2-4

Una riunione di quattro ore è inaccettabile per qualsiasi essere umano. Dimentica il suo caso d'uso specifico. Nel senso più ampio, le riunioni non aiutano con la produttività e servono più come inibitori piuttosto che come amplificatori.

Alcuni suggerimenti:

• Mantenere le riunioni brevi.
• Mantieni la concentrazione
• Quando inizia una riunione, stabilisci un'ora di fine e rispettala
• Stabilisci un obiettivo per la riunione (Niente di tutto questo: "Bene, parliamo di .. . ")
• Includere solo le parti assolutamente necessarie
• Fare delle pause durante riunioni molto lunghe. (dopo 30-45 minuti)
• Se senti che le cose stanno andando in tondo, termina la riunione. Non ha senso bruciare pile di soldi per tutte le persone nella stanza se stai solo girando le ruote.
• Alzati durante la riunione, questo di solito crea un senso di urgenza. (non per tutti)

La maggior parte delle volte con le riunioni, il problema generale è che troppe persone vengono portate con sé, quindi mantieni il numero basso.

Se le persone hanno il loro dispositivi in ​​una riunione e stanno solo ascoltando passivamente, rimuovili. Chiaramente non appartengono a questo posto. Avere una regola "niente telefono", potrebbe non essere fattibile, ma prometto che le persone vorranno che la riunione finisca prima, piuttosto che dopo.

Peopleware lo copre perfettamente: la maggior parte le riunioni riguardano la cerimonia, non il lavoro. Quindi inizia a tagliare quel grasso e rimuovi le persone e gli oggetti non necessari dalla riunione.

A OP: io chiederei "Ha assolutamente bisogno di essere presente per tutto?" La sua esperienza è necessaria per ogni singolo oggetto? Se si tratta di tenerla informata, magari inviarle semplicemente i verbali o un promemoria di una panoramica della riunione? Fai questa domanda per ogni persona nella stanza per ogni oggetto. Dubito che ogni persona sia necessaria per ogni elemento e quindi, forse ti permetterà di avere piccoli incontri in piedi su particolari argomenti di interesse piuttosto che avere tutti lì per sedersi dove in un punto particolare, le informazioni trasmesse sono solo pertinenti a metà delle persone presenti.

Chiedi a lei, non a Internet. Saprà ciò che vuole e di cui ha bisogno meglio di noi.

Non chiederlo nemmeno a lei . Cerca di convincere l'intero team a parlare regolarmente di cosa funziona bene per loro e cosa no, ascolta i loro suggerimenti e cambia le cose in base a loro.

Come ho commentato, questa stanchezza estrema probabilmente non è causata dall'incontro o dalla durata dell'incontro, ma piuttosto il risultato della socializzazione con un gran numero di persone contemporaneamente. Nella mia esperienza non professionale ma di prima mano, il tuo collega sembra soffrire di ciò che alcuni chiamano una "sbornia introversa". Cioè, ha semplicemente bisogno di un periodo di tempo per ricaricarsi dopo aver interagito con un gruppo di persone. Ho avuto esperienze molto simili in cui mi divertirò molto a una festa e ad un certo punto mi schianterò e dovrò trovare un posto tranquillo per ricaricarmi.

Per quanto riguarda la risoluzione il tuo problema, forse una buona idea sarebbe quella di programmare la riunione per un periodo di tempo direttamente prima della pausa pranzo. In questo modo, il tuo collega può lasciare i locali, avere circa un'ora per ricaricarsi e ricostruire la sua resistenza per il resto della giornata. Ancora meglio, pianifica la riunione come ultimo punto all'ordine del giorno di un determinato giorno. In questo modo, ha l'opportunità di rimanere attiva e impegnata tutto il giorno e può lasciare l'ufficio in seguito per riprendersi a casa.

Un'altra potenziale soluzione (supponendo che non abbia bisogno di contribuire), sarebbe la videoconferenza o anche solo la registrazione della riunione per lei da vedere in un altro momento. Se ha bisogno di contribuire, forse qualcosa come un documento Google potrebbe essere utilizzato per prendere appunti della riunione e lei può contribuire se necessario aggiornando il documento.

In altre parole, il modo migliore per evitarla " postumi di una sbornia "sarebbe rimuoverla dalla maggior parte della riunione o programmarla in un momento simile con una pausa incorporata subito dopo.

TLDR: Assicurati di avere aria fresca durante le tue maratone!

Acquista un indicatore di qualità dell'aria e portalo nella stanza. Sfiatare la stanza quando indica livelli di O2 troppo bassi o troppo alti di CO2. Le riunioni si svolgono spesso in stanze affollate e le persone spesso dimenticano o non osano aprire le finestre durante la riunione. La fornitura d'aria insufficiente / la saturazione eccessiva di CO2 ti rende stanco. Potrebbe essere solo che il tuo collega ne sia più suscettibile rispetto al resto di voi.

Vorrei pensare a cosa stanno portando gli incontri, non solo a questo membro dello staff, ma al team nel suo insieme. È possibile che assolutamente tutto ciò che viene sollevato possa essere gestito solo in incontri faccia a faccia, ma nella mia esperienza, improbabile . Ad esempio, la prossima volta che sei in una riunione, tieni traccia della frequenza con cui una persona fa una domanda e un'altra persona risponde a qualche variante di "Devo andare via e controllare". Ogni volta che ciò accade, sarebbe stato meglio gestirlo quando la persona che chiedeva per prima aveva bisogno delle informazioni (invece di aspettare di essere nella riunione) e la persona che le forniva si trovava in un ambiente dove poteva ottenerle (invece di aspettare essere fuori dalla riunione).

Quindi, se le riunioni includono aggiornamenti su come procedono determinati progetti o attività, perché non inserirli in un sistema di gestione dei progetti e monitorarli in questo modo, ricevere aggiornamenti istantanei quando è necessario invece di aspettare un po 'di tempo arbitrario? Se si tratta di modifiche o integrazioni di base alle procedure che tutti devono conoscere, un'e-mail potrebbe andare bene? Se è per discussioni generali o condivisione di conoscenze, che dire di forum, chat o wiki? Pensa a cosa vengono effettivamente utilizzate le tue riunioni, quindi pensa a come queste cose potrebbero essere gestite in un altro modo.

Una chiave per tutte queste idee è assicurarti che, se implementi sistemi come questi, capisci che è un cambiamento culturale di cui avrai bisogno per guidare il tuo staff. Nella mia organizzazione, abbiamo introdotto un sistema di social networking a livello aziendale, ma non è stata fornita alcuna guida su come usarlo; quanto devono essere formali le persone? Tutto il personale può postare, o solo quelli in gestione? Ci sono limiti a ciò che può / dovrebbe essere discusso? Quanto è accettabile dedicarci del tempo piuttosto che lavorare direttamente sui compiti? A causa della mancanza di risposte a queste domande, la maggior parte del personale aveva troppa paura di usarlo effettivamente, quindi quello che avrebbe potuto essere un eccellente strumento di comunicazione tra team è stato per lo più ignorato, in mancanza di un promemoria.

Dove lavoro, anche nello sviluppo di software, abbiamo iniziato a raggiungere la massa critica con riunioni in cui era comune che la velocità del team venisse ridotta del 25-30% o più a causa di tutte le riunioni a cui le persone avrebbero dovuto partecipare. Ci sono state anche numerose lamentele sulla durata delle riunioni e sulla percepita mancanza di valore. Essendo io stesso introverso, li ho trovati una forma minore di tortura. Tuttavia, negli ultimi due anni si è verificato un cambiamento culturale molto positivo ed è stato ascoltato il feedback, con alcuni dei seguenti passaggi:

1. Determinazione del valore del incontro e annullarli di conseguenza. In generale, al team viene spesso chiesto se ritengono che sia necessario un incontro programmato. In caso contrario, la riunione viene annullata. Questo è l'opposto della maggior parte dei luoghi, che tendono a sbagliare sul lato di avere una riunione, indipendentemente dall'utilità percepita.

2. Terminare la riunione quando lo scopo della riunione è stato incontrato. In altre parole, se la riunione dura un'ora e l'argomento è stato affrontato in quarantacinque minuti, riavremo indietro gli altri quindici minuti. Inoltre, imposta limiti di tempo rigorosi per la riunione. Se dovrebbe funzionare per un'ora, è solo un'ora. Troppo spesso, le persone lo usano come una sessione di lamentele o cercando di apparire importanti parlando molto senza dire molto. Un arresto definitivo tende a ridurre al minimo tale comportamento.

3. Invitare le persone interessate alla riunione. Come sottolineato sopra, non tutti devono essere presenti alla riunione. Se non sto lavorando attivamente su una funzionalità, ma qualcun altro lo è, non parteciperò alle riunioni con le parti interessate per quella funzionalità. Ciò limita la condivisione della conoscenza, ma rimuove anche un impedimento per altri lavori. Sono libero di partecipare se voglio, ma non è strettamente necessario.

4. Più valore percepito per i partecipanti. Nessuna persona sana di mente vuole essere messa su una sedia e avere qualcuno che gli parla per diverse ore. Condividere la responsabilità per la pianificazione, fare a turno durante la riunione e sentire come se ci fosse un senso di responsabilizzazione attraverso la loro partecipazione, sono tutti modi per creare valore percepito per una persona e dare loro più "consenso".

5. Lavorare al proprio ritmo. Il lavoro può spesso essere suddiviso prima della riunione, in particolare la pianificazione delle riunioni, e le persone possono farlo al proprio ritmo tra un lavoro e l'altro.

6. Riunioni più brevi. Se eseguiti correttamente, possono essere percepiti come una pausa dalla giornata lavorativa. Se una persona dedica poche ore di lavoro, una riunione di mezz'ora è in realtà un buon periodo di riposo. Se le persone di solito non mangiano fuori a pranzo, puoi mangiarlo a pranzo e farne un'occasione sociale. (considera solo i tempi di inattività che le persone normalmente impiegherebbero durante il pranzo per condurre affari personali, fare una passeggiata o semplicemente fare una pausa) Questo deve essere attentamente bilanciato e non fatto per capriccio, poiché richiede una quantità significativa di tempo affinché i lavoratori della conoscenza riguadagnino la concentrazione e tornino ad essere produttivi.

L'ovvio problema qui è che tutto ciò richiede un cambiamento culturale che non è sempre facile da ottenere. Tuttavia, dato il tempo e il feedback, i cambiamenti si tradurranno effettivamente in un lavoro migliore e più energia per il team.

Modifica: questa risposta presume che sia per lo più inattiva durante le riunioni. Come si è scoperto, sembra essere piuttosto attiva e impegnata. Quindi prendiamola come una risposta a uno scenario alternativo.

Noia

Il motivo per cui è annoiata è probabilmente perché è molto intelligente (QI alto). In quanto tale, ha bisogno di più stimoli cognitivi per prevenire la noia. Un incontro in cui è intrappolata per 2-4 ore (o anche solo 1 ora) e dove non è in grado di fare nulla contro la sua noia la logora (in un tale ambiente i metodi sarebbero troppo inefficaci, disturbanti e / o inappropriati).

Anche il fattore di introversione può avere un ruolo in questo, ma è coperto da altre risposte. La mia ipotesi è che ciò la porti semplicemente a essere più passiva e quindi a contribuire ulteriormente alla sua noia.

Soluzione

Lasciala partecipare quando c'è un motivo per lei di essere lì. E poi solo per la durata necessaria, non per l'intera riunione. Se le capita di perdere qualcosa di rilevante, raccontaglielo dopo.

Mi chiedo perché voi ragazzi vi stiate torturando così tanto a vicenda con i vostri incontri. Scommetto che anche gli altri ne sono infastiditi, succede solo che la colpiscono più duramente. Chiedetevi: ne vale davvero la pena, così spesso per così tanto tempo?

Penso che questo non avrebbe una risposta giusta. Quindi questo serve per aggiungere alcuni punti aggiuntivi.

Sono d'accordo con questa risposta. La chiave è continuare a cercare una o più soluzioni provando cose diverse. Questo dovrebbe e può benissimo essere un processo in corso e dovrebbe coinvolgere tutti i colleghi interessati per ragioni di equità.

Alcuni punti:

1. Se un collega è introverso, sarà probabilmente estremamente stressante per lui difendersi costantemente in un gruppo e scuotere gli altri cambiando la loro routine, quindi cambiandola di nuovo se non funziona .. . Avere una singola persona comprensiva e non giudicante (tu? L'organizzatore della riunione?) Che può fungere da contatto (fidato!) Individuale e da mediatore alla ricerca di un compromesso che tenga in considerazione il benessere di tutti , potrebbe aiutare molto. Quella persona potrebbe anche far sapere al team che è completamente OK trovare una soluzione che in seguito si ritenga non funzionare (più volte) - questo sarà comunque informativo su cosa non continuare a utilizzare.

2. Non conoscere una condizione medica o fisica non ne esclude una. Esempi: basso contenuto di vitamina D, ferro, zucchero nel sangue o vari altri prodotti biochimici, bassi livelli di ossigeno nella sala riunioni, circolazione sanguigna rallentata a causa di sedersi o inattività. Il corpo di tutti funziona in modo diverso. Sfortunatamente di solito ci vuole molto tempo (e denaro) speso negli studi medici per individuare, se non del tutto. Il più praticabile potrebbe essere la sperimentazione costante sopra menzionata.

3. Lo stress psicologico dovuto all'ansia o all'introversione ha effetti fisici reali (p. Es., Stress che innesca il rilascio di cortisolo e aumento dei livelli di cortisolo esaurimento dello zucchero nel sangue). Questo potrebbe non essere sempre compreso a sufficienza da persone che non lo stanno vivendo, ma (per ripetere) è reale e differisce da persona a persona.

4. Alcune persone sono più suscettibili agli stimoli sensoriali (suoni, luci, consistenze, temperatura), spesso causando stress (vedi punto precedente). Questo spesso (ma non in tutti i casi) va di pari passo con la genetica o le malattie rare, che di solito non vengono diagnosticate per anni.

5. Il mio aneddoto personale dice che intraprendere un esercizio faticoso il regime, oltre a cercare di migliorare la mia salute generale attraverso una dieta sana e una sana routine del sonno, ha in generale migliorato i miei livelli di energia, concentrazione e tolleranza allo stress. Sono anche introverso e quindi cerco di interagire con gli altri su base amichevole (anche una forma di "esercizio"). Nel tempo questo ha anche contribuito a spostare leggermente la mia prospettiva e a rendere le interazioni meno stressanti. (Mi piacciono ancora i momenti di ricarica solitaria.)

6. Sempre a livello personale, sento che avere un "focus sulla missione" al lavoro invece di un "focus sulle persone", vedendo i colleghi come supporto reciproco che lavorano verso lo stesso obiettivo, piuttosto che fastidi o concorrenti, aiutano anche a rimuovere parte dell'ansia. Ma forse paradossalmente, un fattore importante per facilitare questo è che mi sento rispettato e curato come un essere umano dai miei colleghi e manager, e che posso / posso allo stesso modo rispettare e prendermi cura del loro benessere umano.

Consentitemi di darvi due consigli:

1. Problemi con le riunioni generali: le riunioni tendono a diventare troppo lunghe. Questo può essere risolto preparando le riunioni (chiunque abbia qualcosa da dire, deve prepararsi da solo su cosa dire).
   Oltre a questo, qualcuno deve essere incaricato di controllare se gli argomenti non vengono elaborati troppo per il bene della riunione (ad esempio, i dettagli di una configurazione per testare una correzione di bug sono rilevanti solo per lo sviluppatore e il tester, non per l'intero team).
2. Per quello in particolare persona: se ti stanchi durante una riunione, porta un drink (preferibilmente freddo, così puoi godertelo durante tutta la riunione) e bevi qualche sorso durante l'incontro.