Quello che hanno fatto non è stato professionale.

Dovresti rispondere all'email di gruppo con copie delle tue email originali e qualcosa del genere.

Mi dispiace molto che senti che i miei campioni erano limitati. Sono un po 'confuso sul motivo per cui questa è la prima volta che ne sento parlare, poiché ho inviato gli esempi due volte e ho persino chiesto se qualcosa non fosse chiaro o mancasse. Se avessi risposto, sarei stato in grado di affrontare la situazione in entrambe le occasioni. In futuro, avvisami immediatamente di eventuali difficoltà, in modo da evitare situazioni come questa.

Assicurati di fare riferimento alle date delle e-mail originali, per portare a casa il punto.

sarebbe poco professionale da parte mia rispondere alla posta

Sì, non dovresti farlo senza prima portarlo dal tuo manager.

Lo scenario migliore e il modo professionale in cui viene condotta una controversia come questa dovrebbe in realtà essere il tuo manager che invia le e-mail, non hai affari per entrare in un confronto. Il tuo manager è il buffer tra te e tali problemi. Questi problemi hanno un impatto diretto su di loro e dovrebbero essere risolti da loro.

Quindi fornisci al tuo manager la traccia cartacea e lascia che sia lui a decidere cosa fare al riguardo. Il tuo manager dovrebbe parlare con il loro o rispondere energicamente all'email.

Penso che la risposta ideale sarebbe seguire un semplice modulo:

1. Commenta che avevi richiesto feedback nella tua seconda email. Includi la data di tale email e nota che, se non hai ricevuto alcun input, hai supposto che i dati fossero soddisfacenti.

2. Scusati per l'errata comunicazione. Anche se dovrebbe essere chiaro a tutti nell'e-mail di chi è stata la colpa dell'errore di comunicazione, tecnicamente se non hanno risposto dicendo "grazie per i dati, sembra fantastico!", Un ulteriore follow-up potrebbe essere giustificato, quindi tu ' non sei del tutto irreprensibile.

3. Chiedi ulteriori dettagli. Chiedere specificamente cosa sentivano mancante o inadeguato. Questo lascia la palla nel loro campo: hai riconosciuto la loro preoccupazione, ma non sei un lettore mentale; se sapevi che i dati erano incompleti presumibilmente lo avresti indirizzato prima di inviarli, quindi è necessario un chiarimento da parte loro.

4. Proponi un riunione di follow-up con uno o più membri della loro squadra, a seconda dei casi. Un'e-mail con CC in generale non è il luogo per divagare in specifiche tecniche e altri dettagli che non sono di alcun interesse per la maggior parte delle persone sull'e-mail e un incontro dal vivo consentirà uno sforzo più collaborativo per assicurarsi di comprendere le loro esigenze e che comprendono i tuoi limiti.

Ad esempio,

Ciao LEAD , grazie per aver evidenziato le tue preoccupazioni. In base alla mia email datata DATE , ho richiesto un feedback sugli esempi che ho inviato in precedenza; non avendo sentito nulla avevo pensato che gli esempi fossero sufficienti. Mi scuso per l'errata comunicazione e sarei felice di fornire esempi più approfonditi.

Si prega di avvisare su quali CRITERI necessitano di una copertura più dettagliata e mi metterò a lavorare su una serie aggiornata di esempi. Potrebbe essere vantaggioso per entrambi i nostri team se organizziamo un incontro tra me e te e / o ARCHITETTO nel prossimo futuro, in modo da poter garantire che tutti i requisiti e le eventuali limitazioni siano compresi da entrambi i team.

Dove

LEAD = il nome del responsabile del progetto dell'altro team, ovviamente

DATE = la data della tua seconda email , quello in cui hai chiesto feedback (se hai chiesto feedback anche nell'originale, chiamali entrambi)

CRITERIA = aree, casi d'uso, scenari ... qualunque criterio / termine sia appropriato per il tuo esempi

ARCHITETTO = l'architetto con cui corrispondevi originariamente

Questa soluzione si scusa per l'azione incompleta da parte tua (la mancanza di follow-up), richiede le informazioni che ti mancano e suggerisce una riunione per ridurre al minimo ulteriori problemi di comunicazione. Includendo l'intero elenco CC rendi chiaro a tutti quelli presenti che avevi ampiamente svolto la dovuta diligenza e non stavi solo rallentando, ma mantiene il tono sincero ed evita inutili aggressività passiva.

Come alcuni hanno annotato nei commenti, anche il tuo manager è sempre una buona idea. Potrei suggerire di contattare il tuo manager in BCC e poi di seguirlo di persona o in un'e-mail separata in modo che sia a conoscenza della situazione completa. Questa sarebbe una quantità adeguata di CYA senza l'apparenza di tentare di umiliarli di fronte al tuo manager. Da lì, se il tuo manager è gravemente offeso dalle sue osservazioni e desidera parlarne con il suo team, allora questa è una prerogativa del tuo manager.

È professionale rendere visibile la mancanza di feedback?

SÌ. Va benissimo chiarire la situazione semplicemente presentando i fatti .

Se sei certo che i contributi originali soddisfano i requisiti, è meglio evitare di puntare il dito in modo specifico.

Invece, rispondere al gruppo che espone la situazione è in modo tale che sia ovvio che l'altra squadra ha lasciato cadere la palla senza dirlo esplicitamente.

Ad esempio, allega le due email / link precedenti qualunque cosa dica qualcosa come:

Ciao a tutti, ecco i dati forniti in precedenza che soddisfacevano i requisiti specificati nel [documento dei requisiti]. Se non è più valido, chiedi solo a [persona responsabile dei requisiti] di aggiornare e saremo lieti di fornire set aggiornati.

Naturalmente, sentiti libero di dire direttamente alla tua direzione che il altra squadra ha mancato questo. Se vogliono intensificare e puntare il dito, questa è la loro scelta.

In questo caso particolare, devo ammettere che mi piace dare la colpa alla tecnologia; in questo caso, e-mail.

È una specie di bugia bianca, ma ha il vantaggio di:

1. Lasciandoti senza colpa: non puoi reagire a qualcosa che non hai fatto non ricevere.
2. Lasciando un'uscita all'altra parte; non particolarmente elegante, ma meglio che metterli all'angolo e farti risentire.

Una volta che la "scusa" è dentro, torna subito al lavoro.

Esempio di risposta:

Ciao,

O qualunque forma di indirizzo sia in uso nella tua azienda.

CC il tuo manager. Sei in modalità "patata bollente", quindi lo sono anche loro. Potrebbe essere chiesto loro, quindi d'ora in poi tienili in CC per tutti gli ulteriori sviluppi, in modo che rimangano al passo con la situazione.

Ho ricontrollato la mia cartella spam ma non sono riuscito a trovare qualsiasi notifica che i dati forniti erano incompleti o limitati; né alcuna richiesta di ulteriori campioni. Se mi dai il nome e la data di chi ha inviato il feedback, mi assicurerò che il team IT indaghi e risolva il problema.

Non mi aspetto che qualcuno si faccia avanti e annunci ha inviato un'e-mail che in realtà non hanno fatto, né che qualcuno avrebbe denunciato un collega. Si prevede che rimarranno in silenzio e non verrà detto altro. Se inviano un nome, segui e chiedi al team IT di indagare; chissà, potrebbe essere autentico!

Nel frattempo, chiamerò per chiarire esattamente come mancassero i campioni forniti e assicurarmi che siamo d'accordo su cosa siano buoni campioni, quindi invia un nuovo pacchetto di campioni.

Torna subito al lavoro; avrà la precedenza sul problema "piccolo" di cui sopra ed eviterà l'imbarazzo. È ora di dimostrare che sei proattivo e risolverai i problemi. Poiché la comunicazione asincrona non è riuscita, passa alla comunicazione sincrona: chiama o passa alla loro scrivania. Se non possono ospitare, pianifica una riunione (telefonica o fisica).

Saluti,
- firma -

Termina con tutti i moduli giusti.

Ti consigliamo di lasciare una traccia, che non possono farti ricadere la colpa una seconda volta, quindi una volta raccolti i requisiti (oggettivi!), spediscili immediatamente al gruppo. Ancora una volta, invia in CC il tuo manager.

Procedi e raccogli i nuovi campioni, assicurati che soddisfino i requisiti specificati. Inviali via e-mail, CC il tuo manager.

E infine, dopo 2 giorni senza sentire la qualità dei campioni, ricontrolla con loro. Una chiamata veloce o un passaggio dalla scrivania: "Hai ricevuto XXX? Sono abbastanza buoni?" ... quindi rispondi all'e-mail in cui hai inviato i campioni e documenta la risposta "Ciao X, come discusso, per favore fammi sapere di eventuali commenti che hai dopo aver controllato i campioni." ¹ o "Ciao, X ha confermato che i campioni sembrano buoni. Fammi sapere altrimenti."

E per ora è tutto.

Fai attenzione a questo team in il futuro, però. Se stanno cercando di scaricare la colpa su di te per il ritardo, potrebbero trovare altre scuse convenienti. Quindi continua a documentare tutto in futuro.

¹ Dipende da te decidere se controllare una seconda volta; Non lo farei, a meno che non lo chieda il mio manager.

Aneddoto

Lavoravo in un azienda molto grande, e mentre la maggior parte delle persone con cui ho avuto la possibilità di lavorare erano professionali ... alcune cercavano sempre di scaricare la colpa su qualcun altro. La prima volta che mi è caduto addosso sono rimasto piuttosto sorpreso. Tuttavia ho imparato un'importante lezione: sii immancabilmente gentile e completo, offri qualcosa, ma documenta tutto.

Ricordo ancora alcuni anni dopo, quando lavoravo a un progetto sensibile al fattore tempo, quando durante uno degli incontri mensili con il direttore del progetto, un team leader (di un altro team) mi incolpò per la mancanza di progresso, vivi! La sensazione di tutti nella stanza che si svegliano improvvisamente per guardarti è davvero snervante. L'espressione di imbarazzo sul volto di detto team leader quando ho controllato i miei appunti e ho annunciato di aver fatto la mia parte - in tempo - e gli ho inviato un'e-mail 2 o 3 giorni prima è stata piuttosto gratificante. Il modo in cui si è raggrinzito quando il direttore del progetto si è avventato su di lui chiedendogli come avrebbe potuto perdere questa e-mail, e il sermone che ne è seguito, è stato certamente imbarazzante ... ma non ha mai e poi mai cercato di scaricare la colpa su di me in seguito.

Il problema di difendersi da cose del genere è che il comportamento difensivo invariabilmente ti fa sembrare cattivo, anche se hai completamente ragione. Inoltre non risolve nulla per il futuro.

Sembra che anche qui potrebbe esserci un problema più profondo: sembra che tu non abbia molti contatti con l'altra parte. Stai aspettando che ti rispediscano e non lo fanno, e c'è un mese tra ciascuna delle mail nella tua domanda. Potrebbero esserci diversi motivi e probabilmente la colpa è dell'altro lato, ma è ancora un problema nella tua organizzazione che deve essere risolto e tu sei il tramite tra i team.

Penso che sarebbe meglio parlare con le persone dell'altro team di persona , mostrare loro come il fatto che non abbiano risposto alle tue e-mail ti fa guardare nella posta del project manager, e poi trovare un modo migliore per comunicare in futuro. Forse puoi chiamarti una volta alla settimana per assicurarti che non succedano cose del genere, niente. E ovviamente discuterai del tipo di dati di cui hanno effettivamente bisogno e glieli consegnerai.

Quindi l'altra parte può inviare un messaggio di posta ai destinatari dell'originale, dicendo che questo è stato causato da loro, ma non importa - se ne è parlato, e in futuro eviterete entrambi questo tipo di situazione facendo a, be c.

Non sembri sulla difensiva , il problema del project manager è risolto, sembrate tutti professionali.

Non è poco professionale rendere visibile la mancanza di feedback. Il modo in cui lo fai potrebbe non essere professionale, quindi devi stare molto attento.

IMHO la grande domanda è: ti fidi del tuo manager?

Se lo fai, dovresti assolutamente chiedi al tuo manager come gestirlo. Il tuo manager potrebbe darti un'idea di cosa funzionerebbe meglio, o addirittura decidere di gestirlo da solo.

In caso contrario, dovresti rispondere educatamente. Tieni presente che c'è ancora una possibilità, molto piccola ma diversa da zero, che ti abbiano risposto e la loro risposta sia andata persa per motivi tecnici. Anche in caso contrario, attribuirgli la colpa di un malfunzionamento tecnico dà loro un'uscita salva-faccia e mostra che non sei aggressivo.

Puoi provare a scrivere qualcosa sulla falsariga di:

Riconoscimento dell'email che hai appena letto. Riferimento alle tue due email precedenti, senza dimenticare di includere le date. Sentiti libero di citare tali email e / o ricollegare il set di dati in questione. Indica eventuali problemi tecnici che impedirebbero la risposta. Suggerisci un'azione che potresti voler intraprendere, come contattare il supporto tecnico per verificare la presenza di eventuali email mancanti o programmare un incontro con loro per discutere di quali fossero i problemi.

Non dimenticare per lasciare tracce scritte per tutte le tue azioni. Hanno cercato di far sembrare che tu non abbia inviato il set di dati, anche se c'è una prova scritta che lo hai fatto. Se decidi di organizzare un incontro individuale con loro, tieni le note della riunione per te e invia loro le note per e-mail in seguito, o aggiungili a qualche wiki interno se c'è qualcosa di simile. Aggiungi il tuo manager a cc quando appropriato. Questo vale anche per le tue future interazioni con quel team.

Sono decisamente d'accordo con la risposta di Kilisi. Tuttavia, poiché sei ufficialmente il collegamento con l'altra squadra, la gestione di questo potrebbe essere di tua competenza.

Sembra il momento per una conversazione faccia a faccia (chat video se impossibile). Un'impostazione 1-a-1 sarà il posto migliore per farti notare gentilmente che hai chiesto un feedback e non apprezzare una chiamata senza tentare di coinvolgerti prima. Cerca di essere chiaro su questo, ma concentrati sull'ottenere la stessa pagina su ciò che richiedono dalla tua parte e assicurarti di poter comunicare meglio in futuro. Assicurati di collegare il tuo manager al risultato di quella conversazione.

Ringraziali per il feedback ed esprimi la tua solidarietà per il fatto che hanno causato disagi, ma che ora ti trovi in ​​una posizione difficile poiché il loro feedback non è stato tempestivo (includi la sequenza temporale). Potresti o meno essere in grado di aiutarli ora, ma offriti di fare tutto ciò che ragionevolmente puoi (il che rimette il problema su di loro).

Inizierei verificando che non sia un errore di battitura o che non sia diretto a te ... poiché queste cose accadono in gruppi segmentati.

• Indirizza l'email al project manager
• Copia l'email del tuo capo, poiché deve sapere che stai per avere una possibile "controversia" con un altro gruppo. Il tuo capo probabilmente dovrebbe saperlo prima di saltare la catena di comando, verbalmente o tramite e-mail, forse ha approfondimenti sul problema o preferisce altri modi per gestire la situazione.
• Non includere email aggiuntive come prova, sei un professionista. Hai detto che hai fatto il tuo lavoro. Tutti dovrebbero presumere che tu stia facendo il tuo lavoro - se ti fanno altre domande & poi tiri fuori la prova - saranno più propensi a crederti in seguito.

Ho notato che {Insert Task} è stato contrassegnato come incompleto. Era pertinente al mio {inserire ruolo / gruppo}? Questo stato è aggiornato ad oggi con {Inserire il nome del gruppo che necessita di requisiti}?

Questo inizia senza fare molte supposizioni & ti fornisce informazioni extra.

Sappiamo tutti che molto probabilmente l'altro gruppo ha qualcosa di cui ha bisogno ma si è dimenticato di chiedere ... quindi il passaggio 2 è iniziare ad affrontare il problema ...

"Tutte le informazioni specificate sono state completate AFAIK, in questa data {inserire la data 1} & si è risentito in questa data {inserire la data 2} - vogliono rispondere a uno dei miei messaggi o vogliono incontrarci per descriverlo in persona? "