Domanda:
Il mio manager sembra sempre troppo impegnato per incontrarmi. Come posso migliorarlo?
Michael Durrant
2012-04-20 07:55:09 UTC
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È un ragazzo eccezionale, ma sembra che sia sempre alle riunioni o alle conferenze o al telefono per lunghe telefonate. Mi ha detto che gli piacciono davvero quelle interazioni. Lui e io lavoriamo in orari un po 'diversi, anche se con un insieme di ore sovrapposte in comune.

Come posso migliorare la nostra relazione e sollevare problemi che mi stanno rallentando? Ci sono alcuni aspetti del lavoro, l'approccio da adottare e le persone che lo ricevono che devono essere discussi in modo "avanti e indietro", quindi le conversazioni che dobbiamo avere non sono adatte alle e-mail.

Potreste fornire maggiori informazioni sulle riunioni permanenti che avete e su come le informazioni normalmente fluiscono già?
Puoi anche fissare un appuntamento per il pranzo.
Buon feedback Ciad, ho aggiornato la Q con qualche dettaglio in più. Grazie per non averlo solo chiuso :)
Che tipo di lavoro svolgi? Lavori nello stesso posto con lui? Quante volte hai bisogno di interagire con lui: il problema è che hai bisogno di interazioni frequenti e non le stai ottenendo, o che hai bisogno della decisione manageriale occasionale e sei lasciato nei guai?
Cinque risposte:
#1
+38
Karl Bielefeldt
2012-04-20 08:13:43 UTC
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Di solito è semplice come fissare un appuntamento. Potrebbe sembrare formale, ma è molto più facile per lui limitare le distrazioni quando può pianificare in anticipo per te. Il nostro team tiene una riunione di 15 minuti ogni mattina e il mio manager programma appuntamenti uno a uno con tutti ogni due settimane. Tra questi due copriamo il 99% delle nostre esigenze di comunicazione.

#2
+12
Dipan Mehta
2012-04-20 11:49:41 UTC
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  1. Cerca di tenere riunioni regolari fisse piuttosto che l'ordine del giorno. Per esempio. facciamo una revisione settimanale del progetto o una riunione bisettimanale sullo stato o qualcosa del genere. E continua a ricordarglielo. questo funziona meglio delle riunioni dell'agenda specifica perché stabilisce il ritmo e probabilmente tiene presente che ho bisogno di dedicare tempo.

  2. Usa il calendario il più possibile. Quindi, anche se in realtà non onora la riunione, man mano che il numero di casi di riunioni perse cresce, riceverai una certa attenzione.

  3. Tienilo aggiornato su tutti gli eventi, le conseguenze. Molte persone (specialmente quelle impegnate) si concentrano solo per partecipare alla massima priorità. Quindi, quando continui a inviare un messaggio, risponderanno automaticamente quando lo riterranno abbastanza importante. Non aspettare la riunione per discutere per inviare un messaggio importante.

  4. Prendilo per qualche minuto nei corridoi. A volte è sufficiente lasciarli con una piccola agenda (puzzle nella loro mente) per attivarli piuttosto che un incontro elaborato. Quello che dovresti aspettarti è portare la sua attenzione sulla questione chiave lasciando così tanti dettagli. Non lottare per avere più tempo.

  5. Per cosa hai bisogno di lui? Se hai bisogno di prendere decisioni, dovresti inserire il contesto giusto per lui insieme alla scadenza. Ma se hai bisogno del suo tempo per imparare cose nuove o comprendere alcuni processi o sistemi, trova fonti alternative per le informazioni. A volte i capi non hanno davvero tempo per istruire tutti.

  6. Ultimo ma più importante. Continua da solo! Non preoccuparti così tanto di prendere un appuntamento. Molti membri del mio team sentono quello che hai detto, non gli do tempo. A volte, semplicemente non devo. So che le cose sono sotto controllo, so che le persone stanno facendo il loro lavoro abbastanza bene e non ho bisogno di intervenire a meno che qualcosa non si rompa; ma si sentono semplicemente delusi di non trovare il mio tempo; piuttosto avrebbero dovuto sentirsi felici di essere stati autorizzati. [Giudicalo su questo prima di usare questo suggerimento.]

#3
+7
HLGEM
2012-04-20 20:36:20 UTC
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La gestione del capo ha un'importante abilità lavorativa. La necessità di comunicare un particolare argomento attraverso un incontro faccia a faccia può rientrare in tre categorie generali:

  • Informazioni urgenti che deve sapere il prima possibile
  • Cose che devono essere risolti oggi
  • Cose che possono aspettare fino a un buon momento

Ognuna di queste cose deve essere gestita in modo leggermente diverso.

Se può aspettare che abbia del tempo libero, inviagli semplicemente una richiesta di incontro utilizzando il primo momento libero disponibile che vedi nel suo calendario. Assicurati di specificare l'argomento. Se ci sono delle informazioni che ha bisogno di vedere in preparazione per la riunione, allegarle alla convocazione di riunione o inviarle e inviarle tramite posta elettronica con gli allegati oi collegamenti a dove è possibile trovare le informazioni.

Le cose che devono essere risolte oggi richiedono un approccio più audace. Innanzitutto, sappi come al tuo capo piace comunicare. Quando è in riunione o in chiamata, legge le sue e-mail o usa la messaggistica istantanea? Se è così, mandagli una breve nota descrivendo la situazione e perché deve essere discussa oggi e chiedendogli di trovare un tempo per spremerti. Le parole magiche da usare sono: "Se questo non viene risolto oggi, potremmo non essere in grado di rispettare la scadenza. " Tuttavia, non usare quelle parole a meno che non siano vere. Nessuno ascolta il ragazzo che gridava al lupo.

Se non controlla le sue e-mail o il messaggio istantaneo durante una riunione, potrebbe essere necessario essere un po 'più creativi nello scoprire quando la riunione finirà e trovarsi comodamente vicino alla sala conferenze quando lo fa, quindi puoi chiedergli quando può darti il ​​tempo di cui hai bisogno. Assicurati di dirgli quanto tempo ti serve nella tua richiesta. Se ho bisogno solo di cinque minuti o meno, il mio capo spesso va alla prossima riunione con un po 'di ritardo.

Infine ci sono questioni veramente urgenti. In genere si tratta solo di questioni relative a cose già in produzione o di clienti turbati. Faccio una regola per non lasciare mai che il mio capo venga accecato da questioni urgenti di cui sente parlare da qualcuno più in alto nell'organizzazione di lui. Quindi, se è al telefono, bussa comunque alla sua porta ed entra e dì: "Mi dispiace disturbarti, ma è successo questo e quest'altro". A volte scrivo quelle parole, quindi la chiamata non viene interrotta se è in vivavoce. Non so spesso di cosa si tratta o quanto sia urgente, quindi gli lascio determinare se la chiamata o il mio problema sono più critici. Normalmente il mio capo o dirà alla chiamata che è successo qualcosa che deve affrontare e fisserà l'incontro per essere completato più tardi oppure mi dice qualcosa del tipo: "Questa chiamata sarà fatta tra cinque minuti, verrò a prenderti quando sono fuori ". Nel secondo caso, me ne vado finché non può tornare da me.

Stessa cosa se è in riunione. Busserò alla porta, la aprirò leggermente e dirò, devo parlare con _ . Di solito il manager poi viene alla porta e gli dico il problema e l'urgenza e lui decide di lasciare la riunione o meno. La chiave di tutto ciò non è interrompere la riunione a meno che il problema non sia veramente urgente. La stanza dei server è in fiamme è urgente. Devi andartene subito perché la morte del tuo coniuge è urgente. Il CEO vorrà parlarti del motivo per cui il cliente XYZ è arrabbiato non appena sei libero di solito è urgente. Ho bisogno di una decisione su XYZ che non sia in produzione per tre settimane.

Se hai problemi a connetterti bene con il tuo capo, è possibile che tu e lui abbiate idee diverse sull'urgenza delle questioni che vuoi discutere con lui. Forse hai bisogno di un incontro per discutere su come preferirebbe essere contattato e quali problemi considererebbe abbastanza urgenti da interromperlo.

#4
+6
Chris W. Rea
2012-04-20 19:24:56 UTC
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Invita il tuo manager a pranzo o a un caffè , ad esempio il tuo regalo. Considera:

  • È probabile che accetteranno, anche se in realtà non esiste un pranzo gratis.

  • Tu " Avrai tempo per discutere alcune delle cose che ti interessano ... ma non fare tutto sul lavoro.

  • Il tuo manager potrebbe ricambiare e invitare tu a pranzo un'altra volta.

La maggior parte dei manager negli Stati Uniti rifiuterà l'invito perché li pone nella posizione di "obbligo" nei confronti del dipendente.
@Karlson A volte, sì, dipende dalla cultura aziendale e dalla natura del rapporto con il proprio manager. Tuttavia, non esiterei a provare! Anche se il tuo manager rifiuta un invito del genere, dovrebbe esserci buona volontà nell'aver fatto un gesto, e c'è un'opportunità di follow-on per dire * "Potremmo programmare un altro momento per incontrarci, allora? Volevo parlare con te di ___."*
#5
+5
gnat
2012-06-08 17:59:53 UTC
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Considera l'idea di "vendere" al tuo manager un'idea dei normali 1: 1 .

Sii preparato, tuttavia, che questa potrebbe essere una vendita difficile: questa pratica non è (ancora) diffusa adottato e probabilmente avrai bisogno di un riferimento autorevole per avviarlo. Per tale riferimento, considera un eccellente articolo The Update, The Vent, and The Disaster:

... non sto suggerendo che ogni 1: 1 sia un affare tortuoso per scoprire disastri emergenti profondamente nascosti, ma vuoi creare un luogo settimanale in cui l'insoddisfazione potrebbe apparire silenziosamente. Un 1: 1 è la tua occasione per eseguire la manutenzione preventiva settimanale, comprendendo anche la salute della tua squadra.

... Il suono che circonda il regime di successo di 1: 1 è il silenzio. Tutti gli ascolti, le domande e le discussioni che avvengono durante un rapporto 1: 1 sono manutenzione preventiva gestionale. Vedrai quando l'interesse per un progetto inizia a diminuire e agisci prima che diventi insoddisfazione sul lavoro. Sentirai parlare della tensione tra due dipendenti e modererai una discussione prima che diventi un incontro urlante in una riunione. La tua ricompensa per una cultura del sano 1: 1 è una netta mancanza di drammaticità.

Un punto molto forte dell'articolo precedente è che è autonomo , nel senso che oltre a spiegare i benefici, fornisce anche una serie di consigli pratici che consentono fondamentalmente di iniziare a praticare i normali 1: 1 senza scavare in altre fonti (anche se cercare informazioni aggiuntive non farà male, sai).

Tieni presente che un cambiamento come questo potrebbe essere "troppo fondamentale" per affrontarlo in un solo passaggio - almeno mi è sembrato così quando l'ho provato per la prima volta - davvero come il mondo che gira uʍop ǝpısdn . Considera un'introduzione graduale, come ad esempio fare un test per 2-3 mesi, coinvolgendo parte dei membri del team (2-3) per cominciare, solo per avere un'idea di come funziona per te e per adattarti dettagli per il tuo ambiente.

Ultimo ma non meno importante, non aspettarti che gli incontri siano necessariamente piacevoli per te. Almeno per me, non è stato così: ho provato un leggero disagio, indipendentemente dal fatto che gli incontri fossero con un manager amichevole o scortese. Immagino che abbia qualcosa a che fare con la mia preferenza per comunicare con il computer piuttosto che con gli esseri umani. Ciò che mi ha aiutato ad affrontare il disagio è stato guardare il quadro più ampio per così dire: sentivo che le riunioni scomode erano più che sufficientemente ripagate dalla maggiore tranquillità che avevo "in cambio" per il resto della settimana.



Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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