Domanda:
Quali altri problemi risolve l'hot desking?
PunkUnicorn
2018-10-29 20:04:03 UTC
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Il senior management della mia azienda sta parlando della possibilità di introdurre l'hot desking * , che potrebbe essere introdotto contemporaneamente al trasferimento di un ufficio pianificato tra pochi mesi. La nuova sede sarà abbastanza grande da ospitare le dimensioni dell'azienda; ci saranno abbastanza scrivanie per tutti, lo spazio non è un problema.

Quali problemi cerca di risolvere l'hot desking, oltre a non avere abbastanza scrivanie?

Risolve effettivamente quei problemi ?


* Da Wikipedia: "L'hot desking è un sistema di organizzazione dell'ufficio che coinvolge più lavoratori utilizzando un unico postazione di lavoro fisica o superficie durante periodi di tempo diversi. La "scrivania" nel nome si riferisce a una scrivania condivisa da più impiegati su turni diversi rispetto a ogni membro del personale che ha la propria scrivania personale. " sub>


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L'etichetta è: seleziono solo una risposta, ma qui diverse risposte rispondono a questa domanda; ci sono molte altre ottime risposte.

Perché pensi che l'hot desking si sforzi di risolvere qualsiasi problema a parte l'utilizzo dello spazio?
Il senior management prevede di partecipare anche all'hot desking?Se partecipano o meno influisce sulla velocità con cui vengono risolti i "problemi".
Penso che * desk sharing * sia un termine più comune (forse "regionale"? Non ho mai sentito parlare di * hot desking *) e comprensibile senza doverlo cercare.
@JanDoggen Per essere onesti, è un termine abbastanza ben consolidato nel mondo del lavoro di lingua inglese.Non ho mai sentito parlare di "desk sharing", quindi questo potrebbe essere un termine specifico per la tua località, e forse altri con cui non ho familiarità :)
Dato che il consenso sulla tua domanda è "Solo alcune situazioni molto specifiche, a parte l'utilizzo dello spazio (che dici non è un problema nella tua azienda)", potresti riformulare la domanda "Qual è l'impatto (pro e contro) dell'hot desking? "
Diciassette risposte:
BigMadAndy
2018-10-29 20:10:10 UTC
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L'hotdesking non risolve alcun problema, indipendentemente dal fatto che l'ufficio sia troppo piccolo o meno.

Ho lavorato in un'azienda che aveva il 20-40% di posti in meno rispetto ai dipendenti. Le battaglie per le sedie ci sono costate (e compagnia ...) molto tempo. È stato un dramma. La parte più importante della giornata è stata assicurarti di avere una sedia.

La tua azienda probabilmente si aspetta di crescere. Questo potrebbe spiegare perché vogliono introdurre il sistema adesso.

O forse vogliono solo che le persone "facciano più rete". Ma non è questo il modo per ottenerlo.

Se l'azienda ritiene che molti dei loro dipendenti siano fuori chiamata, visitatori remoti o occasionali, allora potrebbero credere di ridurre l'ingombro dello spazio ufficio, disponendo di scrivanie per accogliere i dipendenti presenti, senza scrivanie riservate per ospitare ilimprobabile che siano presenti dipendenti.Il problema è che, a volte, quando si tengono tutte le riunioni manuali, hai troppe poche scrivanie per i tuoi dipendenti nell'ambito di questo piano.
@EdwinBuck, nel caso di visitatori occasionali in ufficio, è comunque meglio avere pochi posti riservati a "visitatori occasionali" piuttosto che costringere tutti a lottare per i posti e portare con sé tutte le loro cose ogni sera perché alcune persone non sono in ufficio la maggior parte delgiorni.
Non ho dovuto leggere oltre "Hotdesking non risolve alcun problema" per essere d'accordo.Per quanto buone possano essere le intenzioni per l'azienda, devo ancora incontrare qualcuno di persona che ha trovato un'esperienza positiva a lungo termine.Forse ci sono industrie in cui ci sono più lavoratori part-time in cui effettivamente risolve alcuni problemi?
"Le battaglie per le sedie ci sono costate (e compagnia ...) un sacco di tempo" - è solo una cattiva gestione.L'hot desking può sicuramente risolvere il problema di avere meno posti a sedere fintanto che c'è un meccanismo per segnalare quando le persone lavorano da casa per garantire che le persone che entrano abbiano una scrivania.
@UKMonkey: Avevamo un tale meccanismo.Tuttavia, molte persone sembrano decidere al mattino se verranno o no.Inoltre, la società non ha calcolato il numero di posti di cui avevamo bisogno in modo appropriato.Semplicemente non c'erano abbastanza posti per tutti.
@Kozaky Non ho dovuto leggere oltre "Hotdesking non risolve alcun problema" per non essere d'accordo e per pensare che questa sia una risposta scadente a una domanda in buona fede che cerca specificamente di identificare quali problemi ** risolve **.Potrebbe introdurre più problemi di quanti ne risolva e implementazioni specifiche potrebbero essere un netto negativo per un'azienda (come con l'esperienza di questo risponditore), ma a mio parere questa non è una buona risposta alla domanda.
Rendili tutti scrivanie in piedi.Boom, problema alla sedia risolto.
Risposte come queste sono ciò che induce le persone a chiudere le domande come * basate sull'opinione *.Sii specifico: elenca le cose che ci si potrebbe aspettare che l'hot-desking risolva e spiega perché non funziona.La semplice dichiarazione di un verdetto è inutile per aiutare le persone a formare un'opionina informata.
@reinierpost: no, le domande basate sull'opinione fanno sì che le persone scrivano risposte basate sull'opinione.Ho visto domande su vantaggi / svantaggi, rischi, bandiere rosse, chiuse qui.
@385703: lo fanno, ma IMO il problema è solitamente con le risposte.
@WBT seguendo la tua linea, l'unica risposta a "quali problemi si sforza di risolvere" è "Non abbiamo idea di quali problemi i ragazzi che lo hanno proposto si sforzano di risolvere" e per "risolve effettivamente questi problemi", "lo fareiscommetto felicemente i miei soldi che non lo farà, anche quando non so cosa si intende risolvere ".
Sembra più uno sproloquio perché non l'hai percepito come una soluzione ai problemi a casa tua e apparentemente è stato gestito in modo inadeguato che una risposta fondata.
Questa non dovrebbe essere la risposta più votata alla domanda solo perché è la prima nell'ordinamento predefinito.
@WBT Vero, quindi perché ho detto di essere semplicemente d'accordo piuttosto che pensare che questa dovrebbe essere la risposta corretta, e anche perché sono curioso di vedere se ci sono esempi di luoghi di lavoro in cui è di ovvio vantaggio per i dipendenti e per il portafoglio dell'azienda.
Questo non risponde alla domanda posta e mi delude (anche se non mi sorprende) che sia così altamente votato.
Quindi, in base alla tua esperienza personale di quanti lavori in cui l'hot desking era standard in quanti settori diversi, puoi decidere che non può funzionare in tutte le situazioni?E se parliamo di un'organizzazione internazionale in cui la stragrande maggioranza dei dipendenti lavora da casa e si incontra solo per riunioni programmate specifiche?Perché avere il 90% di sedie vuote tutto l'anno sarebbe un miglioramento in una situazione del genere?
Anche se sono d'accordo che non sia una buona politica, dire che "non risolve alcun problema" perché A) ha degli svantaggi e B) non ha funzionato nel tuo ufficio, non è una risposta molto valida.Se hai ragioni più dettagliate sul motivo per cui pensi questo, potresti prendere in considerazione l'idea di aggiungerle alla tua risposta.
SaggingRufus
2018-10-29 20:09:37 UTC
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Non sono un fan del principio dell'hot desk, ma ecco alcuni motivi per cui le persone potrebbero essere favorevoli:

  1. Area di lavoro più ordinata. Se le persone non riescono a tenere i propri effetti personali sulla scrivania, le scrivanie sono in genere prive di disordine
  2. Nuova prospettiva. Alcune persone pensano effettivamente in modo diverso quando vengono spostate. Non lo so, ma conosco persone che affermano dove siedono influiscono su di loro
  3. Collaborazione con nuove persone. A seconda del campo, questo potrebbe incoraggiare a lavorare con più persone rispetto a prima e potrebbe causare un aumento della produttività

Di nuovo, non sono per l'hot desking; questi sono solo motivi che ho sentito in passato.

4. Uno spazio ufficio più piccolo (ad esempio il 20% in meno di sedie rispetto alle persone con il 20% che lavorano da casa) richiede l'hot desking.
@UKMonkey che è corretto, ma OP ha chiesto per ragioni diverse da quelle
Sono totalmente d'accordo con questo.Vorrei solo aggiungere che può essere utile per le organizzazioni che si estendono su più uffici quando si organizzano riunioni se non ci sono sale riunioni / riunioni dedicate in detto ufficio.
Ri # 1, questo non risolve un problema.Per molte persone ne sta creando uno.Se la mia scrivania non è "ingombra", non sto lavorando in modo efficiente.
@jamesqf dipende a chi chiedi.Conosco molti manager che non sarebbero d'accordo.Personalmente tengo una scrivania molto disordinata (e la trovo efficace almeno per me), ma conosco i manager che preferirebbero che fosse ordinata e hanno usato questo per aiutare con quello
@SaggingRufus, ciò che i manager "vogliono" e ciò che è produttivo per i singoli dipendenti a volte sono in contrasto ...
@SaggingRufus: Ma lo scopo dei manager è ostacolare la produttività individuale.Vedi ad es."The Peter Principle", o innumerevoli cartoni animati di Dilbert :-)
+1 per # 3: se il tuo lavoro è svolto in team dinamici che cambiano di settimana in settimana o da progetto a progetto, essere in grado di muoverti e sedersi tutti insieme facilmente può essere un grande vantaggio per la collaborazione.(Il rovescio della medaglia è dover passare 20-60 minuti a cercare di rintracciare quella persona sfuggente che ha procrastinato per darti un aggiornamento critico di cui hai bisogno per finire il tuo lavoro!)
@SaggingRufus OP ha chiesto se lo risolve ... a cui la risposta è sì ... in quanto è l'unico metodo corto su intere politiche wfh che consente più persone che scrivanie.Aggiungerlo alla lista è solo un altro modo per dire "sì" imho.
@jamesqf `Se la mia scrivania non è" ingombra ", non sto lavorando in modo efficiente. Dobbiamo differire dalle nostre definizioni di" disordine "e / o" efficace ".
@ESR probabilmente dipende dal lavoro che dovresti fare.In qualità di sviluppatore di software normalmente non lavoro con documenti o apparecchiature diverse da un computer.Quindi tutto ciò che è sulla mia scrivania è solo roba privata e una tazza di caffè: è lì per costruire la mia zona e aiutarmi a concentrarmi.
Non sono d'accordo con l'idea di scrivanie più ordinate.Ti imbatti nella tragedia dei beni comuni.Non è responsabilità di nessuno, quindi il disordine si accumula.
@ElmoVanKielmo: Essendo io stesso uno sviluppatore di software, certamente lavoro con documenti - e manuali, libri di testo, ecc.Spesso è molto più facile usarli, anche se lo stesso materiale è disponibile online (cosa che a volte non è).Ma poi le abitudini di lavoro sono una cosa individuale: chiedi a chiunque si aspetti qualcosa di coerente da me prima delle 10 del mattino al più presto :-)
@RobCrawford Tragedy of the commons probabilmente non si applica perché un ufficio non è un'area non regolamentata.L'azienda potrebbe stabilire regole che impongono la pulizia dopo aver finito il lavoro.Sì, questo può iniziare a sembrare un asilo nido.No, probabilmente non creerà un ambiente di lavoro confortevole per tutti.
@MauganRa E, a quel punto, le persone particolarmente brave si stufano e vanno altrove.Creare un ambiente di lavoro sgradevole nello sviluppo di software generalmente non è una buona idea.
Simon Richter
2018-10-29 21:23:51 UTC
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L'hot desking è utile se la struttura del team cambia spesso o se le persone lavorano da casa per la maggior parte del loro tempo e le loro giornate di presenza possono essere coordinate a livello aziendale. È un sacco di ifs.

Ho visto esattamente un esempio funzionante per ciascuno di questi:

  • un cliente che costruisce le apparecchiature di test e misurazione organizzano gli elementi di lavoro come progetti di breve durata, in cui creano team con esperti del dominio per ciascuno dei livelli nel loro stack software (interfaccia utente, controllo remoto, modello di dati delle impostazioni, elaborazione dei dati di misurazione, controllo hardware). Ognuno viene scelto da un pool e il team lavora insieme per alcune settimane. Le scrivanie vengono assegnate per la durata del progetto, quindi cambiate.

  • un cliente ha l'80% di uffici domestici come standard. Ogni squadra si incontra una volta alla settimana in ufficio per coordinare e rivedere. Le scrivanie sono assegnate alla squadra per questo giorno. I laptop aziendali sono standardizzati e le docking station sono fornite su ogni scrivania, quindi le persone portano solo il loro laptop, senza cavi o accessori.

L'ho anche visto fallire miseramente in un ambiente dove 50 persone hanno condiviso 40 scrivanie. Fondamentalmente, le persone si sono presentate alle 7 del mattino per prendere uno dei banchi gratuiti, quindi hanno cercato di rimanere svegli con molto caffè.

Allora cosa è successo alle ultime 10 persone che non hanno ricevuto una scrivania libera?"Immagino tu stia lavorando da casa oggi, scusa per lo spreco di pendolari"?Come dura oltre il primo giorno?
@Myles, di solito usurpavano alcune sale conferenze o spazi nella caffetteria, il che non era buono nemmeno per la produttività.
Perché fare in modo che i tuoi dipendenti competano fisicamente per uno spazio in cui svolgere il loro lavoro sembrerebbe una buona idea a * chiunque *?
@GreySage: Perché riduce i costi quantificabili scambiandoli con quelli non quantificabili.Il risparmio sui costi di meno spazio e meno scrivanie è facile da appuntare un numero su;la perdita di produttività, non così tanto.Se il tuo lavoro è far sembrare buoni i numeri, ma non capisci le persone, ottimizzerai inevitabilmente il tuo lavoro per "concentrarti sui quantificabili e rovinare il resto".
@SimonRichter Non riesco nemmeno a immaginare come possa superare la fase dell'idea."Ora ascoltami, se usiamo le nostre sale riunioni come uffici, allora abbiamo bisogno di meno spazio per uffici ..."
@Myles non fornisce loro alcuna idea.Sono sicuro che qualcuno in questo momento stia pensando, sì, è una buona idea.
@Myles E se facessimo lavorare tutti da casa, utilizzando i propri computer?Potremmo tagliare i costi della struttura a quasi $ 0!(Non riesco a trovarlo in questo momento, ma c'era una trama nella commedia webcomic "Greystone Inn" basata su questo concetto ...)
@Myles A volte succede già.Mio fratello ha lavorato come revisore contabile per un po 'e ogni volta che erano in loco in un'azienda più piccola, finivano per essere rinchiusi in una sala riunioni per alcune settimane ...
@Chronocidal, questo è fondamentalmente quello che faccio.Le mie tariffe sono calcolate in modo da potermi permettere un'attrezzatura decente ed è molto più divertente lavorare su 40 thread e tre monitor che su qualsiasi cosa il cliente avesse in magazzino.
@mbrig Il mio sito aveva una carenza di sale riunioni, quindi anche avere un gruppo come il tuo in loco significava mescolare riunioni regolari e speciali.Ricordo che a un certo punto, a causa del cattivo tempismo, avevamo 3 gruppi separati sul posto che utilizzavano le nostre stanze, il che ha portato alcuni temperamenti davvero ardenti.
Ci sono almeno quattro risposte che vorrei accettare contemporaneamente e ho apprezzato tutte le risposte qui;L'ho trovato educativo.Quindi, l'etichetta richiede che ne scelga uno, e questo è stato il primo (imho) che ha risposto più completamente alla domanda.Tuttavia la gamma di risposte è l'aspetto più utile.Mi aspetto di fare riferimento a questa domanda nelle future conversazioni presso la mia azienda
Recentemente il mio posto di lavoro è passato a una sorta di hot desking.Funziona abbastanza bene per noi.Il mio team di 7 persone è a corto di una scrivania.Anche il team di 9 persone confinante è a corto di una scrivania.Presumo che gli altri team abbiano rapporti dipendenti / scrivania simili.E proprio accanto a dove ci sediamo c'è un pool di 4 scrivanie condivise tra forse 6 squadre.Quindi, in sostanza, se sei in anticipo puoi prendere la tua scrivania preferita.In caso contrario, prendi una scrivania qualsiasi.Se nessuno disponibile nella "nostra" area, usa uno spazio piscina.Finora la piscina ha sempre avuto i banchi aperti, perché in realtà le persone lavorano da casa e ogni tanto si ammalano.
@PunkUnicorn Una cosa contro l'hot desking che la gente pensa sia "pro" Quando qualcuno usa la scrivania fino alle 14:00 e qualcuno ha bisogno di usare la scrivania dalle 14:00, non sarà facile cambiare.Potrebbe essere necessario prolungare la chiamata, è necessario scollegare, pulire, quindi configurare la seconda persona.Ho lavorato con questo problema e abbiamo perso circa 1 ora al giorno ad aspettare quella scrivania.E dovevamo timbrare i nostri computer in un determinato momento preciso.
Non descriverei affatto i vostri esempi positivi come esempi di "hot desking".In entrambi i casi, i dipendenti hanno scrivanie a loro riservate quando ne hanno bisogno.Nel primo caso, dura anche più di un giorno.Questo non ha molto a che fare con l'hotdesking per me.
@Myles "Quindi, se portiamo questo alla conclusione logica ... stiamo già pagando i dipendenti per fare la cacca in orario aziendale, perché no ... no ... ragazzi ... ascoltatemi!"
WBT
2018-10-29 21:46:31 UTC
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Se alcuni dipendenti non si trovano regolarmente in quell'ufficio (ad esempio, per lo più lavoratori remoti), un sistema di hot desking consente di utilizzare lo spazio della scrivania in modo più efficiente. Credo che questa sia stata la ragione originale del sistema; consente all'azienda di risparmiare sullo spazio ufficio che rimane inutilizzato. Inoltre, se un lavoratore ha più sedi di uffici, potrebbe non aver bisogno di uno spazio dedicato a tutte; hot-desking può aiutare ad accogliere.

Quando c'è un consulente o un team di consulenza che entra e lavora regolarmente presso il sito del cliente, è più facile per loro lavorare con il personale regolare in un accordo hot-desking, nei giorni in cui i consulenti sono dentro.

Nei giorni in cui ci sono molte persone fuori (ad esempio, i periodi dell'anno in cui è popolare per andare in vacanza), quelli che si trovano possono sedersi più vicini per collaborare invece di sentirsi come se il posto fosse una città fantasma .

Se le persone fanno parte di team che cambiano relativamente spesso o in più team, possono avere la stretta vicinanza alla scrivania di un team mentre lavorano con quel team e quindi cambiare facilmente quando si lavora con un team diverso (ad es. un giorno diverso o una settimana diversa) senza interruzioni del trasloco.

Se le persone non sono autorizzate a tenere le cose alla scrivania, si crea anche uno spazio di lavoro più ordinato e riduce la probabilità che un importante la carta verrà seppellita sotto un mucchio di altri sulla scrivania di qualcuno.

Ovviamente, l'hotdesking introduce nuove sfide come il costo in termini di tempo per sistemare le cose ogni giorno e dover accedere a un armadio o cubby per le cose altrimenti si potrebbe rimanere dentro / a / su una scrivania. Tuttavia, costringere le persone ad alzarsi e camminare di più potrebbe anche ridurre i costi sanitari e la perdita di produttività associata a causa dei problemi di salute causati da una lunga seduta costante.

Se effettivamente non ci sono abbastanza scrivanie per il personale che si presentano in un determinato giorno, è probabile che la concorrenza bruci risorse ed è improbabile che il personale disponga dello spazio necessario per essere più efficiente.

Se l'azienda può permettersi ripostigli e spazio per ufficio sufficiente per ospitarli, perché non spendere invece i soldi su una scrivania per ogni dipendente e spazio sufficiente per * loro *?E in che modo "costringere le persone ad alzarsi e camminare" è una buona cosa, quando potrebbero usare quell'energia in modo più produttivo?
Andare in giro probabilmente aumenterà solo di un importo significativo se l'azienda ottiene scrivanie in piedi per tutti o se tutti sono costretti a cambiare scrivania dopo un'ora.
Aumenta la probabilità che una carta importante finisca nel cestino, invece che sotto un mucchio di altre carte.
@DavidThornley Non la penso così.Le persone tendono a prendersi cura di queste cose e prestare attenzione a ciò che stanno buttando fuori, ma considerano la sicurezza sulla loro scrivania per occuparsi di qualcosa e quindi non si accorgono quando qualcosa viene seppellito.
@WBT È facile guardare un pezzo di carta e giudicare male la sua importanza.Se hai una pila e non sai se tenere qualcosa, la metti nella pila.Se non lo fai, lo butti alla fine della giornata.Ho avuto documenti che pensavo non importanti si rivelassero importanti.
Abigail
2018-10-30 02:57:40 UTC
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Ci sono troppe incognite per rispondere alla tua domanda. Tuttavia, per esperienza, posso fornire un paio di esempi in cui l'hot desking ha senso:

Nella mia attuale sede di lavoro, la maggior parte dei reparti non utilizza l'hot desking, poiché la maggior parte delle persone lavora dall'ufficio. Fatta eccezione per il nostro reparto più grande: assistenza clienti. L'assistenza clienti funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno, mentre molti agenti lavorano solo dalle 24 alle 32 ore a settimana. Avremmo bisogno di qualche ufficio in più se ognuno avesse la propria scrivania.

Lavoravo per un'azienda in cui i suoi dipendenti trascorrevano la maggior parte del loro tempo presso i clienti. A volte, non sarei in ufficio per diversi mesi di seguito. Avevamo alcune scrivanie per ospitare persone che sarebbero state in ufficio, ma non c'erano abbastanza scrivanie per far sedere tutti contemporaneamente.

Mia moglie lavora in un luogo in cui tutti hanno un 3 o Settimana lavorativa di 4 giorni. L'ufficio è piccolo e mettere abbastanza scrivanie per tutti violerebbe le norme in materia di salute e sicurezza. L'hot desking risolve questo problema.

Se una qualsiasi delle situazioni sopra descritte si applica alla tua azienda, non posso dedurre dalla tua domanda.

sì, nella mia ultima azienda, il banco del servizio clienti era pronto per la stessa ragione.
djsmiley2kStaysInside
2018-10-30 02:01:15 UTC
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Come altri hanno già detto, risolve pochi o nessun problema, ma c'è una situazione che ho sperimentato in cui almeno può essere utile.

Questo è il lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Qualsiasi azienda che ha persone negli uffici 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ad es. Turni fino a 3x8 ore. Questo è comune in un ambiente di call center, ma può esistere anche in altri ambienti, a seconda dell'azienda.

Non posso dirti se la tua azienda sta pensando di usarlo o meno, ma è un "vantaggio" dell'hot desking: fintanto che lavori solo 1/3 della tua forza lavoro totale, avrai bisogno di scrivanie solo per 1/3.

Si Questo.È ancora più utile se in aggiunta il lavoro principale non viene svolto a una scrivania.Ad esempio, gli infermieri in un ospedale non lavorano principalmente alle scrivanie, ma a volte hanno dei documenti da sbrigare.Quindi gli ospedali forniscono loro scrivanie, ma solo una o due per reparto, che vengono utilizzate secondo necessità, poiché sarebbe ovviamente sciocco (e poco pratico) avere una scrivania personale per ogni infermiera che potrebbe mai lavorare in reparto.
Frank Hopkins
2018-10-30 21:00:55 UTC
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L'hot desking è una sorta di approccio del servizio cloud alla gestione delle risorse dell'ufficio . Quindi si adatta a scenari simili e aiuta ad affrontare sfide simili.

Scenari adatti

  • ci sono risorse d'ufficio limitate
  • e c'è una fluttuazione sostanziale nel fabbisogno di risorse, ad esempio lavoratori part-time, appaltatori, stagisti ecc. che lavorano in momenti diversi e / o cambiano spesso progetti e / o sono tenuti a cambiare regolarmente il posto di lavoro per svolgere compiti diversi
  • e / o una stretta comunicazione tra i lavoratori è fondamentale

Esempi potrebbero essere, ad esempio, aziende che internamente hanno una forza lavoro molto eterogenea per quanto riguarda gli orari di lavoro e / o associazioni di progetto o aziende con molti subappaltatori, consulenti, esterni, che visiteranno occasionalmente locali che necessitano di spazi di lavoro.

Problemi risolti

  1. Facile allocazione delle risorse ad hoc : lavoratore part-time che arriva lunedì, dai loro uno dei banchi liberi, qualsiasi scrivania andrà bene. Nessuna pulizia richiesta. Non è necessaria alcuna gestione centrale per l'assegnazione delle scrivanie. Facile identificazione di una risorsa gratuita (nessuno è seduto lì / ha le sue cose lì). Lo stesso vale per i visitatori esterni che si trovano nel tuo edificio per alcune riunioni e che necessitano di un posto dove lavorare ecc. Questo aiuta anche a fare un progetto ad-hoc a breve termine, non è necessario che la direzione assegni un nuovo ufficio solo per questo progetto, le rispettive persone possono semplicemente ottenere scrivanie libere vicine.
  2. Facile riassegnazione delle risorse : il lavoratore A è malato e il lavoratore B deve occupare il suo posto team Alpha -> basta usare il suo posto ed essere integrato direttamente con il team; Lo stesso vale se il lavoratore A ha bisogno di supportare il team Alpha per una settimana, usa semplicemente un posto libero, se necessario, il lavoratore C che sta attualmente lavorando a un progetto secondario per il team Alpha e quindi non ha bisogno di sedersi che chiudi questa settimana può passare a un'altra scrivania.
  3. Massimizzazione dell'utilizzo delle risorse : considerando l'esempio in cui si hanno più appaltatori, invece di assegnare ciascuno un ufficio, entrambi utilizzati solo per metà della settimana, si assegna a entrambi un ufficio che viene utilizzato una metà della settimana dall'uno e l'altra metà dall'altro contraente. O forse da alcuni ragazzi di ogni appaltatore ogni giorno della settimana.
  4. Pipelining : puoi facilmente costruire una pipeline in cui cambiano le stanze / i luoghi di lavoro invece dei lavoratori; così un lavoratore può guidare un prodotto / cliente durante un processo. Considera un servizio di auto, in cui il tecnico prima fa il lavoro di ufficio a una scrivania, poi va in garage con te, quindi compila il rapporto a un altro banco.
  5. Alto tasso di scambio di informazioni : poiché i lavoratori possono facilmente decidere dove sedersi e cambiare chi si siedono accanto, facilita un alto tasso di comunicazione tra i singoli lavoratori.
  6. Resilienza : se una risorsa si guasta, ovvero una scrivania / un edificio / una stanza non è disponibile, è facile trasferire quel lavoratore a un'altra scrivania.
  7. Pulizia : Come con la maggior parte delle cose standardizzate (standard appropriato), è più facile per gli altri usare le tue risorse, cioè il personale addetto alle pulizie troverà molto più facile pulire correttamente la tua scrivania regolarmente. Le persone che si concentrano sul fatto che tutto sia pulito e ordinato potrebbero anche trovare che questo sia un vantaggio psicologico.

Sfide che introduce

  • I tuoi lavoratori devono essere in grado di funzionare su un'infrastruttura cloud, ovvero devono liberare la scrivania ogni sera e portare tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare con loro
  • I lavoratori potrebbero non "sistemarsi" a lungo termine scegliendo il posto a sedere preferito (accanto a finestra, fiori, angolo tranquillo) e tenerlo per il proprio tempo in compagnia; questo può per alcuni lavoratori rendere più difficile essere creativi o entrare nel "flusso"
  • I lavoratori che richiedono attrezzature speciali alla loro scrivania hanno un impegno di installazione particolarmente aumentato o potrebbero dover essere esclusi dall'hot desking. Questo vale per i lavoratori che svolgono compiti speciali, ma anche per i lavoratori con disabilità, che richiedono scrivanie o sedie speciali
  • È necessario fornire un'infrastruttura di base che renda facile per i lavoratori trovare posti liberi che soddisfino le loro esigenze (ad es. vicino ad altri membri del team X)
  • Sostieni le spese generali per la configurazione e il coordinamento, ovvero prepara il tuo posto per iniziare a lavorare e trova altri lavoratori con cui devi comunicare
  • È più difficile per stimare di quanti posti hai bisogno (dove)
  • I lavoratori potrebbero aver bisogno di essere più indipendenti e capire chi è meglio stare seduto dove nel loro ufficio da soli

Riepilogo con opinioni

Il punto cruciale è che i tuoi lavoratori devono accettare il concetto. Soprattutto se lo applichi a tutti, non tutti potrebbero vedere il vantaggio in quanto non rientrano nei gruppi di persone che ottengono nulla utilizzando questo approccio. Immagino che questo sia il motivo per cui questa domanda genera una risposta sprezzante e supponente altamente votata; le persone temono di dover adattare questo, quando non si adatta al loro stile di lavoro. È anche facile rovinare tutto, come con l'infrastruttura cloud, la direzione può solo vedere il potenziale vantaggio in termini di costi della riduzione del numero di postazioni e sottovalutare i requisiti effettivi in ​​termini di numero di postazioni o l'impatto di un singolo giorno in cui mancano un paio di posti. Sebbene sia spesso visto come un'imposizione della gestione ai lavoratori, può anche essere un empowerment, poiché si adatta bene con un approccio dal basso verso l'alto, in cui i lavoratori si gestiscono (in una certa misura), ad es. decidere semplicemente di sedersi insieme a chiunque abbia bisogno di lavorare per il loro compito attuale.

In generale, ho visto bene questo lavoro, quando era sensibilmente combinato con un approccio tradizionale. I lavoratori part-time, gli interni e i lavoratori che cambiano progetti su base regolare fanno un hot-desking completo, mentre i lavoratori che svolgono normali lavori giornalieri per tutta la settimana hanno i banchi assegnati e li rimuovono solo quando si rivolgono a un vacanze di una settimana o più. A volte ci sono anche stanze dedicate all'hot desking da utilizzare in aggiunta ai normali uffici, per progetti di gruppo ad-hoc.

Una lezione importante è anche: a seconda di cosa fai a caldo -desiderando, potresti non ridurre il numero di scrivanie, ad es se fornisci stanze separate per hot-desk per progetti ad-hoc oltre ai tuoi uffici "normali" (hot-desk o meno).

E sì, se applicato ciecamente per forzare una forza lavoro per lo più 9-5 per utilizzare l'hot desking, probabilmente porterà più problemi che risolvere le cose.

(Inoltre, è applicato con successo in quasi tutte le scuole che combina la massimizzazione delle risorse e il pipelining.)

Questo è un ottimo riassunto, ma una sfida che aggiungerei è la produttività.La maggior parte del lavoro creativo richiede la capacità di concentrazione, e questo è più difficile da fare con frequenti distrazioni.Gli hot-desk eliminano la capacità di controllare l'ambiente di lavoro.Il lavoratore creativo potrebbe ottenere la "buona scrivania" nell'area più tranquilla con meno distrazioni visive in un giorno, ma il giorno successivo potrebbe ottenere una "cattiva scrivania" nel luogo più rumoroso e affollato.Uno spazio di lavoro pragmatico dovrebbe garantire che i contributori chiave abbiano sempre spazi di lavoro silenziosi senza distrazioni (e senza il costo del tempo di configurazione / pulizia giornaliero).
@RandyHill Sono d'accordo sul fatto che renda più difficile "stabilirsi in una zona di comfort", che sia un luogo tranquillo o vicino a fiori, ecc., che potrebbe anche essere un indicatore negativo per le persone a cui piace "ambientarsi" e risolvere grandi problemi con una profonda riflessione.Vedrò se riesco a integrarlo più tardi.Grazie per il commento.
Inoltre, provoca sfide in termini di inclusività, disabilità e altri aggiustamenti basati sulla salute, ecc. Se qualcuno ha esigenze specifiche (ad es. Ha bisogno di una sedia specifica a causa del tipo di supporto che fornisce, la scrivania / monitor deve essere a una certa altezza, ad esempio per utilizzare una trackball piuttosto che un mouse (elenco non esaustivo diqualsiasi sforzo di immaginazione) quindi se fai un vero hotdesking, devi avere tutte queste regolazioni impostate per l'utente all'inizio di ogni turno che fa (e annullate alla fine) o devi assegnare loro uno specifico in modo permanentescrivania gratuita
Dan
2018-10-29 22:12:24 UTC
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I dipendenti in tali luoghi di lavoro utilizzano gli uffici esistenti solo occasionalmente o per brevi periodi di tempo , il che lascia gli uffici vacanti.

Estratto direttamente da wikipedia pagina. Penso che questo sia importante in quanto "hot desking" significa che i lavoratori condividono la stessa scrivania, ma in momenti diversi . Come forse un lavoro al call center o qualcosa del genere.

Penso che sia importante sapere quando sarai in ufficio e quando la prossima persona sarà in ufficio. Spero che la tua azienda pianifichi fasce orarie diverse per ciascuna scrivania invece di far lottare tutti per lo spazio.

Credo che si tratti di risparmiare denaro e risorse. Dovrebbero gestire solo una workstation e solo il tuo account anziché gestire più workstation.

Penso che sia importante a seconda del settore in cui operi. Sei un call center? O un ufficio tradizionale? Difficile da determinare dalla tua domanda.

SE hai più turni E nessuno lavora mai nel turno assegnato, può funzionare.Se qualcuno lavora fino a tardi o si alza presto, interrompe il sistema.
@AlanCampbell No, se pianifichi correttamente alcuni spazi buffer.L'ho visto funzionare molto bene in un'azienda con una notevole quantità di lavoratori part-time e una sostanziale possibilità che i lavoratori regolari facessero una giornata lavorativa a casa.
@AlanCampbell Giusto, l'obiettivo non è rendere il lavoro conveniente per i lavoratori, ma consentire all'azienda di risparmiare denaro e risorse.
paulj
2018-10-29 22:33:47 UTC
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C'è un altro caso da considerare, i licenziamenti. Questo non sembra essere un problema per la tua azienda, poiché ci sono abbastanza scrivanie per i dipendenti. Ma considerane uno in cui viene utilizzato il 100% delle scrivanie e il 20% si riversa nelle sale conferenze e così via. Una riduzione del personale sarà meno notata dai dipendenti esistenti poiché tutte le scrivanie sono già sovradimensionate. Questo aiuta anche de-personalizzando lo spazio. Quella scrivania è dove lavorava "John", un fedele impiegato di 20 anni. Quindi nessuno stigma associato a determinati spazi (scrivania maledetta) e nessun ricordo nostalgico.

@JoeStrazzere La frase nella tua citazione afferma il contrario, quindi non sono sicuro a cosa stai rispondendo.No. Paulj stava dicendo che sarebbero stati _less_ notati, non che sarebbero stati * non * notati.
@JoeStrazzere O semplicemente non hai notato i licenziamenti che non hai notato?In ogni caso, "Ho notato ogni licenziamento" non è un argomento valido contro "a volte i licenziamenti potrebbero non essere notati".Forse _tu_ noterai ogni licenziamento, anche le persone con cui non hai mai interagito e che non sai esistere, nella tua azienda.Ma altre persone potrebbero non farlo.E altre persone potrebbero avere meno possibilità di accorgersene se le scrivanie vengono costantemente spostate.
In molti locali la direzione deve annunciare i licenziamenti, anche alle persone non interessate.Quindi non solo ti accorgi che ne riceverai una notifica.
E sono anche incaricati dalla legge di annunciare (per non parlare dell'essere messi in evidenza dai media) quanti sono stati colpiti.È impossibile avere licenziamenti "tranquilli".
@JoeStrazzere - Sì.Sono annunciati.Ma è la persona che è stata seduta accanto a te per 20 anni che ora non c'è più ... quella sensazione non è stata notata perché non c'era mai.
Questa è una logica molto contorta che non riesco mai a vedere essere vera.Ogni volta che sono stato in un'azienda che ha avuto dei licenziamenti, è l'argomento di conversazione n. 1 tra i dipendenti.Non esiste un licenziamento "meno notato".
@Paulj se licenziano abbastanza persone nessuno saprà che quel ragazzo è stato lì per 20 anni.questa è una risposta sciocca
@17of26 Mi dispiace se non sei in grado di comprendere i diversi sentimenti ed emozioni quando entri in un ufficio dove metà delle scrivanie sono vuote invece che no.Quella sensazione e quella sensazione da soli.
Andy Lester
2018-10-29 20:15:58 UTC
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Chiedi alla tua direzione. Sono loro che lo hanno implementato.

Inizia con il tuo capo. Dille quello che ci hai detto.

"Kate, vedo che quando ci trasferiremo nel nuovo ufficio faremo l'hot desking. La nuova sede sarà abbastanza grande da ospitare le dimensioni dell'azienda; ci saranno abbastanza scrivanie per tutti, lo spazio non è un problema. Sai cosa c'è dietro questa decisione? "

La domanda chiede quali problemi risolvono l'hot desking, quindi questo sembra più un commento che una risposta.
@Dukeling No, la domanda chiede quali problemi si sforza di risolvere, non quali problemi risolve.Le uniche persone che possono rispondere a questa domanda sono coloro che hanno proposto di introdurlo.Il numero di problemi che risolve EFFETTIVAMENTE è zero.
@alephzero Quella parte della domanda non riguarda specificamente la loro situazione (il contrario, infatti, se si guarda alla cronologia dei post), e dovrebbe quindi essere risposta da altre persone.
Lightness Races in Orbit
2018-10-31 15:24:07 UTC
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L'hotdesking risolve il problema di avere una forza lavoro felice che può entrare a lavorare ogni giorno in un ambiente familiare e confortevole e dedicarsi ad attività produttive aiutata dall'affidabilità di una routine costante. Grazie a Dio!

Onestamente, potrebbe sembrare insignificante, ma sarei fuori: mi affido a una routine e a un ambiente di lavoro prevedibile e l'istigazione dell'hotdesking mi escluderebbe completamente dal gioco, senza alcun vantaggio .

ci sono letteralmente risposte qui che spiegano perché è necessario e funziona - controlla la risposta di abigail.la domanda non è "come gestireste l'hotdesking"
Per non parlare del fatto che i nostri spazi di lavoro personalizzati (tastiere, mouse e monitor HD) non sono più disponibili.
@KevinDTimm Esatto!Cuffie.I Quaderni.Cassetti della scrivania con le nostre bustine di tè preferite.Foto dei nostri figli e così via.Quanto clinico iniziare da zero ogni giorno.
Jiv
2018-10-29 22:00:23 UTC
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Anche se generalmente sono d'accordo con la risposta di 385703 in quanto l'hotdesking generalmente causa più problemi di quanti ne risolva, il suo utilizzo nell'azienda dipende in realtà dalla natura del lavoro e dalla cultura dell'ufficio.

Ad esempio, in un'azienda che promuove il lavoro da casa potresti scoprire che questo viene utilizzato per ottimizzare l'uso dello spazio e può persino dettare la politica immobiliare aziendale per garantire che lo spazio sia completamente utilizzato. Ciò può ritorcersi contro se lo smart working non viene adottato nella stessa misura prevista o se determinati luoghi diventano più popolari di altri.

Dove l'hotdesking viene utilizzato in organizzazioni più grandi in cui i progetti possono estendersi a più uffici. Qui l'hotdesking può fornire l'accesso allo spazio su una base ad hoc e riduce al minimo il tempo che le scrivanie rimangono vuote. Ho anche visto organizzazioni designare piccole aree hotdesk per progetti particolari per consentire ai team di sedersi e lavorare insieme anche durante l'hotdesk senza occupare più scrivanie di quanto strettamente necessario.

Allo stesso modo, alcuni uffici potrebbero essere rivolti ai clienti , e in particolare nelle aree in cui gli immobili sono limitati e costosi (si pensi a Londra per il Regno Unito o ad altri hub della città centrale) l'hotdesking può essere prezioso per consentire a più progetti di utilizzare questo spazio su base programmata, molto allo stesso modo di una sala riunioni può essere utilizzato il servizio di prenotazione.

Nel tuo caso è difficile esprimere un giudizio senza capire di più sulla cultura / pratiche dell'ufficio, ma sembra probabile che il suggerimento di 385703 che l'azienda prevede di espandersi potrebbe essere il caso.

Dmitry Grigoryev
2018-10-30 17:00:15 UTC
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Il problema che l'hot-desking sta cercando di risolvere è esattamente "non avere abbastanza scrivanie". Ho lavorato per una società di consulenza dove trascorrevo il 95% del tempo presso i clienti e forse il 5% in ufficio. L'ufficio poteva ospitare solo il 20% circa di tutti i consulenti, ma non c'è mai stata una carenza di posti a sedere così l'hot desking aveva perfettamente senso.

Un altro caso d'uso per l'hot-desking è quando una quota significativa di dipendenti ne indossa diversi cappelli alla volta. Se 100 persone trascorrono il 50% del loro tempo in ufficio e un altro 50% del tempo in un laboratorio, si è tentati di organizzare 50 scrivanie da ufficio e 50 da laboratorio invece di 100. Lo svantaggio è che a volte la maggior parte delle persone deve fare stesso tipo di lavoro (rapporti di fine anno e simili) e improvvisamente metà dei dipendenti deve svolgere un lavoro d'ufficio presso il laboratorio con Internet scadente e senza stampanti.

I datori di lavoro che affermano che l'hot desking è introdotti per risolvere un problema diverso dalla mancanza di scrivanie nascondono solitamente ragioni impopolari (risparmio sui costi a scapito delle peggiori condizioni di lavoro) sotto slogan interessanti sulla coesione e l'agilità del team.

Un effetto di ciò è quello di scoraggiare i consulenti dal trascorrere troppo tempo in ufficio a casa, quando potrebbero essere fuori presso il sito del cliente e fatturare.Ovviamente, questo è qualcosa che la direzione vorrebbe incoraggiare.
Geoffrey Brent
2018-10-31 02:52:53 UTC
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I sostenitori dell'hot-desking (che di solito preferiscono altri termini come "posto a sedere non assegnato") spesso sostengono che incoraggia la collaborazione / networking all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, questo post del blog dice:

Un articolo sulla progettazione del luogo di lavoro nell'Harvard Business Review ha raccolto dati sulle prestazioni ... e ha scoperto che "faccia a faccia le interazioni sono di gran lunga l'attività più importante in un ufficio. " Inoltre, i loro dati suggeriscono che la creazione di incontri casuali e interazioni non pianificate, un concetto di design introdotto da Steve Jobs per la Pixar, migliora le prestazioni. Istituendo scrivanie non assegnate e aree di lavoro comuni, è più probabile che i dipendenti si spostino durante il giorno, il che facilita l'interazione e la collaborazione tra i dipendenti che altrimenti potrebbero avere un'interazione minima.

Tuttavia, non è così una caratterizzazione del tutto accurata dell ' articolo HBR che cita. L'articolo rileva che soluzioni diverse funzionano per luoghi di lavoro diversi e discute un caso di studio in cui l'hot desking ha dato risultati molto scarsi:

Le aziende devono avere una comprensione di ciò che stanno cercando di ottenere (maggiore produttività? più creatività?) prima di cambiare uno spazio. Ad esempio, ciò che ha funzionato presso l'azienda farmaceutica non ha funzionato in un grande produttore di mobili che ha trasformato la sua sede da cubicoli classici a un ufficio open space in cui circa il 60% della forza lavoro aveva posti a sedere non assegnati ... L'azienda aveva ipotizzato che un minor numero di scrivanie e un ingombro ridotto avvicinerebbero le persone, aumentando la probabilità di interazione. I posti a sedere non assegnati renderebbero più probabile l'interazione tra persone in gruppi diversi. Tale interazione è aumentata del 17%, ma i livelli di energia (il numero di incontri di individui durante il giorno) sono diminuiti in media del 14%. Ciò suggerisce che lo spazio abbia semplicemente rimescolato i lavoratori stazionari piuttosto che creare movimento. Qualcuno del marketing potrebbe imbattersi in nuove persone perché le loro scrivanie temporanee si trovavano nelle vicinanze, ma nessuno di loro stava lasciando le loro postazioni di lavoro una volta arrivati ​​lì. Di conseguenza, la comunicazione del team è diminuita del 45%. L'azienda ha risparmiato spazio riducendo il numero di postazioni di lavoro fisse, ma sia i ricavi che la produttività sono crollati.

Il mio posto di lavoro è passato all'hot desking un paio di anni fa. Sebbene questo tipo di interazione non pianificata sia stato menzionato come uno dei vantaggi, non credo che sia sostanzialmente aumentato. Le persone tendono a preferire sedersi in un luogo familiare, quindi la maggior parte di noi ora alterna due o tre posizioni standard. Inoltre, poiché l'alloggio è coordinato a livello di gruppo di lavoro, ogni gruppo di lavoro finisce con la propria "zona di casa", quindi anche se ci spostiamo un po ', siamo ancora seduti con le stesse persone.

Una complicazione qui è che siamo passati a circa il 30% del telelavoro contemporaneamente all'adozione dell'hot desking, e ovviamente il telelavoro riduce le interazioni non pianificate.

Ogni volta che sento "aumenterà la comunicazione e la collaborazione" il risultato è l'opposto, con l'ulteriore effetto di ridurre la capacità di concentrazione.Uffici open space, hot-desking, qualsiasi cosa: vengono sempre promossi in termini di lavoro di squadra, ma questo non ha mai effetto.
Anish Sheela
2018-11-05 00:24:24 UTC
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Lavoro in un ufficio che utilizza hotdesk.

Il mio ufficio è una società di servizi in cui la maggior parte delle persone lavorerà presso il cliente. Le persone vengono in ufficio quando non è stato loro assegnato alcun progetto o devono lavorare in un lavoro diverso dal cliente.

Funziona bene, poiché l'altro scenario in cui a ciascun dipendente viene assegnato un posto di lavoro fisso causerà enormi sprechi di spazio.

L'ufficio della stessa azienda in un altro paese in cui la maggioranza lavora dall'ufficio non ha una politica di hot desk e viene assegnato un desk fisso.

TL; DR. Funziona bene solo per le aziende in cui una percentuale significativa di dipendenti lavora da remoto.

usr1234567
2018-11-01 05:11:58 UTC
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Se l'azienda offre aree diverse, potrebbe aiutarti a creare l'ambiente giusto. Potrebbero essere posti tranquilli dove dovrebbe essere evitato qualsiasi rumore, come in una biblioteca. Altre aree potrebbero permettere di parlare. Nelle sale riunioni, nelle cabine telefoniche, nelle sale di collaborazione (che non possono essere prenotate in anticipo) è possibile evitare distrazioni agli altri.
A seconda del lavoro che devi fare, scegli il tuo posto. Se devi concentrarti più a lungo, vai in luoghi tranquilli. Se devi parlare con altri membri del team, vai da qualche altra parte. Se hai una telefonata o una discussione spontanea con due colleghi, scegli la cabina telefonica o una sala di collaborazione.

Tom
2018-11-04 23:07:56 UTC
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Quali problemi si sforza di risolvere l'hot desking, oltre a non avere abbastanza scrivanie?

Complesso di inferiorità gestionale. Inoltre, i consulenti hanno bisogno di una nuova auto.

Molti di questi progetti sono stronzate di bingo parole alla moda inventate da qualche società di consulenza dopo un breve studio dell'ambiente di lavoro, e quei profitti devono solo durare (o sembrano ultimo) fino a quando il manager non viene promosso alla sua posizione successiva e la stessa società di consulenza può tornare con un nuovo piano.

Ci sono, ovviamente, circostanze in cui la condivisione dei desk è appropriata, come delineato da, per esempio Dmitry nella sua risposta.

In un normale ufficio, tuttavia, l'hot-desking è una di quelle non soluzioni di consulenza. Ho lavorato come consulente, abbiamo sempre avuto un occhio di riguardo per l'attività di follow-up. Nessuna soluzione è mai stata concepita per essere permanente.



Questa domanda e risposta è stata tradotta automaticamente dalla lingua inglese. Il contenuto originale è disponibile su stackexchange, che ringraziamo per la licenza cc by-sa 4.0 con cui è distribuito.
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