Qual è un modo appropriato per il lavoro di dire "Per favore, smetti di parlare e lasciami lavorare"?

Dopo aver espresso la richiesta, ripeti loro e poi dì:

Capisco correttamente il requisito / cambio?

Se dicono sì :

Dici " Fantastico, ora fammi fare questo per te ", poi allontanati da loro e inizia a lavorare.

Se non continua la finestra di dialogo con la persona che effettua la richiesta fino a quando non accetta di aver compreso la richiesta, quindi dichiara:

" Ottimo, ora fammi fare questo per te ", quindi allontanati da loro e inizia a lavorare.

Una parola di cautela , assicurati usare un tono rispettoso poiché questa persona è il tuo manager.

La chiave per questo funzionamento, ovviamente, è assicurarsi che la persona che fa la richiesta sappia che tu comprendi le sue esigenze . La mia ipotesi plausibile è che la persona che sta comunicando con te sia incerta della tua comprensione del nuovo requisito o del cambiamento.

In breve : assicurati che la persona che effettua la richiesta sa che comprendi la necessità ripetendogli la richiesta.

Un approccio alternativo : un altro approccio che potresti adottare è quello di chiedi loro di inviarti via email la richiesta in modo che tu sia certo che nulla venga perso. Questo approccio ti consente di dimostrare che tieni ai requisiti mentre ti impegni a fornire i dettagli nella scrittura .

Qual è un modo appropriato per dire "Per favore, smetti di parlare e lasciami lavorare"?

Suggerirei, non dirlo verbalmente; lascia che le tue azioni parlino per te.

Domanda: sai perché sono ripetitive? Sentono che non hai capito abbastanza? Sentono che non stai prestando abbastanza attenzione?

Il fatto è che devi chiarire a loro che hai capito chiaramente il requisito e non necessita di ulteriori chiarimenti.

Quindi,

• ascolta attentamente
• prendi appunti se necessario
• e, una volta hanno finito di fornire le istruzioni, puoi provare a dire:

"Grazie per averlo spiegato. Quindi devo fare X, e per farlo devo cambiare P , Q, R e aggiungi Y a Z. Infine, il risultato dovrebbe essere X. La mia comprensione è corretta? "

Questo è un metodo chiamato "brief back" , uno degli strumenti popolari per una comunicazione efficace. In questo modo avranno la certezza che tu abbia compreso chiaramente il requisito e, nel caso in cui ci sia una lacuna / errore, potranno correggerlo.

Il risultato:

• Se dicono "sì" e vanno avanti, questo è il risultato desiderato.

• Se continuano a spiegare, chiedi loro educatamente

  "Sì, ma penso che l'abbiamo già trattato, c'è qualcos'altro che vorresti aggiungere?"

Usa diverse varianti, al meglio della tua saggezza, in base alla persona / situazione.

È difficile dire cosa spinga il tuo manager a farlo, ma la natura umana generale è affrontare le cose in un modo che soddisfi le nostre esigenze. ⁽¹⁾ Potrebbero essere un micro-manager per natura, potrebbero non fidarsi di te, potrebbero pensare che ti stanno aiutando o semplicemente costringendoti a dare la priorità al loro compito per il completamento immediato, potrebbero evitare il loro compiti propri ... difficile a dirsi, a volte anche se conosci bene le persone e la situazione.

Indipendentemente da ciò, comunicare in modo professionale e prendere l'iniziativa affronterà un ampio spettro di problemi sul posto di lavoro come questo e chiarirà anche a chiunque 'a monte' che sei sia competente che una grande risorsa da tenere in giro perché sei competente e desideroso di risolvere i problemi invece di resistere agli incarichi.

Come accettare un incarico di lavoro come un professionista

1. Non aspettare al tuo manager di cambiare , o anche chiedergli di gestire l'attività in un modo diverso (ad es. "mandami un'e-mail" o "ok ok lasciami lavorare") - se sapessero come gestirla meglio, presumibilmente lo farebbero già. Se non si fidano di te per qualche motivo, devi prima cambiare il tuo comportamento come mezzo per cambiare il loro. Non c'è bisogno di essere calpestato o di assumere comportamenti offensivi, limitati a renderli più professionali finché non è ovvio che il modo migliore per gestirti è toglierti di mezzo e lasciarti fare la tua magia.

2. Quando qualcuno inizia a darti un'attività, prendi una matita e un blocco note ⁽²⁾ e scrivi un elenco puntato delle loro esigenze mentre parlano . Assicurati che ti vedano mentre lo fai e che possano vedere il contenuto del blocco note. In questo modo sanno che lo stai prendendo sul serio, non sarà dimenticato e non sarà ricordato male da nessuna delle parti.

3. Poni domande specifiche e registra i dettagli mentre spiegano, quindi esamina l'elenco finale dei requisiti . Una volta che ogni punto è stato completamente spiegato, chiedi "Copre tutto?" Ripeti finché non dicono "sì, tutto qui". Se l'attività è grande o la discussione sembra che richiederà più di un paio di minuti, chiedi di prendere una sala riunioni o fissa un orario ufficiale per ottenere la serie completa di requisiti. Se vuoi che il lavoro venga svolto senza interruzioni alla tua scrivania, stabilisci l'aspettativa di definire le attività da qualche altra parte, idealmente a orari programmati (ad esempio "una riunione"!) Invece che ogni volta che qualcuno ha voglia di interromperti. Sì, le riunioni possono essere utili anche se possono anche essere orribili e succhiano l'anima, quindi non lasciare che le persone le tengano alla tua scrivania, non c'è nessun altro posto dove scappare dopo.

4. Dopo aver scritto tutto, stabilisci la priorità e la tempistica dell'attività . Questo può variare da "certo che posso farlo ora / questo pomeriggio" a "non avrò 2 settimane per questo fino al prossimo trimestre". Per incarichi più grandi, potresti aver bisogno di un po 'di tempo per sviluppare una stima - in tal caso, dì loro "Capirò quanto tempo ci vorrà e ti farò sapere [tra 10 minuti / dopo pranzo / domani]". Se hai troppe altre attività già in coda, dì loro "Ho il progetto X e Y in scadenza da Z, quale dovrei fare per primo?" Se non sono responsabili delle tue priorità, fai il giro della persona che lo è e ottieni un consenso. Quindi documentalo. ⁽³⁾

5. Grazie per aver dedicato del tempo per chiarirti le loro esigenze e concludere la conversazione con qualcosa del tipo "fantastico, inizierò [ora / la prossima settimana / alle l'orario concordato] e ti faccio sapere non appena è finito. " Questo indica il tuo impegno ad assumerti la responsabilità e completare l'attività ed è un segnale educato che la conversazione è finita. Se non accettano il suggerimento e vanno avanti di propria iniziativa, potrebbe essere necessario intensificare leggermente a "C'era qualcos'altro di cui avevi bisogno?" A meno che non si tratti di un compito immediato o che non abbiano assolutamente bisogno di essere lì per completarlo, dovrebbero iniziare a rendersi conto che la loro presenza ti impedisce attivamente di svolgere il loro compito e di essere sulla buona strada. Se non sono abbastanza socialmente consapevoli da cogliere il suggerimento, questo è un ottimo momento per scusarti di usare il bagno: pochissime persone proveranno a continuare una discussione a quel punto, e ancora meno ti seguiranno e continueranno a parlare mentre cammini lontano. È inoltre improbabile che rimangano alla tua scrivania o ti perseguitino in seguito.

6. Invia un messaggio scritto di risposta il prima possibile tramite il tuo lavoro ufficiale canale (email, Slack, qualunque cosa) con una breve introduzione ("Grazie per aver discusso di Z con me oggi, ecco il mio piano per gestirlo"), i contenuti delle tue note scritte, inclusi i requisiti, la priorità e la tempistica prevista. Questo documenta la tua comprensione dell'attività, quando è stata effettuata l'assegnazione e qualsiasi modifica di priorità che è stata apportata che influisce su altre attività. Fornisce inoltre al tuo manager:

   • Conferma di aver compreso correttamente l'attività e di averla accettata
   • Documentazione di quale fosse esattamente l'attività
   • Una possibilità di chiarire eventuali malintesi o cambiare idea sui dettagli.
   • Responsabilità di non modificare l'attività o affermare che si trattava di qualcosa di diverso

7. Man mano che il lavoro procede, comunica per iscritto i tuoi progressi e le eventuali modifiche ai requisiti . La via naturale del minor attrito per entrambe le parti è semplicemente rispondere al messaggio originale. Se il manager ti dà cambiamenti verbali, annotali come parte della discussione ⁽⁴⁾ e aggiungili alla catena di comunicazione scritta il prima possibile - questo evita che l'ambito si insinui inosservato per entrambe le parti. Rapporti regolari e aggiornamenti di stato ti tengono anche in attività, documentano i tuoi progressi, assicurano che il manager venga gestito e dimostra che prendi l'iniziativa: tutti modi eccellenti per tenere un manager lontano dalle tue spalle.

8. Quando hai finito, invia un messaggio finale per segnalare che l'attività è stata completata . Fornisci un breve riassunto del compito, dichiara chiaramente che consideri il compito finito e chiedi loro di fornire ulteriori indicazioni se ritengono che sia necessario qualcos'altro per quel compito. Questo chiude il ciclo della tua responsabilità, dà al manager un avviso che l'attività è stata eseguita e pone loro l'onere di richiedere ulteriori azioni.

Ovviamente le specifiche di come esattamente segui qualsiasi parte di questo processo a seconda della complessità del compito, del tuo rapporto con la persona, delle procedure aziendali, ecc., ma nella mia esperienza questo è uno schema abbastanza buono da seguire per qualsiasi incarico. Previene una serie di problemi di comunicazione, dimostra che sei professionale e affidabile e incoraggia le persone con cui lavori a comportarsi allo stesso modo. Doppiamente per i liberi professionisti o i consulenti, che generalmente lavorano con una maggiore aspettativa di responsabilità e auto-direzione.

_{1: Se una determinata convinzione o approccio effettivamente soddisfa tali esigenze o è efficace a lungo termine è una discussione completamente diversa.
2: Non utilizzare mai un dispositivo elettronico per prendere appunti di persona: è più facile concentrarsi senza notifiche o aprire finestre e chiarisce che stai ascoltando attivamente e non inviando messaggi. Scrivilo più tardi: stai prendendo appunti di tutto ciò che fai nella cartella del progetto o in un'app per prendere appunti, giusto?
3: Se tutto è sempre la priorità numero 1 e tu sei costantemente sovraccaricato da un manager che non coglie la pianificazione, l'assegnazione delle priorità e la larghezza di banda limitata, probabilmente non sarai mai in grado di accontentarli e "solo lavorare di più" diventerà probabilmente una marcia della morte. Rendili educatamente consapevoli che non sei in grado di soddisfare le aspettative, inoltrali al loro superiore con esempi concreti se necessario e chiedi un intervento e / o trova una nuova posizione.4: Idealmente tutte le note future sono datate e aggiunte come addendum sotto il note originali. Una volta terminata una riunione / discussione, non sovrascrivere mai le note originali: basta disegnare una linea e aggiungere un'intestazione come "note post-discussione" con la data e l'ora. È importante essere chiari (per te e gli altri) quale fosse la comprensione in un dato momento, perché cambierà e svanirà man mano che il progetto avanza. "La matita più opaca è migliore della mente più acuta."}

Aiutalo a capirlo.

Quando fornisce le istruzioni per la prima volta, prendi un blocco note e una penna (sì, davvero) e scrivi le sue istruzioni.

Quindi , quando si ripete, annota le sue nuove istruzioni immediatamente sotto le istruzioni precedenti. Quando hai finito di scrivere, rivedi le note nella loro totalità, rileggiglielo e poi agisci sinceramente confuso. "Aspetta. Questo è più o meno lo stesso di quello che hai appena detto, giusto?" Quando dice di sì, sii gentile. "Fantastico."

Quando si ripete di nuovo, annotalo di nuovo. E descrivi di nuovo ciò che hai appena scritto. Rivedi di nuovo e umilmente, in modo confuso, chiedi: "È più o meno lo stesso? OK, figo".

Fai tutto questo il più lentamente possibile. Fallo aspettare mentre scrivi. Sii gentile.

Ogni volta che si ripete, fallo di nuovo, come se quello che sta dicendo fosse molto importante e tu fossi appeso a ogni parola. Lui è il capo e tu sei, dopotutto, solo un impiegato junior.

Alla fine vedrà che si sta solo ripetendo e sta perdendo tempo (il tuo e suo), e si spera si fermerà.

La chiave è essere gentili, entusiasti e rispettosi. Se mostri anche un pizzico di sarcasmo, queste azioni sembreranno passive aggressive. Fatto correttamente, dimostrerà al tuo manager quanto sia sciocco. Ma questa è una conclusione che deve raggiungere da solo.

Se non riesce a capirlo dopo una dozzina di ripetizioni, almeno hai un documento scritto (che puoi mostrare il suo manager) che chiarisce qual è il problema.

PS E come PaulJ ha saggiamente notato, c'è la possibilità che tu stesso stia sbagliando, non il manager, e lavorando attraverso questo processo con lui lo scoprirai.

Educa il tuo capo e scrivi quei requisiti perché i requisiti verbali non sono requisiti formali e quindi non contano.

Dopo circa il secondo o il terzo requisito, dì

Ok, probabilmente dimenticherò questi requisiti o mi perderò delle cose perché lavoro e ascolto allo stesso tempo. Potresti per favore scriverli e inviarmeli per e-mail, e poi ci lavorerò tutti allo stesso tempo.

Poi vai a prendere un caffè mentre lui torna alla sua scrivania.

Se uno qualsiasi di questi requisiti inviati tramite email non ha senso o è in contraddizione, rispondi all'email e richiedi chiarimenti. Ora hai una traccia cartacea.

Mettere le cuffie è una cosa estremamente scortese da fare ed è inimmaginabile nel mondo sviluppato. Se lo fai, o dovresti lavorare per un'azienda molto ... problematica, dovresti essere molto giovane, o dovresti vivere in un paese piuttosto sfortunato.

I manager sono i tuoi capi. Se vogliono parlare con te, invece di lavorare, dovresti parlare con loro.

Il fatto che tu fossi in una riunione con un capo per cinque ore quel giorno, quindi potresti lavorare solo 3 ore, è una loro responsabilità e non tua. Puoi gentilmente avvisarli, una volta . Se devi fare la cosa "X" per domani e il manager ti sta parlando per un'ora, puoi avvertirlo: "Scusa, devo fare X fino a domani, se continuiamo il discorso, probabilmente Non sarò pronto ".

Hai la possibilità di lasciare un posto di lavoro a causa delle troppe riunioni, ma non hai alcuna possibilità di rifiutare direttamente un'attività sul posto di lavoro. Se il manager viene da te per parlare, il tuo compito sul posto di lavoro è ascoltarlo, e collaborare con lui .

Inoltre, ascoltare le cuffie sul posto di lavoro è un male pratica, perché ti isola. Se ascolti l'auricolare che anche gli altri possono sentire, e forse li infastidisci, allora sei incompatibile con un posto di lavoro professionale.

In alternativa, posso anche immaginare che tu sappia, o possa fare, qualcosa che rende sei fondamentale per loro e quindi non possono licenziarti.

• Avere troppe riunioni / colloqui con il capo è un problema comune, in particolare nei luoghi di lavoro IT, quindi è una posizione forte per te.
• L'auricolare e la scortesia diretta lavorano fortemente contro di te.
• Il rifiuto aperto dei tuoi obblighi sul posto di lavoro è un motivo per licenziarti.

La somma di questi è che se ti licenziassero sul posto, non potresti dire che ti è successo qualcosa di inaspettato.

Prima di tutto, ci sono un sacco di modi educati per interrompere una conversazione e indossare le cuffie non è uno di questi. Ti consigliamo di Google su quella parte, poiché è un po 'ortogonale alla tua domanda principale ed è un argomento enorme a sé stante.

Se ripetono qualcosa più volte, probabilmente c'è un motivo perché posso garantire che hanno cose migliori da fare. Non ti conosco davvero, ma dalle mie passate interazioni con i programmatori Junior, azzardo l'ipotesi che le prime due volte non l'hanno fatto e tu hai incasinato qualcosa a un livello fondamentale.

Va ​​bene, fa parte dell'apprendimento e l'unico modo per uscirne è costruire la fiducia che puoi gestire le cose senza tanta mano. Un ottimo modo per farlo è essere in anticipo sui tuoi limiti e su quali decisioni sono al di sopra del tuo grado di retribuzione.

Qualcosa di simile ha funzionato bene per me:

OK, quindi hai bisogno che io < ripeta la loro richiesta, con parole tue>?

[Attendi conferma]

Attualmente sto eseguendo <current task>, ha una priorità maggiore?

[Se sì] Ottimo, puoi aggiungere questo al ticket mentre comincio su < prima parte della richiesta>?

[In caso contrario] Ottimo, voglio assicurarmi che non vada in fumo, puoi aggiungerlo al ticket mentre finisco <current task>?

Ci sono due tecniche che consiglierei.

Primo, fagli vedere che scrivi ogni requisito. Con alcuni manager, si inclinano così pesantemente verso requisiti strettamente verbali, è quasi come se avessero bisogno di un capro espiatorio se le cose vanno male, e scrivere le cose li priva di questo. Naturalmente, molti sono semplicemente impegnati e vederti scrivere le specifiche dovrebbe andare bene per loro.

Secondo, quando ha finito con le specifiche, chiedi "c'è qualcos'altro che vorresti aggiungere ? ". Finché aggiunge, continua a scrivere e a ripetere la domanda. Quando avrà finito, dovrà rispondere "no", e dovrebbe diventare chiarissimo (ed educato e rispettoso) che è ora che se ne vada.

Ti consiglio di chiedere loro di conversare tramite chat. Puoi spiegare che in questo modo puoi fare riferimento alla discussione se necessario. Inoltre, è importante che i tuoi requisiti siano documentati, quindi, quando hai la conversazione, se il tuo team utilizza un software di gestione dei progetti, chiedi al tuo collega di annotare i requisiti da qualche parte.

Documentare i requisiti è estremamente importante . Vivo secondo la regola che "se non è in {software di monitoraggio}, non esiste". Questo ti fornisce materiale di riferimento per assicurarti di costruire e testare il prodotto giusto e offre al progettista una traccia di controllo se alla fine qualcosa dovesse andare storto e vogliono sapere se hanno chiesto una caratteristica o funzionalità.

Sembra che tu non disponga di un sistema formale di monitoraggio dei problemi per gestire questo tipo di cambiamento.

Suggerisci la seguente procedura:

• Rispondi immediatamente con "Fantastico . Fammi catturare esattamente ciò di cui hai bisogno ".
• Apri un foglio di lavoro, preferibilmente in un percorso condiviso e denominato qualcosa come" Progetto X - Modifiche ai requisiti "
• Avere colonne Data richiesta, Chi Per, Requisito
• Scrivi il requisito esatto: fai domande per acquisire chiaramente ciò che è necessario.
• Chiedi se ciò che hai scritto è corretto.
• Puoi finisci la conversazione con "Fantastico. Siamo tutti pronti".

In alternativa, fai questo genere di cose in un semplice tracker di problemi: Trello può essere fantastico per questo e ci sono molte altre opzioni. Questo ha quindi il vantaggio di istruire l'intero team su un monitoraggio efficace dei problemi e di spostarlo per farlo come una cosa ovvia.

Potresti pensare che questo suona troppo fastidioso e deve esserci un modo più semplice . Con questo approccio investi una piccola quantità di impegno ma ottieni un grande ritorno.

Pensiamo a questo dall'altra parte.

Questo potrebbe non essere il tuo caso, ma uno dei motivi per cui un manager può farlo è perché hanno avuto problemi con persone che non seguono le istruzioni che erano chiaramente dato. Come molte delle risposte precedenti sottolineano, parafrasare le istruzioni in modo chiaro e conciso è il modo migliore per essere sicuri di aver capito. Il manager deve essere sicuro che tu abbia compreso chiaramente le istruzioni. Se in passato hai commesso tutti gli errori seguendo le istruzioni, questo spiegherebbe perché il manager sente il bisogno di farlo.

In genere preferisco ricevere compiti sofisticati via email, quindi ho una registrazione scritta di cosa è stato originariamente richiesto, ma non puoi richiederlo a un manager a meno che tu non sia un dipendente superstar senza cui l'azienda non può vivere. Invece, una volta terminata la conversazione, consiglierei di digitare le informazioni chiave e di controllare di non aver perso nulla via e-mail; tuttavia, dovresti farlo anche con eventuali requisiti o modifiche aggiuntivi.

Ovviamente, il manager potrebbe essere strano, ma non dovresti mai presumerlo.

Devi semplicemente dare al manager l'impressione di capire completamente tutto e di avere il controllo totale - in effetti, lo sei già, o altrimenti non vorresti interromperlo in primo luogo.

Quindi quello che farei è apparire eccessivamente fiducioso, capire tutto quello che dice ed emanare un atteggiamento " sono il signor Wolfe. Risolvo i problemi" in stile Pulp Fiction. Quando sembri essere il signor Wolfe, le persone smetteranno di dirti cosa fare e ti lasceranno fare il tuo lavoro.

Quello che ho imparato dai militari è che le tue risposte siano brevi, sì, no e non lo so. Non guardarti negli occhi e concentrati su quello che stai facendo. Questo può essere fatto bene. Il datore di lavoro vedrà che interrompe almeno il tuo lavoro.