Domanda:
Quando è opportuno lavorare durante una riunione?
Todd
2012-04-22 07:25:39 UTC
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Durante una riunione, spesso vengono fuori piccole cose che potrebbero essere fatte durante la riunione, invece di registrare le azioni, farlo dopo e riferire alla riunione successiva.

Non sto parlando di lavorare su altri progetti, controllare la posta elettronica o in generale di lavorare durante una riunione, ma piuttosto di affrontare immediatamente i problemi che vengono menzionati durante la riunione stessa.

È una buona filosofia , o ci sono problemi con esso?

Forse, dovrebbe essere soggettivo alla cultura dell'azienda, al contenuto della riunione, al numero di persone alla riunione, al tipo di riunione {presentazione / discussione} e altri fattori? Forse la risposta alla domanda non è un sì o un no, ma piuttosto una visione di tali fattori.

Un esempio (che ovviamente tende a favorire una risposta affermativa):

  • Ottenere qualche informazione in più per chiarire una domanda inaspettata sollevata durante la riunione (da database, CRM, Google)
Stai chiedendo se durante una riunione viene fuori un'attività che può essere risolta in 2 minuti, puoi risolverla? O intendi qualcosa di estraneo al progetto in discussione durante la riunione?
@mhoran_psprep Penso che sia abbastanza chiaro dalla domanda che sta facendo sulle attività che emergono nel corso della riunione ... nonostante tutti assumano compiti non correlati nelle loro risposte
Ho modificato la domanda in modo che sia più chiara.
Esatto, e non credo che le persone dovrebbero nemmeno assumere la cultura aziendale tradizionale: lavoro nell'industria del software dove il cambiamento è abbracciato.
"Le persone dovrebbero essere autorizzate" è una bandiera rossa per cattiva soggettiva. Hai un problema reale che stai affrontando? Come scritto, questa domanda deve essere chiusa.
Penso che questa sia una grande domanda per quanto riguarda la produttività, ma la maggior parte delle persone sembra averla interpretata come una domanda di etichetta.
@oksayt, in generale lavorare durante le riunioni danneggia la produttività delle altre persone nel meeting che subiscono ritardi perché TU sei scortese e stai sprecando il loro tempo.
@HLGEM d'accordo, ma non credo che sia questa la domanda. Si prega di vedere la mia risposta per quello che intendo.
Questa è la domanda che avrei dovuto fare - grazie.
Dodici risposte:
#1
+19
Permas
2012-04-22 10:05:19 UTC
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In genere è un no.

Se non pensi di dover essere alla riunione in primo luogo perché i problemi non ti riguardano, parla con le persone che organizzano il partecipante elenco.

Se le riunioni si trascinano troppo a lungo prima che arrivino a te, parla con l'organizzatore della riunione per vedere se riesci a dividere una riunione grande in alcune più piccole in cui si perde meno tempo.

Se il tuo dipartimento è coinvolto, diciamo programmatori, e tu sei alla riunione. Anche se stanno discutendo i problemi di altri programmatori, è comunque una tua preoccupazione poiché devi sapere cosa sta succedendo intorno a te. E se la persona di cui si sta discutendo viene investita da un autobus?

Sono solo cattive maniere. Ci sono molti modi per affrontare riunioni lunghe, lavorare, imho, non è uno di questi.

#2
+17
oksayt
2012-04-24 09:42:36 UTC
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Solo se aiuta la riunione.

Considero questi casi accettabili e utili:

  • Cercare un'informazione mancante o errata i materiali di presentazione
  • Effettuando una rapida ricerca su Google per una versione più dettagliata di un documento presentato (ad esempio, cercare il grafico completo dei prezzi dal sito Web di un fornitore)

Non fare ricerche né cercare di risolvere un problema durante una riunione.

Quanto segue rientra in questa categoria errata:

  • Fai un "rapido" google cercare per trovare e confrontare le opzioni per un elemento in discussione (un confronto diligente richiederebbe uno sforzo concentrato, che non interessa la maggior parte delle persone nella stanza)

  • Inizia a incorporare il feedback di altri sui risultati finali durante la riunione (basta prendere nota, andare avanti e contattare solo le parti interessate in seguito)

Tendo ad essere d'accordo: tale lavoro consiste nel correggere un errore o una svista nella pianificazione della riunione. Sento ancora che ci sono scenari in cui lavorare in una riunione potrebbe essere appropriato. E data la raffinatezza della domanda, ho bisogno di trovare quando (se mai) è appropriato.
Includerei anche la gestione a distanza di cose che potrebbero interrompere la riunione o precludere la tua partecipazione. Le persone capiscono se devi rispondere rapidamente ai messaggi istantanei del tuo team o qualcos'altro di critico ma non distrae.
#3
+14
mhoran_psprep
2012-04-22 22:47:03 UTC
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Se lo stile della riunione lo rende appropriato, allora sì, completa quei piccoli compiti. Se l'incontro è vicino a essere un hackathon, non solo è appropriato, ma probabilmente è anche apprezzato. Ho persino utilizzato uno smartphone / laptop per ottenere informazioni rilevanti per mantenere la riunione in movimento.

Sono stato anche coinvolto in progetti in cui l'incontro è concepito per essere una comunicazione unidirezionale, quindi risolvere il problema non appena viene menzionato sarebbe considerato irrispettoso.

Preferisco riunioni e progetti in cui i partecipanti si sentano a proprio agio nel rispondere alle richieste in tempo reale.

+1 - ci sono molti stili molto diversi di riunioni e ragioni per le riunioni. Li incontro entrambi abbastanza regolarmente. Abbiamo sicuramente riunioni in cui sto ancora elaborando dati man mano che sorgono nuove domande, soprattutto se il problema è urgente, e alcune riunioni in cui ciò non sarebbe affatto accettabile.
(A partire dal commento di Weronikas) Sì, riunioni [hackathon] così collaborative o urgenti [per risolvere un problema]. mhoran_psprep sembra descrivere il lavoro di squadra, alcuni potrebbero obiettare che non è tanto un incontro, ma lo classificherei come tale.
#4
+10
sq33G
2012-04-22 11:35:30 UTC
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Penso davvero che dipenderebbe dal fatto che gli altri presenti alla riunione sarebbero grati per la tua prontezza (chiudendo il problema prima che la riunione finisse) o insoddisfatti di perdere la tua attenzione o il flusso della riunione mentre fai la correzione.

#5
+7
Jay Bazuzi
2012-04-23 06:16:47 UTC
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Se qualcuno sta lavorando al proprio laptop durante una riunione, significa che pensa che il lavoro sia più importante della riunione. Per dirla in modo più schietto, credono che tu stia sprecando il loro tempo .

Ti fidi di loro per prendere quella decisione correttamente? Se sì, è ora di cambiare quello che stai facendo. Se no, è il momento di cambiare il luogo in cui lavori.

I comportamenti nelle riunioni fanno parte della cultura aziendale . Non dare per scontato che il modo in cui svolgi le riunioni in questo momento sia l'unico modo per farle.

Ad esempio, il valore che ogni persona ottiene da una riunione diminuisce con il numero di persone lì dentro. Poiché questa perdita si ripete con ogni partecipante, il valore della riunione diminuisce O (n ^ 2). È più facile rendere preziose le riunioni piccole.

Una riunione breve ha tempo sufficiente solo per gli argomenti più importanti. Pertanto, riunioni più lunghe dedicano tempo ad argomenti meno importanti, riducendo il valore del tempo di tutti. Mantenere le riunioni brevi aiuta anche le persone a sentirsi sicure che avranno tempo per svolgere il loro lavoro regolare in seguito, in modo che possano prestare la loro piena attenzione a questa riunione ora, aumentandone il valore per tutti.

molte riunioni in cui qualcuno distribuisce copie di un documento affinché tutti possano leggere e commentare durante la riunione. Questo è terribilmente inefficiente. Il problema è che, in una cultura frettolosa, le persone non leggono prima perché pensano di non avere abbastanza tempo. Questa è una preoccupazione culturale che deve essere modificata per ottenere il massimo valore dalle riunioni.

#6
+6
Hrafn
2012-04-22 10:58:02 UTC
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"Dipende."

In un precedente lavoro (di consulenza) non era raro trascorrere l'intera giornata in riunioni, ma era comunque necessario portare a termine le cose. Le riunioni non dovevano davvero durare tutto il giorno, ma lo fecero, e non c'era molto da fare a riguardo: stava accadendo, dovevi almeno essere al telefono, e questo non rimuoveva ciò di cui avevi bisogno per portare a termine il lavoro.

Nel frattempo, anche se il tuo contributo potrebbe essere occasionalmente necessario, non dovresti essere un partecipante attivo per la maggior parte di esso. Durante le riunioni venivano fuori anche cose che dovevano essere affrontate, e se non dovevi dire nulla era spesso più efficiente lavorarci sopra mentre ascolti le frasi chiave su ciò che devi fare. Quindi hai lavorato.

Ci sono molte riunioni a cui le persone devono partecipare per un motivo o per un altro a cui non possono - e non dovrebbero - dedicare tutta la loro attenzione, o almeno non ci si aspetta che lo facciano per una certa percentuale di l'incontro. Si potrebbe sostenere che questo è un difetto nella struttura delle riunioni, ma è anche qualcosa che accade naturalmente quando nella stanza c'è un gruppo di persone: la conversazione non è necessariamente molto focalizzata e rilevante. A volte sei lì solo per rispondere alle domande se le persone ce l'hanno, o sarai un partecipante attivo solo per dieci minuti di una riunione di trenta minuti.

D'altra parte, se sei in una piccola riunione in cui sei un partecipante chiave, anche se potresti risolvere un problema che si presenta nell'ambito della riunione molto rapidamente, probabilmente è meglio di no farlo se puoi ragionevolmente evitarlo. Puoi rallentare troppo una riunione perdendo dettagli chiave o dovendo ripetere le istruzioni oppure puoi bloccare altri se hanno bisogno di aspettare che tu finisca un'attività.

Perché penso questo:

È facile dire "dovremmo risolvere questo problema a livello di organizzazione della riunione", è un problema molto più difficile farlo effettivamente. Vari gruppi hanno provato incontri per soli piedi e altri concetti simili per cercare di mantenere le riunioni focalizzate, ma spesso si muovono o spesso coprono più argomenti di cui ti interessano solo alcuni. A volte sai solo dalla natura dell'elenco dei partecipanti che non inizierà in tempo e prendi gli accordi necessari.

Idealmente le tue riunioni dovrebbero essere sufficientemente brevi e mirate da non avere la tentazione di aggiustare le cose durante la riunione, perché sarà finita abbastanza rapidamente da consentirti di riprenderti.

Detto questo, puoi provare a concentrare maggiormente la riunione e convincere le persone a portare offline le irrilevanze. Puoi provare a mantenere bassa la socializzazione. Puoi provare a fare molte cose come questa ... ma mentre stai provando a compiere quei passi ci sarà ancora del lavoro da fare, ea volte (ad esempio, quando sei il supporto alla produzione) tenere d'occhio un monitor semplicemente non lo è sarà reso facoltativo.

Quindi fai una smorfia, prova a fissare il formato, quindi prendi la decisione migliore in base alle norme culturali dell'azienda (alcune aziende lo tollerano più di altre) e misurando il livello di distrazione relativo al livello di vantaggio per l'azienda.

#7
+5
Kate Gregory
2012-08-10 19:12:02 UTC
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Dipende davvero. Ma ho un ottimo test per sapere immediatamente se quello che vuoi fare va bene per la riunione o no:

Collega il tuo laptop al proiettore.

Stai prendendo appunti? Invio di una richiesta di riunione? Alzando il conteggio dei bug? Cambiare la priorità sui compiti? Allora non ti importa chi lo vede. In effetti, ti evita di dire alla gente cosa stai facendo.

D'altra parte, se stai sbirciando su Twitter, aggiornando la tua scheda attività, lavorando a un altro progetto o aggiornando il tuo stato di Facebook a bloccato nel peggior incontro di sempre e considerando di mordermi il piede allora non vuoi che nessuno lo veda.

Se non c'è un proiettore fisico, puoi considerarlo un esperimento mentale. Ma in realtà voglio che proietti davvero il tuo schermo . Ti dà grande chiarezza e chiarezza su questo dovrei farlo? va bene? decisione. E toglie anche ogni scontrosità a chi si sta chiedendo cosa diavolo stai combinando.

#8
+3
Michael Durrant
2012-04-22 09:39:54 UTC
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Direi di no, rende la riunione troppo frammentata.

Se ci sono molti argomenti che sono completamente irrilevanti per te, allora è un segno che o non dovresti essere lì, o la riunione l'agenda dovrebbe essere modificata (ridotta) per coprire solo gli argomenti per i quali tutti i partecipanti devono essere presenti.

Alcuni dei problemi che solleva sono: può generare una mancanza di rispetto; può portare a spiegazioni "doppie" quando risulta che l'elemento era pertinente; aumenta la distrazione quando il dispositivo fa clic, suona, vibra, ecc.

#9
+3
HLGEM
2012-04-24 22:17:43 UTC
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In generale, preferisco non svolgere altre attività durante le riunioni, se la riunione non è abbastanza importante per te da prestare attenzione, non dovresti parteciparvi.

Tuttavia, nel caso di un compito che è stato discusso o approvato durante la riunione, è possibile che tu possa deliziare qualcuno aggiustandolo sul posto. Ad esempio, abbiamo un cliente che è problematico nella migliore delle ipotesi. Spesso in una riunione, una discussione su alcuni dati che sono stati inseriti in modo errato (a causa di un file cliente errato o di un errore di immissione dei dati da parte del rappresentante di vendita). Poiché si trovano in tutto il paese, i nostri incontri sono teleconferenze e io sono alla mia scrivania. Se riesco a sistemare qualcosa che tirano fuori, li renderò più felici. Quindi, quando è qualcosa di veramente importante (qualcuno non può accedere ad esempio) che può essere risolto in circa 2 minuti o meno, glielo dirò e mi scuso per quel periodo di tempo mentre discutono qualcosa che non è applicabile a me (posso suggerire di discutere X dall'ordine del giorno). Se il flusso della riunione viene interrotto da me stesso che mi scuso (e tutti gli argomenti dell'agenda richiedono il mio contributo), aspetto fino al termine della riunione e quindi invio un'e-mail 5-10 minuti dopo mostrando che il problema è stato risolto. Di solito dico loro durante la riunione che fare la correzione non richiederà molto tempo e lo farò non appena avremo finito. Questo li rallegra ancora e non è una scortese accusa contro la mia necessità di non prestare attenzione.

Buona risposta, questo è un ottimo esempio, grazie. Gli incontri fornitore / cliente sono probabilmente una buona risposta. So che spesso aggiorno le specifiche durante un incontro del genere (il che è forse più simile a prendere appunti, non a lavorare effettivamente). Tuttavia, in una riunione di alto livello più aziendale, tale "fare" non è rilevante, forse.
#10
+3
user8365
2012-08-10 23:36:10 UTC
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Le buone riunioni hanno un'agenda pianificata, ma essere troppo rigidi può essere controproducente. Perché dicuss un progetto che è stato cancellato solo perché qualcuno si è dimenticato di aggiornare il piano dell'incontro.

Non vedo alcun problema nel rimandare le cose se puoi ottenere qualcosa di più importante realizzato o se trovi che questo è un momento migliore. La pianificazione dei conflitti potrebbe rendere molto più difficile provare e assegnare in un secondo momento. Inoltre, essere a conoscenza di chiunque partecipi alla riunione che non è coinvolto nell'attività. Questo può essere un problema per invitare troppe persone. Possono dieci persone essere fortemente coinvolte in dieci diversi argomenti contemporaneamente? Dubbioso.

Vorrei che più riunioni portassero a termine qualcosa piuttosto che parlarne.

#11
+2
PaulHurleyuk
2012-04-22 16:46:05 UTC
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Quindi per me, dipende.

Ho la fortuna di avere un tablet PC convertibile e il wireless nella maggior parte delle sale riunioni, quindi di solito ce l'ho aperto a prendere appunti in un modo che non sia invadente e lascia che anche io segua ciò che viene detto. Ciò significa che posso fare due cose abbastanza facilmente;

  • Se qualcosa viene fuori come una domanda, o un'azione rapida direttamente correlata alla riunione, posso farlo lì e poi (cioè trovare alcune informazioni da un condivisione di rete quando qualcuno fa una domanda o imposta un incontro futuro quando viene discusso)
  • Posso controllare la posta. Controllo solo gli oggetti in arrivo, ma significa "ferma il mondo" urgente che mi arriva ancora

Quello che non faccio è cercare di portare a termine un lavoro non correlato, sarebbe possibile, ma come molti hanno già detto, è scortese. Significa che sei nella riunione ma non stai partecipando.

#12
  0
Michael Durrant
2012-10-14 20:20:29 UTC
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Dipende dalla cultura. La mia cultura attuale non lo consente. Altre aziende nel mio spazio se lo aspettano.

Un punto chiave che sembra essere stato perso da altri è che altre persone potrebbero non sapere cosa stai facendo. Stai cercando ulteriori dettagli su un argomento rilevante durante l'incontro, ma per quanto riguarda gli altri potresti semplicemente aggiornare la tua pagina Facebook! Inoltre potresti fare la cosa giusta, ma molti altri potrebbero seguire il tuo esempio, usare il loro laptop, ma usarlo per cose non professionali.

Molte persone trovano che parlare con una folla di persone, molte delle quali digitando sul proprio laptop non funziona bene perché:

  1. Gli esseri umani usano il contatto visivo per una buona comunicazione.
  2. Non ti stai concentrando al 100% sull'argomento della riunione che può essere sostanzialmente considerato scortese.
  3. L'implicazione che altri possono trarre è che consideri la riunione meno importante di ciò che stai facendo (navigazione, ecc.).
  4. Il clic sui tasti può essere una distrazione dalla presentazione principale.


Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 3.0 con cui è distribuito.
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