Dal mio punto di vista, ci sono due cose da fare qui ...

• Ottimizza per una risposta
• Sviluppa un ciclo di escalation della risposta

L'idea principale è che ci sono buoni modi per organizzare un'e-mail per aumentare le possibilità di ottenere una risposta positiva e utile, ma non c'è alcuna garanzia, quindi è bene avere un piano di backup che passa attraverso vari modi di ottenere una risposta.

Ottimizza per una risposta

Il modo migliore in assoluto per ottenere una risposta è che la tua prima email sia così chiara e facile da rispondere a questo dare una risposta è facile e il lettore vede un motivo trainante per darti una risposta. Un elemento chiave qui è che è molto probabile che i motivi per cui desideri una risposta siano notevolmente diversi dai motivi per cui il risponditore dovrebbe darti una risposta.

Ecco alcuni trucchi:

• Il primo e l'ultimo nell'email sono ciò di cui hai bisogno e quando ne hai bisogno . Se non hai "Ho bisogno di X per Y data" sia come prima che come ultima frase, è probabile che un rispondente tormentato ti manchi. Sono utili anche il testo in grassetto, rosso e altre formattazioni. Questo deve risaltare ... FORTEMENTE.

• Rendi la risposta facile - sì / no è facile, fornire un punto di contatto può essere più difficile , approvando qualcosa con budget o altro grande impatto ancora più difficile. Ma uno dei più difficili è scrivere una risposta che richiede molto pensiero e impegno. "Per favore descrivi", "per favore dimmi perché ...", "compila questo questionario" spesso possono causare ritardi. Se ciò di cui hai bisogno è una conversazione dettagliata, proponi di prenotare una riunione o di 'loro che chiamerai per ricontattarti.

• Sapere quando puoi creare bombe a orologeria - Il "se non sento diversamente, presumo" è FANTASTICO quando sai che questo è un contatto amichevole e in realtà è solo un FYI. Quando sai che stai proponendo un grande cambiamento, che è probabile che ti causi dolore, non prepararti per la difesa in questo modo. Renditi conto che quando dici "a meno che non ti senta ... lo farò ..." che ti sei impegnato in due cose: (1) che ti trattenerai dal fare qualunque cosa sia fino al tempo specificato, (2) che ragionevolmente rapidamente dopo il tempo specificato, farai quello che hai detto. È una promessa. Non è una brutta cosa.

• Dai una priorità succinta nei termini del lettore. A loro non importa se rispetti le scadenze, ma presumibilmente la necessità di una risposta è perché stai facendo in modo che qualcosa abbia un impatto sul mondo del lettore. Indica ciò che sai e perché la risposta dovrebbe essere importante per loro, nel modo più succinto possibile.

Lettori diversi potrebbero aver bisogno di termini diversi. È qui che conoscere il tuo pubblico è un grande vantaggio e, se hai bisogno di ripetere lo sforzo, investi del tempo per conoscere chi risponde e quello di cui ha bisogno.

Ciclo di escalation della risposta

Penso che questo sia come scuotere delicatamente l'albero finché non ne ricavo dei frutti. Non consiglio di tirare fuori un'ascia e di abbatterla, ma più di colpire, pungolare, spingere e, occasionalmente, persino arrampicarsi finché non si ottiene ciò di cui si ha bisogno.

Ecco alcuni vettori per l'escalation:

• Prova un nuovo mezzo : hai provato l'email? Prova il telefono. Prova IM. E quello davvero potente - se sei locale o hai un confederato locale - prova di persona.

• Mostra la ripetizione - non offuscare che stai ripetendo - se hai inviato una richiesta una settimana fa, allega il promemoria all'originale. Riassumi e prova parole diverse, ma allega l'originale. Alcune persone hanno bisogno di sentirsi in colpa e, se NON attacchi la domanda originale, potrebbero confondersi sul fatto che tu stia chiedendo qualcosa di nuovo.

• Riassegna sopra e / o inferiore : un vero segreto in qualsiasi organizzazione è che se stai inviando una mail a un manager, potrebbe benissimo avere una persona intelligente che lavora per lui. Se conosci questa persona, prova a dargli una gomitata. Potrebbero essere nella posizione di ottenere una soluzione a basso contenuto di flak. Se il problema persiste, rivolgiti alla tua direzione o alla direzione del risponditore. Ci sono ramificazioni politiche qui, quindi fai attenzione, e vale la pena controllare prima dove intensificare.

• Prova una riunione congiunta sullo status - sii consapevole che ci sono due modi per tagliarlo. Il modo educato è "Sto cercando di ottenere una risposta al problema di X, sono bloccato finché non posso procedere - a chi devo chiedere". Ciò lascia la possibilità per te di essere completamente sbagliato e potresti trovare la persona giusta ... offusca anche il fatto che qualcuno non ha risposto. Se, tuttavia, sai che questa persona è il problema, c'è anche la via pubblica della vergogna: "Sto cercando di ottenere una risposta a Y, X persona non mi ha risposto ... sono bloccato ... ho bisogno di aiuto ! "

Questi sono utensili elettrici

Come un elettroutensile del negozio di ferramenta: sono ottimi per ottenere un lavoro fatto, ma possono anche tagliarsi un dito.

Conosci la tua politica su alcuni di questi. Ciò che funziona bene in una squadra solida, caotica e vibrante può essere un tabù politico in un contesto più formale. Ecco alcune cose da chiedersi prima di provare alcuni di questi:

• Ho davvero bisogno della risposta? Questa era davvero una FYI mascherata da risposta. Che cosa rischia di fare un'ipotesi e andare avanti?

• Sono sicuro di avere la persona giusta? Altre cose vanno fuori strada solo per andare a qualcuno che non può davvero rispondere alla domanda.

• Quali saranno le conseguenze per l'altro ragazzo? - Sia per non rispondere, sia per essere portato alla luce pubblica come qualcuno che non risponde alle e-mail.

• C'è un motivo per cui la mia domanda viene caricata? - quale potrebbe essere la ragione di un ritardo se la tua richiesta è già chiara e di facile comprensione ?

Alcune di queste implicano l'essere psichici, e questi sono davvero solo i grandi trucchi. Molto di questo dipende (nel tempo) dalle relazioni di lavoro e dal sapere come ottenere ciò di cui hai bisogno da ogni persona.

Ci sono molte opzioni diverse e quale potrebbe funzionare dipende fortemente dalla situazione, dalle informazioni necessarie e dalle persone coinvolte. Ai fini di questa risposta, mi riferirò al tuo collega che non ha ancora risposto come Jamie.

Se ti trovi nello stesso posto di Jamie, una conversazione veloce nel corridoio è un metodo potenziale per affrontare questo problema. Quando incontri Jamie nel corridoio (e questo può includere la creazione di un modo per imbatterti in Jamie nel corridoio; ho trovato modi non invadenti per frequentare un posto dove sapevo che alla fine avrei trovato Jamie), puoi semplicemente fare la tua domanda ancora. Quando lo faccio, in genere non faccio riferimento affatto all'e-mail precedente (sebbene riconosca di aver inviato loro un'e-mail se lo menzionano), faccio solo la mia domanda. La versione meno casuale di questo è fermarsi dall'ufficio / cubo / scrivania / qualunque cosa di Jamie.

Se non ti trovi nello stesso posto di Jamie, prova altri contatti non di posta elettronica per vedere se funzionano: telefono, messaggio istantaneo, ecc. Ammetto che non mi piace il telefono e quindi molto molto raramente chiamo qualcuno se ho bisogno di informazioni da loro.

Se non conosci molto bene Jamie, potresti chiedere a colleghi fidati se conoscono un buon modo per ottenere una risposta da Jamie. Potresti apprendere che Jamie non è molto bravo a rispondere alle e-mail, ma è molto reattivo se invii un messaggio istantaneo. Oppure potresti scoprire che Jamie di solito è fantastico nel rispondere alle e-mail, ma tende a tacere sulle e-mail quando sono nel mezzo di un grosso problema spinoso, quindi dovrai inviare nuovamente la tua posta quando quel grosso problema spinoso è risolto si. Potresti anche apprendere che qualcun altro può rispondere alla tua domanda, il che risolve il problema reale (ovvero ottenere le informazioni di cui hai bisogno).

Se per un motivo o per l'altro sei bloccato con le email, potresti rispondere alla tua email originale a Jamie. Quando lo faccio, tendo a dire: "Jamie, hai già avuto la possibilità di rispondere a questo?" Se mi sta impedendo di completare un'altra attività, o se l'ho chiesto perché il mio manager mi ha posto questa domanda, aggiungerò qualcosa in tal senso: "Ne ho bisogno per essere preparato per la riunione di martedì". Puoi anche chiedere a Jamie se c'è qualcun altro che potrebbe essere in grado di rispondere alla tua domanda.

Se hai solo bisogno delle informazioni e se la tua azienda è quella in cui le riunioni fanno parte della cultura aziendale, tu potrebbe programmare un incontro veloce di 30 m con Jamie per ottenere le informazioni di cui hai bisogno. Ciò è particolarmente utile se le informazioni di cui hai bisogno sono dettagliate o sfumate. Se lo faccio, prendo appunti durante la riunione e li invio a Jamie in seguito per assicurarmi di aver acquisito tutto ciò di cui avevamo bisogno. Inoltre, se appropriato, inserisco le mie note da qualche parte interna, in modo che chiunque abbia bisogno di queste informazioni possa trovarle senza dover ricorrere alla pianificazione di un incontro con l'unica persona che lo sa.

Se hai provato per ottenere queste informazioni da Jamie più volte, e se Jamie è davvero l'unica persona che conosce queste informazioni, allora risponderei di nuovo alla mia catena di email, questa volta contattando il mio manager in CC. A seconda dell'organizzazione, chiamare in CC un manager è un modo eccellente per ottenere una risposta. Se la tua organizzazione è quella in cui farlo otterrà una risposta, usalo con attenzione e con parsimonia: Jamie potrebbe percepire che stai cercando di metterli nei guai, e questo non è mai un bene per costruire relazioni e ottenere informazioni in futuro.

Ho utilizzato il seguente schema e ho quasi ottenuto una risposta: "Caro X,

Dato che non ho avuto tue notizie, devo presumere che le tue priorità siano cambiate. Fammi sapere se Posso essere di qualsiasi aiuto in futuro.

[IL TUO NOME]

Se non ricevi una risposta non è affatto interessato. Di solito in 80 % dei casi ho ricevuto una risposta con scuse diverse. Ma almeno sono stato in grado di chiudere il caso e sapevo il motivo per cui l'affare è stato annullato.

vedi il passaggio 5 qui: http://millo.co/5-email-scripts-following-client-unresponsive-plus-examples

Lo trovo abbastanza semplice:

1) Rendi l'email iniziale educata ma chiara che è necessaria una risposta e il periodo di tempo richiesto.

2) Un'email di follow-up se la scadenza non è stata raggiunta

3) Dopodiché, informo il mio responsabile e gli lascio consigliare l'azione più appropriata da intraprendere date le circostanze individuali. Ulteriori contatti potrebbero essere email o telefonate aggiuntive.

anche bethlakshmi ha accennato a questo ma. Avere un percorso di escalation previsto è importante. Se non rispondono, coinvolgi il loro supervisore. Se necessario, parla con il tuo supervisore per non ottenere alcuna trazione e vedi se può lavorare attraverso canali più alti. A seconda del rapporto del tuo team con il non intervistato, potrebbero avere altre in-road o familiarità con qualcuno che lo fa.

Alcuni team anche semplicemente non lavorano con le email, quindi potresti dover prendere a calci alcune gomme con una chiamata o un biglietto per il loro gruppo, se necessario

Potresti aggirare tali situazioni se la scadenza si avvicina invia un promemoria. Ad esempio un giorno prima della scadenza si invia un'altra e-mail con il contenuto dell'originale e si dice qualcosa come "promemoria della corrispondenza successiva". Tutti quelli con cui ho avuto a che fare si divertono a ricevere promemoria e non ho ancora visto nessuno offendersi per questo.