Quando il tuo manager ti chiede di eseguire un'attività e non hai tempo per svolgere sia quell'attività che qualsiasi altra cosa per cui ti sei impegnato, diglielo. Puoi informarlo del tuo carico di lavoro ed essere comunque rispettoso. Prova qualcosa del tipo: "Certo capo, mi piacerebbe fare X, ma mi sono già impegnato a fare Y e Z e non ho tempo per fare tutti e tre. A quali attività devo dare la priorità? Qualcuno è disponibile a aiutami?" Quindi vai da lì.

Se sei preoccupato per il contraccolpo futuro derivante dal non svolgere un'attività che il tuo manager ti dice di non fare, segui la conversazione con un'e-mail. Se sono coinvolte altre parti interessate (ad es. Persone diverse dal tuo manager richiedono il tuo tempo), copiale nell'e-mail o chiedi al tuo manager di parlare con loro. Se qualcuno ti chiede di eseguire un'attività e il tuo programma è pieno, indirizzalo al tuo manager. Non aver paura di usare il tuo manager come un cuscinetto tra te e le persone che richiedono il tuo tempo; fa parte del loro lavoro.

Non lamentarti dell'etica lavorativa degli altri. Ti farà sembrare piagnucoloso ed è comunque irrilevante. L'unica cosa che conta è il tuo carico di lavoro e se supera la quantità di lavoro che puoi fare. È responsabilità del tuo manager decidere come affrontare il fatto che hai troppo lavoro, ed è anche sua responsabilità occuparsi dei fannulloni. Non cercare di fare il suo lavoro.

1. Questa prima parte sei TUTTO tu. Ti lamenti, ma quante pause fai ogni giorno lavorativo? Immagino che sia zero. Pranzo alla scrivania: chi ha deciso di restare e lavorare durante il pranzo? E forse, solo forse, stai facendo gli straordinari dopo che tutti gli altri se ne sono andati - chi ha preso quella decisione? Guarda nello specchio. Se emani l'atmosfera che il tuo ruolo è quello di mantenere tutti gli altri soddisfatti in assenza della tua soddisfazione personale, rimarrai dove sei. Fai delle pause. LASCIARE durante la pausa. LASCIARE dopo otto ore. Smetti di essere così disponibile.

2. Priorità. Tutto ciò che incontra sulla tua scrivania non può essere la priorità n.1. Quando ricevi una richiesta, devi far sapere al richiedente che il tuo carico di lavoro corrente non ti consente di completare la richiesta immediatamente. Qualcuno qui ha suggerito di coinvolgere il tuo capo come guardiano del cancello - questo sarebbe d'aiuto. In poche parole, a quei richiedenti deve essere detto "no" a volte quando chiedono qualcosa subito. Impara a gestire le aspettative così come hai imparato a gestire i server.

3. Smettila di preoccuparti di ciò che stanno facendo i tuoi colleghi e trova un equilibrio nella tua situazione :)

Avvia un foglio di lavoro che elenchi tutti i progetti su cui stai lavorando.

Sul mio, tengo traccia di chi ha richiesto il progetto e quando, le parti coinvolte, un livello di priorità, lo stato attuale (se stai rielaborando un progetto o stai aspettando qualcosa da qualcuno, mettilo qui o crea una sezione delle note) e una data di completamento prevista (o il numero di ore necessarie per terminare se è più facile da monitorare). Può essere noioso tenere il passo, ma dedica 5/10 minuti al giorno per aggiornarlo.

Ora hai una bella lista di tutto ciò su cui stai lavorando per tutti in un dato momento.

Con questo elenco, puoi organizzare un incontro con il tuo manager e esaminare i progetti su cui stai lavorando e mostrargli i vari compiti che hai da ognuno in cima a ciò che lui (i) ti sta assegnando. Si spera che questo dovrebbe aprire gli occhi al tuo manager sul fatto che sei troppo magro.

Oppure, la prossima volta che il tuo manager ti assegna un compito, tira su il foglio, aggiungilo e dai un tempo stimato per chiarire che il tuo piatto è pieno e avrai bisogno di un po 'di tempo per finirlo. Quando ti chiedono perché ci vorrà così tanto tempo, mostra la tua lista di progetti e offriti di incontrarli per discutere su come ridurre la tua lista infinita di richieste.

Le rappresentazioni visive possono avere un notevole impatto. C'è differenza tra il dire "Sto già lavorando ad altri 10 progetti" e mostrare i 10 progetti su cui stai lavorando in modo molto pratico.

Non dovresti lavorare per il governo.

Le persone qui ti daranno ogni tipo di consiglio elaborato e mi attaccheranno per generalizzazioni, ma la verità è semplice: nel settore privato le persone che sono più produttivi sono generalmente premiati / promossi di più (ovviamente se sei abbastanza stupido da lasciarti sfruttare lo sarai, ma generalmente i datori di lavoro cercheranno di ricompensarti prima che ti guardi intorno), nel settore pubblico questo effetto è molto più debole (io potrei dire inesistente ma non voglio in argomenti nei commenti).

EDIT: per chiarire per i commenti che ritengono che questo non risponda alla domanda dell'OP. Il punto della mia risposta è che cercare un'equa ripartizione del lavoro tra i colleghi o la promozione per le tue prestazioni mentre lavori per il governo (generalmente) non è realistico.

Mi sono trovato in questa situazione diverse volte. Non c'è soluzione che si possa avere senza essere proattivi. Chiediti cosa vuoi.

Se sei soddisfatto del carico di lavoro ma desideri di più $$, chiedi di più $$. Se stanno cavalcando sulla tua schiena, un buon manager lo saprà e spingerà forte per un aumento per te. Ogni volta che chiedi più soldi, è implicito che stai guardando la porta se non li ottieni. Di solito ho ricevuto l'aumento, ma ho finito per andarmene comunque entro un anno se ho ricevuto un'offerta migliore.

Se il carico di lavoro è troppo per te ma sei soddisfatto dei soldi, informa il manager (o no) e inizia a limitare il lavoro che fai. Molte persone seguono questa pista per decenni.

L'altra via d'uscita è chiedere la promozione, di solito è molto più difficile da realizzare, perché sei più prezioso come lavoratore.

Infine, ricerca di lavoro, questa potrebbe essere la soluzione migliore e dovresti sempre essere pronto a partire se le trattative vanno male.

Personalmente chiederei un aumento e allo stesso tempo una ricerca di lavoro perché mi piacciono i soldi. Ma conosci meglio la tua situazione.

Per prima cosa chiedi al tuo supervisore di stabilire la priorità quando hai troppe attività da svolgere per un periodo di tempo ragionevole. Oppure chiedi se le scadenze possono essere ulteriormente posticipate.

Se tutto il resto fallisce, impara a delegare e chiedi al tuo supervisore di darti l'autorità di delegare, o chiediglielo in base al progetto quando necessario. Ma pensa in anticipo a chi puoi delegare e con quale orario, il tuo supervisore sarà molto più ricettivo. Come disse una volta il mio supervisore: "non venire solo con i problemi, vieni anche con le soluzioni".

Quando lavori bene, le persone tendono a scaricare più lavoro su di te. Gestire questo tipo di situazione può essere visto sia come un peso (perché se hai un sovraccarico di lavoro, è perché i tuoi collaboratori stanno rallentando o perché il tuo manager non stima correttamente la quantità di lavoro) sia come un'opportunità di formazione nella gestione del progetto.

L'obiettivo qui non è assumere te stesso per fare tutti i lavori degli altri, ma piuttosto imparare come affrontare queste situazioni in modo autonomo ed efficiente. Delegare il lavoro è quindi un'abilità cruciale ed è molto ben apprezzata (dagli altri e dal tuo sé futuro). Delegare, infatti, non significa solo scaricare il lavoro sugli altri, ma anche pianificare e supervisionare: è un lavoro in sé e un insieme di abilità che non possono essere improvvisate. Pertanto, puoi utilizzare queste situazioni a tuo vantaggio e, si spera, sarai in grado di riutilizzare queste abilità in future situazioni simili.

Potresti trovare utili i seguenti altri post (tutorial passo passo per delegare, come contattare il proprio supervisore per proporre altri collaboratori a cui delegare, ecc.):

• Come posso ottenere un responsabile del team per delegare il lavoro e supportare gli altri?
• Come delegare il lavoro quando non sono un lead
• Come far lavorare i colleghi con una scadenza pur avendo poca autorità?
• Gestire un carico di lavoro eccessivo quando l'alta dirigenza non offre assistenza

Questo è per il lavoro effettivo e supponendo che i tuoi manager siano ragionevoli. C'è anche la parte della comunicazione, dove devi riferire sui tuoi progressi. Per questo, potresti trovare utile mantenere un elenco dei progetti su cui stai lavorando, insieme alle scadenze e alle priorità che ti sono state assegnate.

Vedi anche:

• Come rispondere al tuo capo quando ti chiede perché ci è voluto così tanto tempo per completare un progetto?
• Gestire il capo assegnando il sovraccarico di lavoro

Riguardo alla tua sensazione di essere assegnato a qualcosa di diverso da quello per cui sei stato assunto, puoi fare riferimento a questo eccellente tavolo e, se necessario, parlare con il tuo supervisore per ridefinire il tuo ruolo in azienda:

• https://workplace.stackexchange.com/a/22080/30743

Ma penso che quest'ultimo punto sia importante: ovviamente fare il lavoro la tua azienda ti chiede di fare è di primaria importanza, ma è anche importante che tu apprezzi quello che stai facendo. Quindi è importante sia tu che il tuo supervisore concordate su quale sia il tuo ruolo, almeno la maggior parte delle volte, anche se di tanto in tanto hai compiti di terze parti, a condizione che non si assuma il tuo ruolo principale.

Buona fortuna per i tuoi sforzi.

Il tuo problema sembra essere che la tua coda di lavoro non è vuota entro la fine della giornata. Ma è normale e non puoi aspettarti che il tuo manager lo gestisca in modo microscopico. Soprattutto quando le tue mansioni includono l'amministrazione del sistema, ci saranno attività imprevedibili ad alta priorità che arriveranno alla tua lista che spostano indietro altre attività programmate. Questo deve essere compreso da chiunque metta in coda cose con priorità più bassa.

Quando cose ad alta priorità si presentano in gruppo, ciò può significare una significativa riprogrammazione di cose con priorità più bassa e possibilmente spostare scadenze o traslochi compiti ad altri lavoratori. Entrambi probabilmente garantiranno il coordinamento con il tuo manager.

Quindi, in ogni caso, la soluzione alla tua coda di lavoro non è vuota entro la fine della giornata non è fare gli straordinari finché non lo è, ma avere buone strategie per gestire le fluttuazioni del carico di lavoro in entrata nella coda. In particolare, le strategie di cui sei abbastanza sicuro da non stressarti. Il tuo lavoro non si auto-organizzerà magicamente in un modo adatto alle tue ore.

Impara a dire no”.

Quando sei quello che resiste meno quando c'è un nuovo lavoro da fare, sarai sempre il primo a ottenere tutto il nuovo lavoro.

La prossima volta che il tuo manager cerca di assegnarti un altro compito, spiegagli che hai già diversi progetti in ritardo e che semplicemente non hai la capacità di fare altro lavoro. Quindi il tuo supervisore deve trovare qualcun altro per farlo, trovare qualcun altro che svolga qualche altra attività che stai attualmente svolgendo o accettare il fatto che stai per perdere diverse scadenze.

Finché continui a cancellare la tua coda di lavoro, le persone scaricheranno più cose su di essa. Potresti anche trattarla come una legge fondamentale, perché non c'è modo di aggirarla. Chiedere aiuto per "dare la priorità" e come suggeriscono altre risposte ti farà solo sembrare pigro (o, peggio, insubordinato).

L'unica via d'uscita è smettere di lavorare il più duramente possibile per liberare il tuo coda di lavoro. Riconosci che liberare la coda di lavoro è un compito impossibile: l'ambiente può adattarsi e si adatterà per darti lavoro aggiuntivo in modo molto più efficiente di quanto tu possa completare quel lavoro, indipendentemente dal tuo livello di competenza.

Il tuo obiettivo dovrebbe essere per trovare la pace interiore sul posto di lavoro nonostante non finisca tutto ciò che ti viene assegnato. Se sei stressato dal volume di lavoro, non lavorare di più. Fai una pausa caffè per rilassarti e poi mettiti al lavoro a un ritmo ragionevole.

Ricorda, se stai lavorando più duramente del ragazzo nel cubicolo successivo per la stessa paga lo stai facendo sbagliato .

Accetta le timebox e rispettale

La versione più elementare di questo è: lavorerò al massimo X ore a settimana o al giorno. Se le ore finiscono e il lavoro no, allora ti fermi. Ovviamente X può essere variabile a seconda della situazione (ad esempio potresti aumentarlo durante un go-live) ma dovrebbe sempre essere qualcosa di accettabile.

Una versione più dettagliata sarebbe: Lavoro al massimo X ore a settimana sull'attività A e lavorerà le ore rimanenti sull'attività B.

In genere sarai in grado di concordare priorità strategiche (come A e B devono essere fatte quest'anno), ma quando ci sono molte pietre miliari in A, e B viene controllato solo alla fine dell'anno ... quindi in genere solo il timebox può impedirti di essere completamente coinvolto in A.

Suggerimento pratico: evitare le timebox per essere ridotto silenziosamente, scegli i giorni fissi (mezze) che blocchi per A o B. Ovviamente puoi lasciare un po 'di flessibilità.

Gestisci le aspettative tenendo presenti questi timebox

Una volta che questi timebox sono impostati, conosci le tue capacità. Il giorno dopo probabilmente verrà qualcuno e mentre lavori su A. In questo momento dovresti dire in base al tuo timebox , con il carico di lavoro corrente ci lavorerò su T.

Da questo punto possono succedere di tutto (e sarà più facile difendere i tuoi timebox se due manager ugualmente potenti sono responsabili di ogni timebox), ma almeno ora il lavoro a lungo termine non scivolerà indietro silenziosamente sulla pianificazione. Il manager può ovviamente scegliere di ridefinire la priorità e dirti di lavorare su A, ma a questo punto devi fargli dire esplicitamente che ti sta dicendo di lavorare su A invece di B che era stato pianificato.

Questo si spera ti aiuti a lavorare su cose a breve e lungo termine in buona proporzione. Anche se non lo fa, almeno ti toglie la responsabilità per le cose a lungo termine.

Dalla prospettiva dal basso verso l'alto, puoi fare due cose:

1. Chiedere piccoli favori agli altri, come le attività di copia / incolla, per alleggerire il tuo carico
2. La prossima volta che pianifichi un periodo di ferie, preparati elencando tutte le tue responsabilità e condividilo con il team

Renditi conto che l'edificio non crollerà se non ci sei e intrattenere una conversazione casuale su come trasferire le conoscenze con i tuoi colleghi e con il tuo manager in modo da non soffrire in silenzio.

Riferimenti

• Mitigazione del rischio di dipendenza dalle persone chiave (pdf)

• Spiegazione del rischio delle persone chiave

• Rapporto SLAA 2015 sulle operazioni governative (pdf)