Non appena ti viene assegnato il lavoro, se non hai una scadenza, prendine una. Sembra che tu abbia un ruolo di supporto e potresti supportare un numero di altre persone nel business. A ogni attività che hai dovrebbe essere assegnata una data di scadenza. Se ti viene assegnato un lavoro che non ha una data di scadenza, devi richiederlo.

Formulerei la richiesta in modo simile a:

Cosa è l'ultima data in cui posso portare a termine questo compito e devi ancora rispettare i tuoi programmi?

Formulare le tue esigenze in questo modo indicherà che ti interessa aiutare il progetto che stai sostenendo per soddisfare le loro esigenze , ma inizia anche a indicare che hai altro lavoro con altre date di scadenza.

Se devi sostenere un qualche tipo di lavoro prima che lo staff del progetto subentri, il project manager dovrebbe essere in grado di capire cosa la data è l'ultima data in cui puoi affidare il tuo lavoro a qualcuno del team di progetto per evitare ritardi nella pianificazione.

Considererei anche coinvolgere il tuo manager per semplificare il processo, soprattutto se sei spesso incarichi assegnati senza date di scadenza o con scadenze irragionevoli. Ad ogni richiesta al reparto IT deve essere associata una data di "completamento entro e non oltre". Le persone che inviano le richieste al tuo dipartimento dovrebbero anche avere un'idea di quanto tempo ti ci vorrà per svolgere il lavoro: la differenza tra la data della richiesta e la data di completamento non dovrebbe essere inferiore al tempo minimo per completare l'attività . Ogni progetto che richiede il tuo supporto deve rendersi conto che stai supportando più progetti e deve comunicare le loro esigenze il prima possibile in modo che il tempo e le risorse necessari possano essere programmati in modo efficace.

Potrei sbagliarmi, ma mi sembra che tu abbia più PM che ti danno del lavoro da fare - in tal caso non penso che dovresti chiedere qual è la scadenza, penso che dovresti reindirizzare i tuoi clienti al tuo diretto manager, il cui compito è dare la priorità (e assegnare scadenze) a tutto il tuo lavoro.

Il problema con ottenere "scadenze" da più persone è che ogni singola persona crederà sempre al 100% che la loro richiesta è più importante di tutti gli altri e che non sapranno né si preoccuperanno che tu riceva richieste da altre quattro o cinque persone contemporaneamente. Quindi hai una sola persona che tutte le richieste vengono accettate e quella singola persona ha bisogno di una spinta sufficiente per essere in grado di dare la priorità a una richiesta di una persona rispetto a tutte le altre.

Vedi anche la risposta in questo thread: " dire no ai project manager? ".

Altri hanno già menzionato, non c'è motivo di esitare a chiedere la priorità dell'attività. Tuttavia, c'è un'altra considerazione che sembra sfuggire alle risposte:

Dovresti stimare l'attività prima di concordare la scadenza .
Poiché qualsiasi attività è il risultato di accordo reciproco, non dovresti accettare ciecamente alcuna scadenza. Invece,

1. Prova a stimare l'attività, trovando le risorse (compreso il tempo) di cui hai bisogno per eseguirla;
2. Sebbene la stima dovrebbe essere solitamente un'attività ad alta priorità, dovrebbe non interrompere i tuoi altri compiti. In caso affermativo, rendi una stima un'attività separata e negoziala ;
3. Se l'attività è divisibile, non ignorare questo fatto poiché l'analisi delle parti migliorerebbe l'accuratezza della stima ;
4. Dopo che il preventivo è pronto, trova le soluzioni fornite nelle altre risposte;
5. Se l'attività data richiede di ritardare altre attività assegnate prima, non dimenticare di negozia questo fatto con coloro che stanno aspettando i tuoi risultati per altre attività, poiché potrebbero non essere felici di sapere che sei in ritardo.

Non cerchi di capire quando è la scadenza, basta chiedere. Qualsiasi speculazione da parte tua sarà probabilmente falsa, e anche se riesci a farlo bene una volta ogni tanto, le scadenze non sono davvero qualcosa su cui dovresti speculare.

Basta chiedere. Se la risposta è "fallo il prima possibile", fallo il prima possibile.

Le scadenze e ASAP non sono molto utili come strumento di pianificazione: rispettare la scadenza significa compromettere qualcos'altro. La decisione deve includere la comprensione di quali compromessi siano coinvolti.

Spesso sei nella posizione migliore per giudicare l'urgenza relativa di tutto il lavoro a tua disposizione, ma è tuo la chiamata del capo come assegni la priorità al tuo lavoro. Dai al tuo capo le informazioni:

L'attività A è importante ma richiederà molto tempo; Dovrei farne l'80% nel 20% delle volte, poi andare avanti.

L'attività B non è così importante, ma è davvero veloce; Dovrei farlo prima io.

Quindi spetta al tuo capo correggerti in base a una più ampia comprensione delle esigenze dell'azienda:

Sì, esegui prima l'attività B, ma poi passa a tutta l'attività A, anche se richiederà molto tempo.

Tuttavia, nel caso in cui lo chiedi, sembra che tu non so come dare la priorità a questo lavoro, quindi chiedi:

Penso che l'attività A richiederà così tanto tempo, ma non sono sicuro di come dovrei dare la priorità rispetto all'attività B, C e D. Cosa ne pensate?

Non dovresti essere ammesso nel chiedere una data di scadenza: stai solo raccogliendo informazioni per servire meglio i tuoi clienti.

Devi stare attento a accettare una data e non puoi farlo finché non sai -

1. quanto tempo richiederà il lavoro e
2. quando avrai quel tempo a disposizione.

Una volta che hai quei due bit di dati, puoi tranquillamente impegnarti per una data specifica.

Quindi, quando chiedi il cliente quando lo desidera, o stai solo raccogliendo informazioni e non prendi alcun impegno (rendilo chiaro) oppure sarai in grado di dire al cliente se puoi rispettare la data o meno.

Se non puoi impegnarti onestamente per la data che il cliente desidera, è necessario che avvenga una negoziazione su quali attività svolgi e quando. Chiunque lo faccia, deve capire le priorità generali.

Inoltre, mi dispiace, ma penso che sia meglio chiedere semplicemente quando è richiesto, piuttosto che chiedere "l'ultima data di cui hai bisogno" o qualsiasi altra cosa . Sii diretto e aperto.

Ho avuto a che fare con manager che sembrano i clienti con cui sembri avere a che fare. Mi assicuro sempre di ottenere tre cose da loro:

• Qual è la data di scadenza per questo?
• Qual è il mio risultato finale?
• Quali attività dovrebbero Vado a farlo accadere?

L'ultimo potrebbe andare al tuo manager diretto, ma tutti e tre sono importanti. La maggior parte dei manager / clienti presumerà che tutti i ticket siano importanti fino a quando non saranno costretti a considerare tutti e tre gli aspetti di un'attività.

Sul primo è facile essere irriverenti ("Ieri!"), ma il secondo e il terzo li costringono ad articolare la loro questione e uccidere i loro beniamini. Più di una volta, mi è stato assegnato un biglietto con la massima priorità, ma ritirato dopo che il manager si è reso conto che non sapevano cosa volevano effettivamente o che non erano disposti a interrompere il lavoro su un altro biglietto per fare quel biglietto accadere.

Il modo in cui procedi dovrebbe essere stato affrontato dal tuo supervisore poiché dubito che voglia essere coinvolto nella pianificazione di ogni compito che ti viene assegnato.

Stima quanto tempo ti ci vorrà da completare nel contesto del carico di lavoro corrente. Invia questa data al richiedente. Riceverai una conferma o un'altra richiesta per una data precedente (possibilmente con o senza motivo).

Dovresti avere una sorta di accordo con il tuo supervisore immediato su come dare la priorità al tuo lavoro. Potrebbe non essere un processo formalmente documentato, ma solo quello che hai raccolto nel corso del tempo. Questo può variare in base a chi / quale dipartimento ha effettuato la richiesta, al progetto, al periodo dell'anno, ecc. Puoi basarlo solo sulle informazioni che hai e su come vedi che si adatta a questo modello. Potrebbe essere necessario ottenere l'autorizzazione da un altro richiedente per eseguire il backup del tempo stimato.

Evita di dare l'impressione di respingere tutto e di non portare a termine nulla in tempo o di evitare determinati tipi di attività.