L'hot desking è una sorta di approccio del servizio cloud alla gestione delle risorse dell'ufficio . Quindi si adatta a scenari simili e aiuta ad affrontare sfide simili.
Scenari adatti
- ci sono risorse d'ufficio limitate
- e c'è una fluttuazione sostanziale nel fabbisogno di risorse, ad esempio lavoratori part-time, appaltatori, stagisti ecc. che lavorano in momenti diversi e / o cambiano spesso progetti e / o sono tenuti a cambiare regolarmente il posto di lavoro per svolgere compiti diversi
- e / o una stretta comunicazione tra i lavoratori è fondamentale
Esempi potrebbero essere, ad esempio, aziende che internamente hanno una forza lavoro molto eterogenea per quanto riguarda gli orari di lavoro e / o associazioni di progetto o aziende con molti subappaltatori, consulenti, esterni, che visiteranno occasionalmente locali che necessitano di spazi di lavoro.
Problemi risolti
- Facile allocazione delle risorse ad hoc : lavoratore part-time che arriva lunedì, dai loro uno dei banchi liberi, qualsiasi scrivania andrà bene. Nessuna pulizia richiesta. Non è necessaria alcuna gestione centrale per l'assegnazione delle scrivanie. Facile identificazione di una risorsa gratuita (nessuno è seduto lì / ha le sue cose lì). Lo stesso vale per i visitatori esterni che si trovano nel tuo edificio per alcune riunioni e che necessitano di un posto dove lavorare ecc. Questo aiuta anche a fare un progetto ad-hoc a breve termine, non è necessario che la direzione assegni un nuovo ufficio solo per questo progetto, le rispettive persone possono semplicemente ottenere scrivanie libere vicine.
- Facile riassegnazione delle risorse : il lavoratore A è malato e il lavoratore B deve occupare il suo posto team Alpha -> basta usare il suo posto ed essere integrato direttamente con il team; Lo stesso vale se il lavoratore A ha bisogno di supportare il team Alpha per una settimana, usa semplicemente un posto libero, se necessario, il lavoratore C che sta attualmente lavorando a un progetto secondario per il team Alpha e quindi non ha bisogno di sedersi che chiudi questa settimana può passare a un'altra scrivania.
- Massimizzazione dell'utilizzo delle risorse : considerando l'esempio in cui si hanno più appaltatori, invece di assegnare ciascuno un ufficio, entrambi utilizzati solo per metà della settimana, si assegna a entrambi un ufficio che viene utilizzato una metà della settimana dall'uno e l'altra metà dall'altro contraente. O forse da alcuni ragazzi di ogni appaltatore ogni giorno della settimana.
- Pipelining : puoi facilmente costruire una pipeline in cui cambiano le stanze / i luoghi di lavoro invece dei lavoratori; così un lavoratore può guidare un prodotto / cliente durante un processo. Considera un servizio di auto, in cui il tecnico prima fa il lavoro di ufficio a una scrivania, poi va in garage con te, quindi compila il rapporto a un altro banco.
- Alto tasso di scambio di informazioni : poiché i lavoratori possono facilmente decidere dove sedersi e cambiare chi si siedono accanto, facilita un alto tasso di comunicazione tra i singoli lavoratori.
- Resilienza : se una risorsa si guasta, ovvero una scrivania / un edificio / una stanza non è disponibile, è facile trasferire quel lavoratore a un'altra scrivania.
- Pulizia : Come con la maggior parte delle cose standardizzate (standard appropriato), è più facile per gli altri usare le tue risorse, cioè il personale addetto alle pulizie troverà molto più facile pulire correttamente la tua scrivania regolarmente. Le persone che si concentrano sul fatto che tutto sia pulito e ordinato potrebbero anche trovare che questo sia un vantaggio psicologico.
Sfide che introduce
- I tuoi lavoratori devono essere in grado di funzionare su un'infrastruttura cloud, ovvero devono liberare la scrivania ogni sera e portare tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare con loro
- I lavoratori potrebbero non "sistemarsi" a lungo termine scegliendo il posto a sedere preferito (accanto a finestra, fiori, angolo tranquillo) e tenerlo per il proprio tempo in compagnia; questo può per alcuni lavoratori rendere più difficile essere creativi o entrare nel "flusso"
- I lavoratori che richiedono attrezzature speciali alla loro scrivania hanno un impegno di installazione particolarmente aumentato o potrebbero dover essere esclusi dall'hot desking. Questo vale per i lavoratori che svolgono compiti speciali, ma anche per i lavoratori con disabilità, che richiedono scrivanie o sedie speciali
- È necessario fornire un'infrastruttura di base che renda facile per i lavoratori trovare posti liberi che soddisfino le loro esigenze (ad es. vicino ad altri membri del team X)
- Sostieni le spese generali per la configurazione e il coordinamento, ovvero prepara il tuo posto per iniziare a lavorare e trova altri lavoratori con cui devi comunicare
- È più difficile per stimare di quanti posti hai bisogno (dove)
- I lavoratori potrebbero aver bisogno di essere più indipendenti e capire chi è meglio stare seduto dove nel loro ufficio da soli
Riepilogo con opinioni
Il punto cruciale è che i tuoi lavoratori devono accettare il concetto. Soprattutto se lo applichi a tutti, non tutti potrebbero vedere il vantaggio in quanto non rientrano nei gruppi di persone che ottengono nulla utilizzando questo approccio. Immagino che questo sia il motivo per cui questa domanda genera una risposta sprezzante e supponente altamente votata; le persone temono di dover adattare questo, quando non si adatta al loro stile di lavoro. È anche facile rovinare tutto, come con l'infrastruttura cloud, la direzione può solo vedere il potenziale vantaggio in termini di costi della riduzione del numero di postazioni e sottovalutare i requisiti effettivi in termini di numero di postazioni o l'impatto di un singolo giorno in cui mancano un paio di posti. Sebbene sia spesso visto come un'imposizione della gestione ai lavoratori, può anche essere un empowerment, poiché si adatta bene con un approccio dal basso verso l'alto, in cui i lavoratori si gestiscono (in una certa misura), ad es. decidere semplicemente di sedersi insieme a chiunque abbia bisogno di lavorare per il loro compito attuale.
In generale, ho visto bene questo lavoro, quando era sensibilmente combinato con un approccio tradizionale. I lavoratori part-time, gli interni e i lavoratori che cambiano progetti su base regolare fanno un hot-desking completo, mentre i lavoratori che svolgono normali lavori giornalieri per tutta la settimana hanno i banchi assegnati e li rimuovono solo quando si rivolgono a un vacanze di una settimana o più. A volte ci sono anche stanze dedicate all'hot desking da utilizzare in aggiunta ai normali uffici, per progetti di gruppo ad-hoc.
Una lezione importante è anche: a seconda di cosa fai a caldo -desiderando, potresti non ridurre il numero di scrivanie, ad es se fornisci stanze separate per hot-desk per progetti ad-hoc oltre ai tuoi uffici "normali" (hot-desk o meno).
E sì, se applicato ciecamente per forzare una forza lavoro per lo più 9-5 per utilizzare l'hot desking, probabilmente porterà più problemi che risolvere le cose.
(Inoltre, è applicato con successo in quasi tutte le scuole che combina la massimizzazione delle risorse e il pipelining.)