto.

Attendi un paio di giorni, a una settimana, a seconda del livello di urgenza. Ricorda, stai lavorando per loro. Se non rispondono, potrebbe non essere così urgente come avrebbero potuto inizialmente affermato. Quando rispondi, apri l'email originale e rispondi. Non scrivere una seconda e-mail da una nuova e-mail vuota. Ovviamente, devi cambiare il destinatario da te stesso al project manager. (L'ho dimenticato in alcune occasioni e mi sono inviato e-mail destinate ad altri. O_O)

Il motivo per cui rispondi alla tua e-mail è perché questo crea una traccia di e-paper che sei cercando di approfondire la discussione al meglio delle tue capacità. Questo è importante, come vedrai presto.

Dopo aver inviato la seconda email, attendi di nuovo da pochi giorni a una settimana.

Dopo non aver ricevuto risposta, prova a contattare il contatto principale per telefono. Se non sono disponibili e ricevi un messaggio vocale, riaggancia. Sì, è corretto. I messaggi vocali si perdono facilmente e non sono rintracciabili. Pertanto, evito di lasciare messaggi per telefono a meno che non sia assolutamente sicuro che riceverò una risposta da questa persona specifica.

Invece, inizia a chiamare altre persone che sono le prossime in linea di responsabilità per questo progetto. Se non riesci a contattarli, pensa a chiunque potrebbe essere vagamente imparentato con il progetto. Vedi se puoi parlare direttamente con loro e avere una discussione casuale della situazione.

Potrebbero non essere in grado di aiutarti a completare il tuo lavoro, ma potrebbero essere a conoscenza di eventuali circostanze che sono cambiate. Potrebbero essere in grado di dirti che il tuo manager è assente per una vacanza o se altre circostanze lo hanno tenuto lontano da tutto ciò che è associato al tuo progetto. In conclusione, cerca di trovare qualcuno che possa fare qualsiasi tipo di dichiarazione sullo stato di questo progetto, anche se non è loro responsabilità.

Ancora una volta, rispondi via e-mail al responsabile del progetto e indica tutte le informazioni che ti sono state trasmesse dalla persona con cui sei riuscito a parlare al telefono. Dì loro che stai presentando il progetto finché lui o lei non ti contatterà direttamente. Se la persona che ha cercato di aggiornarti sullo stato del tuo progetto non era corretta, il manager dovrebbe essere abbastanza frustrato da contattarti e chiarire qualsiasi confusione. Questo è un po 'di ingegneria sociale, ma questa tecnica mi ha effettivamente aperto canali di comunicazione in passato. Almeno vale la pena provare.

Se non riesci a chiamare al telefono qualcuno che sia utile e l'azienda ha un addetto alla reception, parla con loro e verifica se il project manager è in vacanza o per lavoro. È stata la mia esperienza che, rispetto a noi americani, i britannici si prendono un bel po 'di "vacanze" e alcune volte sono andati per 2-3 settimane. Questo potrebbe essere vero anche nelle tue circostanze e durante questo periodo di tempo, non dovresti aspettarti alcuna forma di risposta.

Se questo è il caso, rimanda qualsiasi ulteriore tentativo di comunicazione fino al momento in cui il tuo PM dovrebbe tornare. Concediti un'altra possibilità per comunicare con loro. Tieni presente che, se sono stati via per alcune settimane, probabilmente avranno un sacco di e-mail da ordinare quando torneranno in ufficio, compresi i tuoi tentativi originali.

Potresti voler attendere ancora alcuni giorni dopo il loro ritorno prima di provare a contattarli. Non vuoi che il tuo ultimo tentativo di comunicazione vada perso in un mare di e-mail che si sono accumulate durante la loro assenza e, inoltre, è generalmente educato dare loro il tempo di rispondere ai tuoi tentativi iniziali di comunicare con loro.

Indipendentemente da ciò, se finora non hanno risposto alle tue richieste, rispondi con un'ultima email alla parte responsabile. Se quella persona ha un manager, assicurati di inviarlo in CC all'email. Ancora una volta, invia questo messaggio come risposta alla seconda email che hai inviato. Il manager CCed dovrebbe vedere che hai tentato più volte, per più settimane, di approfondire una discussione in modo che tu possa finire il tuo lavoro.

La palla è nel campo delle società associate. Se si rifiutano di comunicare, non puoi costringerli a farlo. È a questo punto che, personalmente, registro tutta la documentazione associata al progetto e lo considero "finito". Potresti essere nel mezzo di un lavoro "importante", ma se quelle persone che hanno bisogno dei tuoi servizi rifiutano di comunicare, non puoi costringerle a parlare. Invece, puoi fare del tuo meglio per facilitare le conversazioni necessarie, documentare il tuo lavoro e, infine, dimenticartene se si rifiutano di collaborare.

Di solito ci sono ragioni molto forti per cui le persone non comunicano. La causa principale potrebbe non essere colpa loro o colpa di qualcuno, ma alcuni motivi comuni perché includono:

• Sono schiacciati dalle responsabilità e rispondono a un'email / telefonata li impegna ad assumersi maggiori responsabilità o responsabilità che sono al di fuori del loro controllo.
• Ricevono così MOLTE email che è letteralmente impossibile starle dietro.
• Non ritengono che la comunicazione contenga richieste chiaramente utilizzabili. Al contrario, la comunicazione potrebbe non contenere abbastanza formalità e sottigliezze per incoraggiare una risposta (ci sono persone che si muovono in questo modo).
• Sono presenti troppe persone nel campo "A:" o "CC:". Troppe persone in un promemoria attenuano la responsabilità e / o incoraggiano la deferenza nei confronti del "capo" per una risposta.
• La particolare modalità di comunicazione che hai scelto non si adatta al flusso di lavoro dei destinatari, sorprendentemente lì sono ancora persone che lavorano principalmente per telefono o di persona, altri non sopportano la posta vocale, altri lo richiedono. Alcune persone hanno metriche così rigide associate al loro lavoro che semplicemente non possono fare nulla tranne ciò che è stato loro assegnato.

Sono d'accordo con l'altra risposta che passare attraverso i canali secondari potrebbe perdere qualche luce sul motivo per cui la comunicazione non avviene. Una volta che sai "perché", potresti essere in grado di adattarti a questo nelle comunicazioni future.

La soluzione effettiva per aggirare questo problema potrebbe variare molto e non credo che coinvolgere la gestione sia necessariamente la risposta migliore. Se possibile, prova a stabilire un rapporto con il destinatario e crea la tua modalità di comunicazione per adattarla alla sua situazione.

Hai detto

Ad esempio, qualcuno mi chiederà di fare qualcosa, lo farò e invierò loro un'e-mail dicendo loro che il lavoro è finito e, fammi sapere se ci sono eventuali problemi. In risposta, non ottengo nulla.

Questo caso può essere gestito in modo diverso da quelli in cui non puoi andare avanti finché non viene data una risposta. Nell'email in cui dichiari che il lavoro è completo aggiungi una frase con l'effetto di:

Se non ti sento da parte, presumo che non ci siano problemi e procederò con il successivo passaggio.

Se stai proponendo un'azione e in attesa di approvazione, la frase sarebbe:

Se non ti sento entro, presumo che approvi questo approccio e che inizierò a lavorare.

Ora hai una traccia cartacea che dice che sono stati informati e che erano d'accordo con te o avrebbero risposto. Questo ha funzionato bene per me in alcuni casi in cui le persone ignoravano le mie e-mail. E dopo una o due volte in cui abbiamo fatto qualcosa che non era quello che volevano, hanno smesso di ignorare anche le e-mail!

Per quanto riguarda la massimizzazione della probabilità di comunicazioni di successo, cerco di:

1. Semplificare ove possibile.
2. Indirizza le email a persone o persone specifiche.
3. Inquadra le domande come scelte.

Se non ti rispondono in un lasso di tempo ragionevole (ad esempio la fine del giorno lavorativo successivo), allora questo è quello che fai:

Alla seconda richiesta, metti un "Seconda richiesta" nella riga dell'oggetto, con l'oggetto originale. Non aggiungere altre persone all'email.

Se non ti hanno risposto entro il giorno lavorativo successivo, inserisci "TERZA RICHIESTA" nell'oggetto e metti in copia il loro capo. Potresti voler controllare che non siano in ferie prima di farlo :)

Se non funziona, probabilmente dovresti smettere di lavorare con quella società.

Questo è ciò che abbiamo fatto nella mia vecchia azienda e ha funzionato bene.

Certamente qualcuno sopra di te vorrebbe vedere terminati questi progetti, ma non ha sentito il bisogno di assicurarsi che le persone facciano il loro lavoro.

Devi far sapere ai responsabili qual è lo stato di tutti i progetti. Se sono consapevoli che le persone che non hanno risposto sono troppo occupate, non puoi farci niente. Ti ricontatteranno quando potranno.

Dopo più richieste, mi piacerebbe pensare di rispondere con una sorta di breve messaggio spiegando che al momento non posso affrontare il problema. Si spera di avere un'idea quando potrei, ma non è sempre possibile.

Alla fine della giornata, la mancanza di comunicazione non è il problema, è che non hai le informazioni di cui hai bisogno. Se le tue richieste di informazioni vengono ignorate, oserei dire che questo tipo di problema quasi certamente deve essere affrontato dall'alto verso il basso. Quasi tutti i progetti hanno scadenze di qualche tipo. Dovresti avere quelli in posizioni dirigenziali, incluso il tuo manager, per aiutare a far rispettare le scadenze. Se ciò richiede che i gestori parlino con il loro personale per assicurarsi che tu ottenga i tuoi dati / qualunque cosa, così sia; questo è ciò che fanno i manager.

Stai usando l'email per il monitoraggio del tuo progetto, giusto? Il problema qui è la mancanza di visibilità che sei bloccato in attesa di una risposta o che hai completato un elemento di lavoro.

Consiglio di impostare uno strumento di tracciamento del progetto (se l'organizzazione ne ha già uno, è fantastico ) e tieni aggiornato il tuo stato di gioco.

Quindi, se qualcuno vuole sapere il punteggio, deve solo controllare la tua tavola ed ecco l'uovo di Pasqua, la tua tavola ha la cronologia in modo da poter rimandare chiaramente (e in modo imbarazzante) le persone a una query che hai inviato 2 settimane fa per un'attività che hanno improvvisamente contrassegnato come urgente.

In generale, come si dovrebbero affrontare le situazioni in cui le persone non comunicano?

Dipende dalla cultura. E onestamente potrebbe non essere un problema risolvibile. In alcuni casi, gli incontri faccia a faccia risolvono il problema. Forse incontri faccia a faccia con follow-up tramite posta elettronica. Ma forse anche niente al 100% può aiutare.

Ho consultato a concerti in cui lo scenario è una settimana per settimana sovrapposta a una versione mese per mese del film Ricomincio da capo Giorno . Solo un ciclo infinito degli stessi problemi, stessa crisi, stesse soluzioni, stessi accordi ... Che poi si perdono in una distorsione temporale di cui non ero a conoscenza e poi indovina un po '? Stessi problemi, stessa crisi, stesse soluzioni, stessi accordi ...

La realtà è in situazioni di lavoro come questa - e diamine anche situazioni di vita come questa - devi fare un passo indietro razionalmente & vedi quanto segue:

• Cosa è veramente necessario?
• Cosa ti cade addosso?
• Cosa cade sugli altri?
• In che modo sarà influenzato l'attività o il progetto ?

E poi riprodurlo a orecchio da lì. Lavoro in I.T. e ci sono stati casi in cui ho affermato chiaramente che un dispositivo fisico in realtà morirà solo se non vengono intraprese azioni. E indovina cosa? Dato che sono un consulente &, è compito di qualcun altro occuparsi dell'aspetto fisico del dispositivo, passano giorni, settimane, mesi ... Poi muore letteralmente. Vengo chiamato per spiegare cosa si potrebbe fare. La discussione è fondamentalmente: "Un grammo di prevenzione è meglio di una libbra di cura ..." che spesso cade nel vuoto.

Si riduce alla realtà che molti ambienti di lavoro, le strutture organizzative dei clienti & sono appena funzionali . E devi solo capire come lavorare al meglio in un tale ambiente.

Sto fornendo una risposta che eviti il ​​problema di comunicazione, ma questo non lo risolve.

In molti progetti software, ci sono così tante email che circolano per il completamento delle attività che non usiamo email più per la segnalazione. Hai un meccanismo di dashboard che condividi con le organizzazioni con cui lavori? Se inizi a lavorare utilizzando questi dashboard, puoi avere una best practice che consiste nell'aggiornamento del dashboard e nell'utilizzo della posta elettronica solo per le domande che richiedono una risposta. Questa è la responsabilità del project manager di controllare la dashboard per assicurarsi che il lavoro sia stato fatto.